- El director del Archivo Histórico Nacional desgrana algunos de los retos de la profesión, como la saturación física de los centros o la conservación digital
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Juan Ramón Romero Fernández-Pacheco, director del Archivo Histórico Nacional.
Juan Ramón Romero Fernández-Pacheco, su director, habla con especial orgullo de tres asuntos. La accesibilidad del archivo, abierto a cualquier ciudadano de cualquier país del mundo, que “en no más de 15 minutos puede acceder a la documentación en las salas de investigadores”. Los 500 miembros del cuerpo funcionarial de los archivos estatales, en su mayoría mujeres. Y el linaje de la institución, creada por Isabel II en 1866 como unas de las patas sobre las que construir el Estado nación, que daría lugar a una conciencia más profunda de la necesidad de conservación de una memoria colectiva.
Si el director habla con orgullo, también lo hace con franqueza. No ve con buenos ojos, por ejemplo, que aunque guarden los papeles de presidentes republicanos en el exilio como José Giral o Diego Martínez Barrio, los más recientes se les hayan resistido. “Felipe González decidió llevar su archivo a una fundación esponsorizada por Telefónica”, afea. Tampoco duda en señalar los que considera problemas graves de los archivos de la administración, como la saturación física de sus sedes y la falta de reglamentación necesaria para procesar toda la documentación nativa digital que se genera hoy. Y llega a ponerse un punto negativo: el Archivo Histórico Nacional, dice, no ha sabido hablarle a sus usuarios. Así hace propósito de enmienda.
Pregunta. ¿Por qué cree que se le suele prestar poca atención al trabajo del archivo?
Respuesta. Creo que, básicamente, porque no hemos transmitido a la sociedad cuáles son nuestras funciones, que son mucho más importantes de lo que la gente se piensa. En los archivos nos encargamos de guardarle la memoria a la sociedad. Con memoria, una sociedad es libre; sin memoria, es esclava. Los archivos son, por tanto, garantes de libertades y democracia. Y somos funcionarios públicos: la sociedad nos paga, sin saberlo a veces, religiosamente nuestros sueldos para eso, para que seamos guardianes de la memoria colectiva e individual.
P. En el caso del Archivo Histórico Nacional, mucha gente puede no saber siquiera qué es lo que se conserva.
R. Efectivamente. El Archivo Histórico Nacional y un archivo gigante que tenemos en Alcalá de Henares, que es el Archivo General de la Administración, somos el sistema de archivos de la Administración General del Estado. Esto nos diferencia de otros archivos que son hermanos, como el Archivo de la Corona de Aragón, el Archivo de Indiaso el Archivo de Simancas, que son solo cultura. Pero el Histórico y el de Alcalá de Henares desarrollan la función de archivar la documentación administrativa. Lo hacemos, en el caso del Histórico, desde hace 154 años.
Nuestra fundadora es esa señora que está a mi espalda [señala a un óleo], que es Isabel II. ¿Por qué nos fundó en aquella época? Para hacer la historia de la nación liberal, de la nación España, que es un concepto que surge en el siglo XIX. Todas las naciones europeas sienten la necesidad entonces de construir una historia que les aglutine como nación, y creen que para hacer eso posible deben injertarla en la Edad Media. Sobre esa teoría, todos los países de nuestro entorno deciden construir unos archivos que recojan todos los fondos desde esa época, y hacerlos llegar a un gran archivo histórico de las administraciones generales. A principios del siglo XXI, los archiveros y archiveras —sobre todo, archiveras— tenemos que guardar y difundir documentos desde el 696 hasta hoy, con toda la documentación digital. Imagínate el reto.
P. Cuando se habla de qué contiene un archivo histórico como este, no es solo una lista, sino que revela una idea de lo que se considera digno de conservación. ¿Cómo se decide?
R. En la archivística moderna, tenemos la teoría de las edades de los documentos. Los documentos, desde su génesis, van generando valores: unos los pierden, otros los adquieren con el tiempo. Todo documento de este tipo nace con un valor administrativo, que pierde a los cuatro años, pero conserva su valor histórico. En la Administración General del Estado, cuando ya no tienen valor administrativo, deberían pasar al archivo central, y de ahí, cuando pasen 20 o 30 años, deberían pasar al archivo de Alcalá de Henares. Allí se les deja madurar, como el vino: los que se prevé que no van a alcanzar un valor histórico y patrimonial, se eliminan. Y los que se considera que tienen que alcanzar el cielo de los archivos, se traerían al Histórico, que es de conservación permanente.
Cierto es que en España no cumplimos con la teoría. Esto es una reflexión mía, pero creo que una de las grandes asignaturas pendientes de la Transición es la definitiva configuración del sistema de archivos de la Administración. Y el problema es una cuestión de espacio: el Histórico tiene 42 kilómetros de estanterías totalmente saturadas; el Archivo General de la Administración tiene 160 kilómetros de estanterías saturadas. ¿Consecuencia? Los archivos centrales de los ministerios están saturados. Y cuando esto sucede, entra en riesgo esta teoría. Porque entonces los ministerios, los organismos productores, se quitan los documentos de en medio externalizando su custodia, lo que impide que fluyan por estas fases con los tratamientos convenientes.
P. ¿Por qué no se ha arreglado esto?
R. Desde que se construyó el archivo de Alcalá de Henares, que es del año 69, realmente no se ha invertido ni un euro en ampliar la capacidad de almacenamiento. Ha habido intentos, proyectos que se han quedado más o menos por el camino. El más interesante se trató de resolver en la última fase de la administración Zapatero, generando por un lado un marco jurídico para esos archivos de la administración, con el Real Decreto 1708 de 2011. Ese decreto paliaba esta asignatura pendiente porque iba acompañado de una ampliación del Archivo Histórico Nacional para el cual había —y hay— disponible un edificio inmenso en San Fernando de Henares, el antiguo edificio de Galerías Preciados, propiedad del Ministerio de Cultura.
Si el sistema de archivaje de la Administración General del Estado no funciona, y la misión principal de los archivos es guardar la memoria de la sociedad, lógicamente la memoria de la Transición documentada está en riesgo. ¿Qué le pasa a una persona cuando es amnésica? Que cada día tiene que aprender. ¿Qué le pasa a una sociedad cuando es amnésica? Que es manipulable. Después de un conflicto civil, o durante el conflicto, ¿qué es lo primero que se quema? Los archivos. Porque son testimonio, son memoria. Y a veces la memoria, en según qué circunstancias históricas, no conviene conservarla. Pero a un Estado como es el español eso no se le puede permitir. Esa asignatura pendiente debe ser corregida.
P. ¿Existe algún vacío documental significativo en los archivos?
R. ¿Alguna nebulosa…? Hombre, pues sí. Para qué voy a decir lo contrario. Hablando de la historia reciente en España, la década de los setenta y ochenta es un mundo apasionante, y yo creo que va a ser muy complicado que los historiadores del futuro dispongan de documentación especialmente importante sobre esos acontecimientos. Por ejemplo, la correspondencia de los agentes políticos más destacados, correspondencia entre militares, correspondencia de la Casa Real… Ese tipo de documentación, que en otros periodos la vamos a encontrar, no sé si en este caso acabará fluyendo hacia los archivos. Soy optimista, porque creo que todo acaba saliendo. Hay que tener paciencia suficiente y esperar que nos lleguen en buen estado.
P. ¿Hay alguna parte del archivo que esté particularmente en riesgo?
R. Como director del archivo me preocupan más la conservación de la memoria documentada del último tercio del siglo XX y la memoria documentada nativa electrónica, más que los 200.000 pergaminos medievales que tenemos en esos armarios. Esos pergaminos sobrevivirán otros 1.000 años más sin ningún lugar a dudas, pero si no resolvemos el sistema de archivaje de la Administración General del Estado tengo cierta preocupación fundamentada de que la memoria de la sociedad española reciente entre en riesgo de conservación.
P. ¿Es una cuestión de soporte, del valor que se le da a esos documentos…?
R. La durabilidad de la documentación está muy relacionada con el soporte, es algo material. El pergamino es piel y sobrevivirá. En cambio, el papel que estamos utilizando de finales del XIX en adelante es papel celulosa, sacado de los árboles, y es un soporte cuyos índices de supervivencia son muy bajos. Por lo tanto, por su propia composición, y por la composición de las tintas que hemos utilizado, son documentos de muy poca supervivencia Cualquiera puede comprobarlo cogiendo cualquier documento impreso en una impresora hace 15 o 20 años: no existe. Si estuviera en nuestra jurisdicción ese tipo documental [cuya conservación está en gran parte externalizada], sabemos cómo hacer que sobrevivan: concentrándonos en la información, no tanto en el soporte, y digitalizándolos. Lo hacemos con garantía de autenticidad, garantías facsimilares, porque el tema de la copia digital es una cuestión delicada. Si hacemos cromos ahora, sin ciertas garantías, dentro de 150 años ¿sabrán que es verdad lo que dicen esos cromos? ¿Quién lo garantiza? En conservación, el archivo tiene la batalla perdida: todo lo que hay va a desaparecer, en 1.000 años, 2.000 o el tiempo que sea. Lo que tenemos que hacer nosotros es retrasar la derrota y, en cualquier caso, conservar la información.
P. ¿Cuentan con suficiente financiación para ello?
R. Es curioso. El decreto 1708 de 2011 no lo firma el Ministerio de Cultura. Lo firma el Ministerio de la Presidencia, asumiendo las competencias del archivaje. Esto la gente no lo sabe, pero si hablamos de asignaturas pendientes, una es esta: estamos manteniendo con los minúsculos presupuestos de Cultura archivos que son cultura pero que además también son una parte del sistema de información de la administración. Y ahí quizás esté el origen y la solución del problema.
P. ¿Cree que algunos archivos deberían sacarse de Cultura?
R. No, pueden mantenerse, pero toda la administración debería ser consciente de que el Archivo General y al Archivo Histórico necesitan aportes presupuestarios superiores y colectivos, de toda la administración.
P. Mencionaba otro punto clave, el paso del limbo al cielo de la administración. ¿Cómo se decide qué documentos tienen que destruirse y cuáles tienen valor histórico y pasan a ser de conservación permanente?
R. Esa es una de las decisiones más difíciles. Nosotros estamos preparados para evaluar si una información va a tener repercusión de memoria o no. Un ejemplo: las declaraciones de Hacienda. Hacemos todos los años 70 u 80 millones de declaraciones. Nos regimos entonces por una cosa que se llama calendario de conservación. Me lo invento: de declaraciones de Hacienda de 1 a 20.000 euros, vamos a conservar al azar 10.000 ejercicios presupuestarios; de 20.000 a 100.000 euros vamos a conservar 1.000; y de 100.000 euros en adelante vamos a conservar todas. Como somos historiadores, y no podemos guardar todo, determinamos aquellas declaraciones que a los historiadores del futuro les van a interesar para estudiar la sociedad.
P. ¿Y si pensamos en documentos menos pedestres? Documentos internos de los ministerios, por ejemplo.
R. Hay documentos que desde que nacen son de conservación permanente. Por ejemplo, y voy a exagerar, las actas del Consejo de Ministros. Los registros centrales de los ministerios. Pero las miles y miles de facturas de compra de mesas, o de pago de la electricidad, pues está claro que no son de conservación permanente. Nosotros sabemos, desde que las series documentales nacen, cuáles son de conservación permanente y cuáles no. De hecho, hay una Comisión de Valoración de documento administrativo.
P. La memoria histórica ha despertado la importancia que el ciudadano normal, no investigador, le da al archivo. ¿Qué le diría a alguien que estuviera buscando información sobre algún familiar represaliado en la Guerra Civil? ¿Por dónde tendría que empezar?
R. Cualquiera de nuestros archivos le dará información, porque todos los profesionales tenemos un conocimiento exhaustivo de los fondos que tienen maneja cada archivo, y le orientarán. Pero el sitio donde se le mandaría sería a Salamanca, al Archivo de la Guerra Civil. Que, por cierto, es un nombre que habría que meditar: no va sobre la guerra, sino de la posguerra; no contiene batallas, acciones militares… Ese archivo lo fundó la dictadura en el 38, pensando en la represión posterior. De hecho, se vincularía a los servicios secretos y a la subsecretaría del Ministerio de la Presidencia. Lo que hacían era recuperar toda la documentación desperdigada y hacer fichas de personas supuestamente contrarias al régimen para ejercer una represión civil permanente y duradera. Luego, con el paso del tiempo, el Centro Documental [de la Memoria Histórica] le ha dado un giro y lo ha convertido en un centro de estudio del franquismo.
P. Hay historiadores que cuentan la dificultad que han tenido a la hora de acceder a algunas series documentales. Por ejemplo, en la investigación de la represión contra las personas LGTBI, donde se restringe la apertura del archivo por cuestiones de privacidad… ¿Cómo se trabaja con asuntos como este?
R. Es otro de los retos que tenemos, el encajar la protección de datos con la transparencia. Son antitéticos. ¿Y cómo lo hacemos? Aplicando una normativa, no es al albur o en función de nuestro criterio personal el autorizar o no el acceso a fuentes documentales con datos personales. Ese marco jurídico va desde la Constitución, que establece el libre acceso a los registros documentales, hasta la ley que establece limitaciones a ese principio. Por ejemplo: si no se conoce la muerte de una persona aplicaríamos la norma de 50 años de antigüedad del documento, y si la persona está viva o si se conoce su muerte, hasta 25 años después de su fallecimiento no estarían libres. Y si estudias la represión de la homosexualidad, puede ser que la persona no quiera que se conozca el registro en el que consta eso. Es realmente dedicado. Si las series documentales que tenemos son de los años sesenta, las personas detenidas con esa condición por la Brigada Político-Social probablemente están vivas. Entonces… o traes una autorización de esas personas o no puedes permitir ese acceso.
P. Eso significa que hay partes de la historiografía que, en su estudio documental, quedan pausadas durante décadas.
R. Sí. Pero en este sentido recomiendo la lectura del artículo 8 de la Ley de Protección del Derecho al Honor, a la Intimidad… O el artículo 20 de la ley de la memoria histórica. Esas leyes mencionan excepciones, como la investigación histórica. Nosotros procuramos, amparándonos en esa legislación, ser lo más aperturista posible. Si esto es difícil es porque el marco normativo es confuso, y eso es algo que deben resolver el legislativo y el ejecutivo. Porque nosotros no somos secretarios, no estamos para guardar el secreto. Nosotros somos proacceso por definición. Si fuera por nosotros, abriríamos los archivos de par en par, pero tenemos que respetar la legislación.
P. Luego está la Ley de Secretos Oficiales…
R. Cuando tienes una ley como la española de Secretos Oficiales, que es del 68, es difícil… Porque establece que solo la autoridad que decreta secreto lo puede levantar. Si tengo archivos con esta condición, tengo que recurrir a la administración que estableció el secreto para que lo levante. A nosotros, lo que nos queda es generar procedimientos de buenas prácticas para administrar esta legislación confusa.
Hace unos días veo que Italia ha levantado secretos sobre documentos de la mafia, y siento una envidia inmensa. Y hace poco Estados Unidos ha levantado secreto sobre documentos del viaje a la Luna, y siento una envidia inmensa. En Estados Unidos tienen una ley en la que los secretos oficiales se mantienen 70 años, a no ser que el presidente diga lo contrario. ¿Por qué no tenemos una ley similar? El ejecutivo y el legislativo deberían ser permeables a las demandas sociales, de forma que si la ciudadanía te pide acceso a unos documentos, pudiera haber un organismo que permitiera hacerlo. Ahora tenemos las manos atadas.
P. Hablaba al inicio de la dificultad de conservación de toda la documentación nativa digital. ¿Qué retos supone?
R. El reto es de una magnitud megalómana. La teoría de las edades de la que antes hablaba la tenemos asumida, se puede cumplir más o menos, pero está clara. En el documento nativo electrónico, no. Puede haber grandes lagunas de memoria producidas por eso. La sociedad española de finales del siglo XXI que quiera estudiar lo que ocurría 50 años atrás lo va a tener crudo. Es tremendamente sencillo eliminar correspondencia, registros… a veces intencionadamente y a veces por dejadez. Y ni el Archivo General de la Administración ni el Archivo Histórico Nacional están capacitados para empezar a recibir esa documentación. Necesitamos un desarrollo reglamentario, hay que reordenar la gestión archivística primaria y generar las infraestructuras necesarias en los grandes archivos.
P. Por poner un ejemplo: las correspondencias oficiales de los ministerios, que hoy en día se hace en su mayor parte por e-mail, ¿hay alguna normativa que regule su conservación?