Sobre cómo elegir (bien) un software de gestión documental y no morir en el intento
Tener acceso inmediato, seguro y preciso a la documentación que se necesite y que el sistema sea fácil de administrar en el largo plazo se antoja hoy en cuestiones claves a la hora de seleccionar un software de gestión documental idóneo.
Como casi ocurre con todas las grandes decisiones saber elegir y hacerlo bien es una difícil tarea. Por ello, hay que tener presentes algunos factores a la hora de optar por un software de gestión documental u otra solución de las múltiples existentes en el mercado, ya que una errónea decisión puede perjudicar en lugar de ayudar.
Precisamente en este post vamos a desmenuzar los diez puntos claves a tener en cuenta antes de dar el sí quiero definitivo y de regalo, además, os dejamos con una infografía que esperamos os sirva para tener aún más claro cuáles son esos requisitos imprescindibiles.
Empezamos:
- Flexibilidad y escalabilidad. Tiene que adaptarse a las necesidades de la empresa y además adecuarse en el futuro al crecimiento de la compañía. Las necesidades de hoy pueden ser totalmente diferentes a las que tenga tu organización dentro de dos o tres años, por lo que ten cuidado y valora este punto como uno de los cruciales en tu elección.
- Facilidad de uso. Hablamos de acceso y gestión de la información. De nada servirá tener una herramienta muy potente si luego su manejo es complejo, para ello la interfaz ha de ser sencilla y sin complicaciones. Lo ideal es que en una sola pantalla se puede crear, editar, modificar y compartir todo tipo de documentos como textos, imágenes, pdf, correo electrónico, faxes, hojas de cálculo…
- Potente buscador. Hay que tener claro las posibilidades de indexación de los documentos para facilitar la búsqueda. Recuerda que según diversos estudios un empleado invierte entre el 20% y el 36 % de su jornada laboral en buscar y recuperar información clave llegando a dedicar 1’8 horas al día de su jornada a este menester.
- Flujo de trabajo. La llamada tecnología Workflow, aquel sistema que organiza y controla los recursos necesarios para completar los distintos procesos de negocio y que permite acceder a la información de tu organización de forma ágil y eficaz, es imprescindible que esté incorporada. Un ejemplo: el software debe identificar los puntos débiles en el proceso; saber en todo momento en qué situación se encuentra una tarea o documento o conocer dónde se están teniendo continuos retrasos, quién y por qué, entre otros… Sin workflow no hay paraíso
Por ello, es fundamental que la solución tenga además la opción de formularios personalizados adaptados para inicios de procesos workflow como solicitud de vacaciones, alta de una incidencia o alta de una petición de servicio, entre otros. - Avisos y alarmas. Ciertos documentos, como por ejemplo los relativos a temas fiscales o de contenido jurídico, pueden tener una vida útil determinada o un plazo de caducidad, el software ideal debe definir éste periodo como alerta para la posterior eliminación del mismo. La eliminación de los documentos que han expirado del sistema principal, contribuye a tener un archivo optimizado, teniendo la opción de almacenar dichos documentos en soportes paralelos más económicos.
- Versiones. Los documentos son a menudo papeles vivos, ya que muchas veces éstos sufren modificaciones a lo largo del tiempo. Recuperar las versiones y poder acceder a ellas con facilidad siempre será un plus. Crear, modificar y recuperar cada documento identificando al autor y guardando el evolutivo del proyecto será de gran utilidad.
- Soporte técnico y formación. La mayoría de estos productos integrales necesitan asesores profesionales en el caso de que surjan problemas en su uso. Por eso es fundamental contar en todo momento con un soporte técnico adecuado que dé respuesta rápida a todas las cuestiones que surjan de su uso. Además es crucial que la solución contemple políticas de formación para el adecuado manejo del software para aquellos que van a usar a diario este tipo de herramienta, cuya una de sus principales ventajas es la mejora de la productividad en el entorno empresarial.
- Movilidad. Consultar documentos fuera de la oficina cada vez es más habitual para solventar incidencias, tener esta funcionalidad dentro del software supone dar un paso más en el acceso de la documentación, lo que favorecerá a la mejora de la eficiencia.
- Seguridad. La solución debe disponer de sistemas de copias de seguridad y filtros avanzados personalizables y auditoria completa de las acciones de los usuarios para el mejor control en la manipulación de la información.
- Integración con terceros. Importante tener claro que la solución contemple la integración con equipos multifunción de las principales marcas, con los principales ERPs, ECMs, y OCRs y con los Sistemas de impresión de dato variable. Lo que dará un buen resultado y una mejora en la optimización de toda la gestión documental de la empresa.