MANIFIESTO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS PARA UNA ADMINISTRACIÓN ABIERTA
Varias asociaciones profesionales de archiveros y gestores documentales colaboramos y participamos en común en la estrategia de co-creación de V Plan de Gobierno Abierto 2024-2028, con el fin de poner en valor la gestión documental y los archivos como herramientas fundamentales para una Administración Abierta.
Impulsados por la asociación Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP), por ser miembro representante de la sociedad civil en el Foro del Gobierno Abierto, varias asociaciones profesionales del sector hemos coordinado y presentado diferentes propuestas específicas sobre gestión documental y archivos, en el periodo de consulta pública del V Plan de Gobierno Abierto, y estamos participando en el proceso previsto para su implementación y aprobación definitiva.
Durante la Semana de la Administración Abierta y tras la celebración de la Semana Internacional de los Archivos, las asociaciones participantes que firman este manifiesto queremos dar a conocer y resaltar la importancia y el valor de los principios y las técnicas de la gestión documental y de archivo para lograr una verdadera Administración Abierta. #ArchivosPorUnaAdministraciónAbierta
Entre las medidas propuestas con las que participamos en este proceso, destacamos las siguientes:
- Desarrollo de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) que contribuya a controlar la obligación de publicidad activa de los documentos, al mismo tiempo que la confidencialidad de la información y protección de datos personales, por parte del Ministerio de Transformación Digital y Función Pública para su puesta a disposición al resto de administraciones.
#SistemaGestiónDocumentosElectrónicos
- Elaboración e implementación de una Política de Gestión de Documentos Electrónicos Común. El diseño y uso de todo tipo de aplicaciones tramitadoras, sin metadatos en muchos casos, y la ausencia de un sistema de gestión de documentos electrónicos que permita capturar los documentos desde el mismo momento de su ingreso, a través del registro o de su creación por las unidades, impide garantizar la cadena ininterrumpida de custodia documental y la misma existencia de documentos y expedientes electrónicos.
#NoMásPérdidaDocumental
- Revisión y armonización de la normativa vigente en materia de Acceso a la Información Pública, incluyendo tanto las de carácter patrimonial, las de transparencia y las de protección de datos. Resulta incoherente que un mismo documento tenga dos, o incluso tres, regímenes diferentes de acceso en función de que se encuentre en archivos centrales, intermedios e históricos.
#RégimenÚnicoDocumentaciónPública
- Creación un modelo de evaluación de la transparencia desde la perspectiva de gestión documental. Los modelos de evaluación de transparencia y acceso no tienen en cuenta ni la calidad y estructura de los datos ni la generación de documentación auténtica, fiable, íntegra, actualizada, perdurable y accesible.
#ModeloEvaluaciónTransparenciaDocumental
- Creación de espacios de co-creación y de participación archivística entre ciudadanía y las Administraciones Públicas, para fomentar la creación de documentos públicos con visión 360 grados y la definición del origen de los datos que son necesarios para alimentar las propuestas de los planes de gobierno.
#EspaciosParticipaciónArchivística
- Formación de personal al servicio de las Administraciones Públicas en gestión documental y de archivos , por su relación con la transparencia y el derecho de acceso a la información pública, para adquirir competencias en los procesos de gestión de los documentos, en cualquier formato, físico o electrónico, generados por las administraciones públicas en ejercicio de sus funciones, que son los que incluyen la información objeto de transparencia activa y /o pasiva, la integridad y la rendición de cuentas y su reutilización posterior por parte de la sociedad.
#FormaciónDocumentalEmpleadosPúblicos
- Unificar las referencias y coordinación entre unidades de información y los servicios de archivo y asunción explícita de la función de gestión documental en todas las Administraciones Públicas. Sin gestión documental una administración pública no puede garantizar transparencia activa ni acceso a la información. La existencia de unidades de información en materia de transparencia sin contar con la existencia de los servicios de archivo provoca situaciones de tensión organizativa, siendo necesaria tanto la colaboración de ambos servicios, como, incluso, prever la unificación de las unidades de transparencia dentro de los imprescindibles servicios de archivo.
#SinArchivosNoHayTransparencia
Sigue toda la información sobre el V Plan de Gobierno Abierto aquí: Consulta-publica-V-plan-de-Gobierno-Abierto – Participa – Gobierno Abierto – Portal de la Transparencia de la Administración del Estado. España – Inicio
