Los mapas de instalación en archivos

La instalación de los documentos, es decir,

tenerlos localizados, como bien decía

Ana Duplá (1997), es la última fase d

e la organización documental:

identificación, clasificación, ordenación

descripción e instalación. En el “mundo papel”,

tenemos dos formas básicas de instalar

nuestro fondo documental.

Tradicionalmente los archivos centrales e

históricos utilizan los armarios compactos

o estanterías ya que, la mayoría de los

documentos se instalan en cajas normalizadas con un número

currens. En estos casos, los mapas de instación quizás nos

sirvan más para conocer volúmenes globales que como

herramienta de acceso a los documentos.

Sin embargo, cuando estamos en un archivo donde entran

y salen documentos con frecuencia o que depende del

administrativo de turno situar los documentos en una u

otra forma, etc., resulta muy útil contar con uno o varios

mapas de instalaciones.

Pongamos un ejemplo, tenemos una empresa con los

departamentos de administración, explotación, recursos

humanos y dirección. Nuestro cuadro de clasificación ya

estaría recogiendo documentos de cuatro procedencias

físicas. Si no es así, os aseguro que no conviene mezclar

los expedientes personales de los trabajadores con

los expedientes de proveedores (véase E. Núñez (1999), pg.212).

Entonces, si se realiza el esfuerzo de distinguir dónde

deben instalarse unos documentos y otros, ya estamos

sentando las bases para una correcta organización documental,

porque hay que tener en cuenta siempre que pensemos

en organizar nuestro sistema documental, que todas las

actuaciones van dirigidas a poder recuperar los documentos.

Esta herramienta puede ser muy útil en la aplicación del

punto 9.8.3. de la ISO 15489-1:2001sobre la trazabilidad

de la ubicación.

Haciendo una codificación del espacio como la de esta imagen, podemos identificar el nivel que requiera el sistema. Para seguir con nuestro ejemplo, si cada departamento tiene una habitación donde se archiva o, incluso comparte espacio con otras actividades (la propia oficina, almacén de material, comedor del personal, etc.), nuestra imagen está indicando que estamos en el archivo del departamento de explotación (nº2) y, si en la caja/carpeta/base de datos/otro se indicaA2.3.1.3. nos está diciendo que esos documentos:

Pero además, si asignamos a priori un determinado espacio

a las series documentales (ej. expedientes de proveedores)

podremos saber cuánto crecen y cuándo nos vamos a

quedar sin espacio. Esto último se calcula con la

fórmula E=C-T. [E] es el espacio necesario, [C] es

el crecimiento en un año y [T] es el tiempo de eliminación

o transferencia. Esto se mide en metros lineales de

producción. Ej. Entendamos que los expedientes de

proveedores son transferibles a los 9 años. Cada año

se producen 8 cajas que ocupan 1 metro lineal.

Necesitaremos, a priori, 9 baldas de 1 metro. Si la serie

crece, habrá que estudiar si es por mayor volumen de

actividad o por alguna disfunción en la organización

de los documentos y actuar en consecuencia.

A modo de reflexión archivera, si en las escuelas de

administrativos, las administraciones públicas y otros

medios de cultura de empresa hubieran puesto en

marcha proyectos de “optimización de espacios físicos”

seguro que estaríamos mucho mejor preparados

para asumir la administración electrónica porque el

caos físico de documentos es bastante evidente

en muchas entidades. Pero todavía hay mucha

producción documental en papel y, lo veremos en

próximas entradas al blog, esta filosofía

también es aplicable a los documentos electrónicos.