Recurso del mes: Presentación Records in Contexts (RiC): El nuevo estándar ICA para la descripción de documentos
Para este recurso del mes, hemos querido destacar un video (en inglés) del EGAD (Grupo de Expertos en Descripción Archivística sobre Records in Contexts (RiC).
Hemos redactado un breve resumen de este recurso para darles una idea de su contenido, así como la razón por la que fue elegido.
Resumen del recurso
¿Por qué lo hemos seleccionado?
En la reciente conferencia de Roma se presentó la última versión, la 0.2, de la norma Records in Contexts (RiC). Esta última versión tiene en cuenta los amplios comentarios que la comunidad archivística internacional aportó en 2021-2022. RiC es todavía un borrador, pero se prevé que la versión 1.0 de RiC se lance para su uso operativo por parte de los archivos a finales de este año. La intención de destacarlo ahora es familiarizar a la gente con los orígenes, el propósito, los conceptos y el funcionamiento de la norma como preparación para este lanzamiento. Además, el hecho de destacarlo como Recurso del Mes en línea tiene como objetivo fomentar una amplia visualización de este video para aquellos que no pudieron asistir a #ICARoma2022 en persona.
¿Qué encontrarán en este recurso?
El video presenta diferentes aspectos de RiC, desde su concepción en 2016 hasta la actualidad.
La norma ha sido elaborada por el Grupo de Expertos en Descripción Archivística (EGAD) del ICA, que cuenta con 21 miembros de 14 países. La versión 0.1 se publicó en 2016, tras lo cual se recogieron los comentarios de la comunidad archivística internacional. A continuación, se realizaron revisiones sustanciales y una segunda ronda de comentarios en 2021-2022. La versión actual es la 0.2, y ahora es lo suficientemente estable como para utilizarla en proyectos, por lo que RiC 1.0 se lanzará a finales de 2022.
RiC surge a partir de las normas existentes para la descripción de archivos, especialmente ISAD-(G), ISAAR-CPR e ISDF, pero pretende superar ciertas limitaciones asociadas a estas normas. Entre estas limitaciones se encuentran: la falta de coherencia, ya que todas ellas surgieron de procesos distintos; el hecho de estar tecnológica e intelectualmente desfasadas; su falta de adopción (excepto la ISAD(G)) por parte de las instituciones archivísticas y los proveedores de software; y el hecho de no estar basadas en entidades rigurosamente controladas e identificadas, lo que deja demasiado margen para la interpretación.
En respuesta a los nuevos desarrollos tecnológicos (especialmente en torno a los datos enlazados, la semántica y la modelización gráfica de datos en red), la interoperabilidad es el núcleo de RiC. RiC toma como punto de partida fundamental las normas existentes, al tiempo que las actualiza y las integra en un todo coherente. La norma permitirá vincular y alinear mucho más estrechamente los datos descriptivos de archivos, bibliotecas y museos de lo que es posible en la actualidad, así como con las normas PREMIS de gestión de documentos electrónicos y los metadatos técnicos y administrativos de los objetos digitales. Permitirá un mapeo de ida y vuelta y también una mayor alineación entre los diferentes sistemas, mediante la interconexión de una norma con otra. Del mismo modo, permitirá una mayor alineación entre las normas nacionales e internacionales.
RiC consta de cuatro componentes:
- RIC-IAD: (Introducción a la descripción archivística), que contextualiza RiC en la historia del desarrollo de normas para la descripción archivística por parte del ICA
- RIC-CM (Modelo Conceptual): el nivel conceptual más alto para describir intelectualmente los documentos de archivo
- RIC-O (Ontología): una descripción técnica en lenguaje de ontología web, que permite la descripción archivística como datos enlazados, para codificar metadatos. Es independiente de cualquier software concreto, y es legible tanto por máquinas como por personas. Actualmente está en inglés, pero próximamente se documentará en español y francés, y la intención es desarrollar también un vocabulario internacional con el tiempo.
- RiC-AG (Directrices de aplicación): Proporcionará una hoja de ruta para utilizar RiC. Se publicará en 2023.
El video se divide en tres partes.
La primera parte está a cargo de Tobias Wildi, de la Universidad de Ciencias Aplicadas de los Grisones (Suiza), y miembro del Grupo de Expertos. Wildi presenta los orígenes de RiC, su propósito, los principios generales de diseño y su estado actual. La segunda parte está liderada por Bill Stockting, director de los Royal Archives (Reino Unido), que explica el segundo componente de RiC: RiC-CM (Modelo Conceptual). La tercera parte es presentada por Florence Clavaud, jefa de Laboratorio de los Archivos Nacionales de Francia y miembro ejecutivo de EGAD, quien expone RiC-O (Ontología), utilizando ejemplos reales de su posible uso.
RiC es un modelo conceptual abstracto, filosófica e intelectualmente más complejo que las normas existentes para la descripción de archivos, y más rigurosamente coherente a nivel interno. Al mismo tiempo, permite seguir utilizando las normas existentes, pero desde un nivel de abstracción superior. Su uso permitirá una descripción enraizada en la propia naturaleza concreta de los documentos de archivo y en la especificidad histórica de los procesos materiales que los produjeron. Ampliará enormemente la capacidad de entender los conjuntos de archivos y de comprender cómo el conjunto se relaciona con las partes, y viceversa. Esto será posible tanto dentro de un fondo de archivo determinado como dentro de una institución archivística, dentro del panorama informativo más amplio y dentro de la propia sociedad a nivel global. La norma se presta a una comprensión precisa de la diferenciación, el matiz y la conexión. Es una norma muy poderosa, compleja y sofisticada que, lo que es más importante, tiene espacio para expandirse con el tiempo. Puede considerarse también que lleva la interoperabilidad a un nivel completamente nuevo.
Las presentaciones del video explican didácticamente por qué son necesarios estos altos niveles de abstracción y lo que esto significa en la práctica. Se trata de un recurso intelectualmente denso y repleto de contenidos altamente informativos. Puede consultarse y volverse a consultar, y también será muy valioso cuando las instituciones archivísticas empiecen a utilizar RiC en su catalogación una vez que se lance la versión 1.0 a finales de este año. También será un recurso útil para ayudar a las instituciones archivísticas a decidir si utilizan o no este estándar.