Vacante en la OCDE – Archives Services Supervisor

La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos ( OCDE ) es una organización internacional compuesta por 37 países miembros, que trabaja para construir mejores políticas para una vida mejor. Nuestra misión es promover políticas que mejoren el bienestar económico y social de las personas en todo el mundo. Junto con los gobiernos, los responsables políticos y los ciudadanos, trabajamos para establecer estándares internacionales basados ​​en evidencia y encontrar soluciones a una variedad de desafíos sociales, económicos y ambientales. Desde la mejora del desempeño económico y la creación de empleos hasta el fomento de una educación sólida y la lucha contra la evasión fiscal internacional, ofrecemos un foro y un centro de conocimiento únicos para datos y análisis, intercambio de experiencias, intercambio de mejores prácticas y asesoramiento sobre políticas públicas y establecimiento de normas internacionales.

Dentro de la Dirección Ejecutiva, en estrecha colaboración con socios comerciales, el Servicio Digital, de Conocimiento e Información (EXD / DKI) diseña y brinda soluciones digitales seguras, servicios de gestión de la información y TI y las tecnologías para brindar servicios corporativos eficientes, satisfacer las necesidades de los socios comerciales y apoyar y mejorar el papel global de la OCDE en la construcción de conocimiento, la comunicación con el mundo y la interacción con los gobiernos para informar e influir en la formulación de políticas.

La División de Servicios en el Lugar de Trabajo Digital (EXD / DKI / DWS) brinda servicios de usuario para toda la empresa administrados por EXD / DKI, incluido el Centro de Servicios de TI, soporte de equipos locales, Capacitación de TI, información (biblioteca y archivos), servicios de impresión y correo.

EXD / DKI / DWS está buscando un supervisor de servicios de archivo para defender el patrimonio digital de la organización, asegurar la preservación de los registros corporativos y brindar servicios eficientes de archivo y biblioteca corporativos, en línea con las mejores prácticas de la industria y el cumplimiento de las políticas corporativas. Reportando al Jefe de Gestión de Soporte al Usuario, el titular supervisará un pequeño equipo. Tendrá una amplia experiencia operativa y un historial de excelencia operativa, complementado con sólidas habilidades interpersonales, rigor y experiencia de supervisión.

Responsabilidades principales

Gestión de archivos y patrimonio digital

• Prestar servicios de archivo de conformidad con la política de gestión de información corporativa, los estándares de la industria y las mejores prácticas; proporcionar los servicios bibliotecarios acordados.
• Garantizar la prestación de servicios de archivo y biblioteca de alta calidad para satisfacer las solicitudes de los clientes y de conformidad con los acuerdos de nivel de servicio.
• Asegure metadatos de registros corporativos de alta calidad que cumplan con las políticas corporativas actuales.
• Coordinar respuestas a investigadores externos y preparación de archivos desclasificados para consulta.
• Actualizar y mantener la orientación del cliente y los procedimientos operativos, contribuir a la documentación relacionada según sea necesario.
• Demuestre excelencia operativa, garantizando el esquema de archivos, la cuenta de usuarios y la gestión de acceso de acuerdo con las políticas corporativas vigentes.
• Proponer e implementar enfoques innovadores para mejorar la conciencia corporativa y el uso del patrimonio y los archivos digitales de la Organización.

Supervisión e informes

• Brindar orientación y supervisión diaria al equipo de Servicios de Archivo, esto incluirá, organizar la presencia del personal para cumplir con los propósitos operativos y redactar, mantener y garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos operativos pertinentes.
• Fomentar la inclusión, el trabajo en equipo, el compartir y el enfoque al cliente a través de una gestión del desempeño eficaz y continua que se realiza con el Jefe de Unidad.
• Gestionar la relación operativa con proveedores de servicios externos.
• Proporcionar informes periódicos sobre la actividad del equipo y la prestación de servicios para su inclusión en los KPI y otros informes de gestión.

Perfil de candidato ideal

Formación académica

• Un título universitario en ciencias / gestión de la información, archivo, servicios de biblioteca o una disciplina relacionada.

Antecedentes profesionales

• Al menos tres años de experiencia relevante en el suministro de archivos profesionales, gestión de información o servicios de biblioteca y trabajando con sistemas de gestión de contenido.
• Experiencia probada en proponer e implementar un uso eficiente del espacio de almacenamiento de archivos, asegurando la aplicación de deshierbe, digitalización y destrucción de acuerdo con las Mejores Prácticas y el cumplimiento de los estándares y horarios acordados.
• Experiencia probada en el mantenimiento de inventarios de archivos e informes de actividad.
• Sólida experiencia en un rol de servicio al cliente, incluida la gestión de proveedores externos.
• Experiencia demostrada en la supervisión de personal en un entorno intercultural, preferiblemente en una Organización Internacional o Administración Nacional.

Herramientas

• Suite MS Office / M365.
• Sistemas de gestión de contenido, la experiencia con LiveLink y OpenText Content Server sería una ventaja.
• Conocimiento de los estándares de la industria, incluida la ISO 15489 y actualizaciones recientes de la norma.

Idiomas

• Dominio de uno de los dos idiomas oficiales de la OCDE (inglés y francés) y conocimiento del otro, con el compromiso de alcanzar un buen nivel laboral.
• Se valorará el conocimiento de otros idiomas.

Competencias fundamentales

• Para este rol, las siguientes competencias serían particularmente importantes: Enfoque de logro, Pensamiento analítico, Pensamiento flexible, Gestión de recursos, Trabajo en equipo y liderazgo de equipos, Enfoque en el cliente, Conocimiento organizacional.
• Consulte los indicadores de nivel 2 de las competencias básicas de la OCDE.