I Encuentro Ibérico de Archivos Municipales – I Encontro Ibérico de Arquivos Municipais

A nivel portugués, se trata del 15º Encuentro Nacional de Archivos Municipales. En este año de 2024, nos sumamos a la celebración del 50 aniversario de la Revolución del 25 de Abril, cincuenta años de democracia, destacando la importancia de los servicios de Archivo para la construcción del Estado de Derecho.

Con el apoyo de la Municipalidad de Braga, este Encuentro tendrá lugar los días 28 y 29 de noviembre de 2024. Reserva la fecha cuanto antes.

El Encuentro se estructura en cuatro ejes temáticos:

Eje 1 – Archivos para la ciudadanía y la consolidación de las democracias

La consulta de documentos en los archivos municipales ha sufrido una evidente transformación a lo largo de los siglos. Ya no es un privilegio de unos pocos sino un derecho de todos. Pero la actual universalidad teórica del derecho de acceso contrasta con la escasa visibilidad de los archivos entre los ciudadanos.

Incluso hoy en día, el archivo es el más desconocido y menos utilizado de los servicios de información. Es obvio que lo que no se conoce no existe o es como si no existiera, lo que puede ser aún peor. El reconocimiento de la importancia de los Archivos depende de los servicios que prestan a la administración y a los ciudadanos, y la respuesta a las necesidades de información es una de las principales funciones de los Archivos. Con el fin de garantizar dicha respuesta, es necesario remitirse a los documentos y a la información contenida en ellos. En este contexto, los recursos humanos, técnicos y económicos que las instituciones locales ponen a disposición para la gestión de la información condicionan la calidad de los servicios prestados.

Estos servicios pueden ser muy variados y tener diferentes manifestaciones. No existe una clasificación consensuada de los mismos, aunque sí podemos distinguir entre los que ofrecemos al productor, servicios internos del municipio, y los que desarrollamos para la ciudadanía, servicios externos.

La consulta directa de documentos está altamente condicionada por las normas aprobadas para regular su acceso, tanto general como sectorial, con ámbitos tan variados como los establecidos por la Unión Europea, por los países miembros, o por los propios ayuntamientos en sus normativas.

Analizar adecuadamente este marco regulatorio, tan variado y a veces confuso, no siempre es una tarea fácil. Los archivos municipales se ven afectados de manera desigual por la legislación sobre transparencia y patrimonio histórico. Las limitaciones establecidas en la normativa sobre protección de datos personales, derechos de autor, propiedad intelectual, etc., dan lugar a diferentes interpretaciones que pueden limitar los derechos de los ciudadanos.

En este eje, queremos incluir las aportaciones profesionales relacionadas con el desarrollo de los servicios que prestamos desde los archivos municipales, destacando aquellas que se centran en nuestro papel en la salvaguarda de los derechos de los ciudadanos y en la mejora del conocimiento que tienen sobre el funcionamiento de los archivos y los documentos que se guardan en ellos. Es importante conocer las aportaciones que podemos hacer desde los archivos municipales relacionadas con:

• Proyectos y experiencias que favorezcan la consolidación de los valores democráticos de nuestra sociedad.
• Actividades que promuevan la igualdad entre hombres y mujeres y los derechos de las minorías.
• Políticas de difusión que contribuyan a dar a conocer la importancia del patrimonio documental ibérico.
• La problemática del acceso a los documentos y su impacto en la prestación de servicios a la ciudadanía.

Eje 2 – Archivos para la transparencia activa y la integridad pública

Dado que los municipios son las instituciones de la administración pública más cercanas a la ciudadanía, con capacidad para gestionar su territorio y los ciudadanos que lo habitan y disfrutan, los archivos municipales como instituciones de información tienen un papel fundamental en la promoción del acceso a la información, como derecho fundamental. El suministro activo de información contribuye a la promoción de la rendición de cuentas y la rendición de cuentas de la alta dirección, la transparencia y la integridad pública de las instituciones y sus representantes. Asimismo, el acceso a la información permite el fortalecimiento del rol de los ciudadanos en la gestión de los asuntos públicos, así como la reducción de las vulnerabilidades sociales, reconociendo la importancia de la información para el cumplimiento del Objetivo de Desarrollo Sostenible (ODS) 16 de la Agenda 2030 de la Organización de las Naciones Unidas (ONU), a saber, en las metas: 16.5, que apunta a reducir sustancialmente la corrupción y el soborno en todas sus formas; 16.6, que tiene por objeto crear instituciones eficaces, responsables y transparentes a todos los niveles; 16.7, que tiene por objeto garantizar una toma de decisiones responsable, inclusiva, participativa y representativa a todos los niveles; y 16.10, que tiene por objeto garantizar el acceso público a la información y proteger las libertades fundamentales, de conformidad con las leyes nacionales y los acuerdos internacionales. En este sentido, la gestión de la información juega un papel clave en el fortalecimiento de la ciudadanía y para la calidad de las organizaciones.

En este contexto, y a modo de ejemplo, se proponen los siguientes temas para la presentación de trabajos:

• Archivos municipales e integridad pública dentro de los ODS;
• Programas de Integridad Pública como definición de estrategias para prevenir y combatir la corrupción;
• Transparencia y acceso a la información pública;
• Sistemas de información y plataformas de registro;
• Preservación y transformación digital.

 

Eje 3 – Modernización administrativa y calidad de las organizaciones

Si a finales del siglo XX y principios del XXI el surgimiento de la “sociedad red” y el desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones suscitaron grandes esperanzas de mejora de la modernización y la calidad de las organizaciones, en el segundo decenio del siglo XXI estas expectativas aún no se han cumplido plenamente.

En el ámbito de los archivos, parecía que la formulación de teorías que integraran el nuevo paradigma informacional (el continuo), la aparición de estándares de gestión documental y de calidad, y la creación de sistemas de gestión documental archivística (en correlación con modelos de requisitos) eran las herramientas necesarias para exigir a las Administraciones, y a las organizaciones en general, el protagonismo que siempre se les ha negado a los archivos.

Pero, aunque todos estos avances teóricos han ayudado a los profesionales a afrontar, con mayor confianza, los retos que ofrece la realidad de la gestión administrativa, su traslación a la práctica ha sido mucho más compleja y muchas veces decepcionante. La realidad es que en el diseño de los sistemas de gestión documental se ha prestado poca atención a una concepción unitaria de esta gestión, separando radicalmente el control continuo de los procesos administrativos y la calidad y disponibilidad de la información que generan, de la retención permanente de documentos seleccionados por su valor secundario.

Por otro lado, los procesos de evaluación y selección de documentos siguen estando muy centrados en los documentos acumulados al final del ciclo y tienen dificultades para evolucionar hacia enfoques que evalúen la necesidad de documentar los propios procesos.

Es cierto que en España y Portugal se han producido claros avances en el ámbito legislativo, en el desarrollo de estándares de interoperabilidad y políticas de gestión documental o en la implantación de sistemas de gestión documental que aspiran a ser globales, pero aún quedan grandes retos por afrontar. Algunos de ellos serán:

• ¿Cómo lograr un equilibrio y una comunicación fluida entre la gestión continua y la conservación de los documentos nativos-digitales?
• ¿Cómo implementar el archivo electrónico en las pequeñas organizaciones y, en particular, en las entidades locales?
• ¿Cómo abordar y armonizar la práctica de la evaluación documental en entornos híbridos y contextos administrativos complejos?

 

Eje 4 – Archivos, participación y construcción comunitaria

Los archivos municipales son servicios de información en la gestión estratégica municipal del territorio con un papel clave en el apoyo a la toma de decisiones sobre políticas, programas, proyectos y eventos. Sin embargo, se propone cambiar el foco de la información producida y acumulada a un nuevo foco: las personas. Una vez redefinido su enfoque, el archivo municipal se transforma radicalmente en su función principal, la de mediador, imponiéndose como lugar de encuentro, facilitador de la construcción de diálogos, constructor de conocimiento sobre el territorio y, en consecuencia, promotor del emprendimiento. Al mismo tiempo, se destaca su papel cultural, y debe convocar a las personas hacia sí, en la medida en que le corresponda, a partir de la información municipal y social acumulada, preservando y tejiendo memorias silenciadas o infrarrepresentadas, valorando identidades, construyendo comunidades.

En este contexto, a modo de ejemplo, se proponen los siguientes temas para la presentación de trabajos:

• Archivo Municipal, centros de conocimiento sobre el territorio;
• Archivo Municipal y emprendimiento;
• El papel del Archivo Municipal en la construcción de memoria y en la valorización de las identidades locales;
• El Archivo Municipal como espacio de diálogo y participación;
• Experiencias de dinamismo social, cultural y educativo;
• La promoción de la inclusión para garantizar la preservación de la diversidad de las fuentes y a través de su representación;
• Proyectos de participación ciudadana en el Archivo Municipal.

 

ORGANIZACIÓN

Comité científico

Agustín Sánchez Marchán (Archivo Municipal de Palencia)

Armando Malheiro da Silva (Universidad de Oporto)

Carlos Guardado da Silva (Universidad de Lisboa)

Gabriel Quiroga Barro (Archivo del Reino de Galicia)

Mariano García Ruipérez (Archivo Municipal de Toledo)

Miguel Sopas Bandeira (Presidente de la Fundación Bracara Augusta y Prorrector (Universidad de Minho)

Elena Rivas Palá (Archivo Municipal de Zaragoza)

 

Comité organizador

Agna Robalo (Ayuntamiento de Coruche, Portugal)
Alexandra Lourenço (Secretaría General del Ministerio de Justicia, Portugal)
Carla Eiriz (Ayuntamiento de Vila Real, Portugal)
Cristina Cabornero Herrero (Federación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y Documentalistas (ANABAD)
Filipe Leitão (Instituto de Movilidad y Transporte, Portugal)
Filomena Machado (Ayuntamiento de Santarém)
Francisco Fernandez Cuesta (Ayuntamiento de Madrid)
Helena Neves (Ayuntamiento de Lisboa)
Sandra Patrício (Ayuntamiento de Sines)
Vítor Marinho (Ayuntamiento de Viana do Castelo)

 

MÁS INFORMACIÓN, REMISIÓN DE CONTRIBUCIONES E INSCRIPCIONES

En el sitio web de BAD: https://eventos.bad.pt/event/15o-encontro-nacional-de-arquivos-municipais-1o-encontro-iberico-de-arquivos-municipais/

UDAL ARTXIBOEN 1go TOPAKETA IBERIARRA | 1º ENCONTRO IBÉRICO DE ARQUIVOS MUNICIPAIS

 

Artxiboak eta Gizartea lelopean, Portugalgo Liburutegien, Artxibozainen, Informazioaren eta Dokumentazioaren Profesionalen Elkarteko (BAD) Udal Artxiboei buruzko Lantaldeak (GT-AM) eta Toki Administrazioko Artxiboen Lan Mahaiak (MTAAL), Artxibozain, Liburuzain, Arkeologo, Museologo eta Dokumentalisten Elkarteen Espainiako Federazioaren (ANABAD) baitan dagoena, udal artxiboen topaketa iberiko bat antolatu dute lehen aldiz.

Portugalen, Udal Artxiboen 15. Topaketa Nazionala da. 2024ko urte honetan, Apirilaren 25eko Iraultzaren 50. urteurrena, demokraziaren berrogeita hamar urte ospakizunarekin bat egiten dugu, Zuzenbide Estatua eraikitzeko Artxibo zerbitzuen garrantzia azpimarratuz.

Bragako Udalaren laguntzarekin, topaketa hau 2024ko azaroaren 28an eta 29an izango da. Gorde data lehenbailehen.

 

ARDATZ TEMATIKOAK

Topaketa lau ardatz tematikotan egituratuta dago:

1. ardatza – Herritarrentzako artxiboak eta demokrazien sendotzea

Udal-artxiboetan dokumentuak kontsultatzea nabarmen aldatu da mendeetan zehar. Ez da gutxi batzuen pribilegioa, guztion eskubidea baizik. Baina gaur egungo sarbide-eskubidearen unibertsaltasun teorikoa ez dator bat artxiboek herritarren artean duten ikusgarritasun eskasarekin.

Gaur egun ere, artxiboa da informazio zerbitzuen artean ezezagunena eta gutxien erabiltzen dena. Jakina da ezagutzen ez dena ez dela existitzen edo existituko ez balitz bezala dela, eta hori are okerragoa izan daiteke. Artxiboen garrantzia aitortzea administrazioari eta herritarrei ematen dizkieten zerbitzuen araberakoa da, eta informazio-premiei erantzutea da artxiboen eginkizun nagusietako bat. Erantzun hori bermatzeko, dokumentuetara eta dokumentuetako informaziora jo behar da. Testuinguru horretan, toki-erakundeek informazioa kudeatzeko eskura jartzen dituzten giza baliabideek, baliabide teknikoek eta ekonomikoek emandako zerbitzuen kalitatea baldintzatzen dute.

Zerbitzu horiek askotarikoak izan daitezke, eta hainbat adierazpen izan ditzakete. Ez dago horien sailkapen adosturik, baina bai ekoizleari eskaintzen dizkiogunak, udalerriko barne-zerbitzuak, eta herritarrentzat kanpo-zerbitzuak garatzen ditugunak.

Dokumentuen zuzeneko kontsulta oso baldintzatuta dago, bai sarbide orokorra bai sektoriala arautzeko onartutako arauen arabera, Europar Batasunak, herrialde kideek edo udalek beren araudietan ezarritakoak bezalako esparruetan.

Hain askotarikoa eta batzuetan nahasia den arau-esparru hori behar bezala aztertzea ez da beti lan erraza izaten. Udal artxiboek gardentasunari eta ondare historikoari buruzko legediaren eragin desberdina jasaten dute. Datu pertsonalen babesari, egile-eskubideei, jabetza intelektualari eta abarri buruzko araudian ezarritako mugek herritarren eskubideak muga ditzaketen hainbat interpretazio eragiten dituzte.

Ardatz honetan, udal artxiboetatik ematen ditugun zerbitzuen garapenarekin lotutako ekarpen profesionalak sartu nahi ditugu, herritarren eskubideak babesten eta artxiboen eta horietan gordetzen diren dokumentuen funtzionamenduari buruz duten ezagutza hobetzen buru-belarri dihardutenak. Garrantzitsua da udal artxiboetatik honako hauekin lotuta egin ditzakegun ekarpenak ezagutzea:

• Gure gizartearen balio demokratikoak sendotzen lagunduko duten proiektuak eta esperientziak.
• Gizonen eta emakumeen arteko berdintasuna eta gutxiengoen eskubideak sustatzen dituzten jarduerak.
• Ondare dokumental iberiarraren garrantzia ezagutarazten laguntzen duten hedapen-politikak.
• Dokumentuetarako sarbidearen problematika eta herritarrei zerbitzuak ematean duen eragina.

 

2. ardatza – Gardentasun aktiborako eta osotasun publikorako artxiboak

Udalak direnez herritarrengandik hurbilen dauden administrazio publikoko erakundeak, beren lurraldea eta bertan bizi eta gozatzen duten herritarrak kudeatzeko gaitasuna dutenak, udal-artxiboek, informazio-erakunde gisa, funtsezko zeregina dute informazioa eskuratzeko aukera sustatzeko, oinarrizko eskubide gisa. Informazioa aktiboki emateak kontu ematea eta goi-zuzendaritzaren kontu ematea sustatzen du, baita erakundeen eta haien ordezkarien gardentasuna eta osotasun publikoa ere. Era berean, informazioa eskuratzeak aukera ematen du herritarrek gai publikoen kudeaketan duten rola indartzeko, bai eta gizarte-kalteberatasunak murrizteko ere, honako helburu hauek betetzeko informazioaren garrantzia aitortuz: Nazio Batuen Erakundearen (NBE) 2030 Agendaren (GJH) 16 Garapen Jasangarriaren Helburua (GJH), 16.5 helburuetan, ustelkeria eta eroskeria modu guztietan nabarmen murriztea aipatzen duena; 16.6 helburutzat duena erakunde eraginkorrak, arduratsuak eta gardenak sortzea maila guztietan; 16.7 helburutzat duena erabaki arduratsuak, inklusiboak, parte-hartzaileak eta ordezkatzaileak maila guztietan hartzea bermatzea; eta 16.10 helburutzat duena informaziorako sarbide publikoa bermatzea eta oinarrizko askatasunak babestea, lege nazionalekin eta nazioarteko akordioekin bat etorriz. Ildo horretan, informazioaren kudeaketak funtsezko zeregina du herritarrak indartzeko eta erakundeen kalitatea bermatzeko.

Testuinguru horretan, eta adibide gisa, honako gai hauek proposatzen dira lanak aurkezteko:

• Udal-artxiboak eta integritate publikoa GJHen barruan;
• Osotasun publikoko programak, ustelkeriari aurrea hartzeko eta aurre egiteko estrategiak definitzeko;
• Gardentasuna eta informazio publikorako sarbidea;
• Informazio-sistemak eta erregistro-plataformak;
• Zaintza eta eraldaketa digitala.

 

3. ardatza – Administrazioa modernizatzea eta erakundeen kalitatea
4. mendearen amaieran eta XXI. mendearen hasieran “sare-gizartearen” sorrerak eta informazioaren eta komunikazioaren teknologien garapenak erakundeen modernizazioa eta kalitatea hobetzeko itxaropen handiak sortu bazituzten ere, XXI. mendearen bigarren hamarkadan itxaropen horiek oraindik ez dira erabat bete.

Artxiboen esparruan, bazirudien informazio-paradigma berria (jarraitua) integratuko zuten teoriak formulatzea, dokumentu- eta kalitate-kudeaketako estandarrak agertzea eta artxibo-kudeaketarako sistemak sortzea (eskakizun-ereduekin korrelazioan) beharrezko tresnak zirela Administrazioei eta, oro har, erakundeei artxiboei beti ukatu zaien protagonismoa exijitzeko.

Baina, aurrerapen teoriko horiek guztiek profesionalei administrazio-kudeaketaren errealitateak eskaintzen dituen erronkei konfiantza handiagoz aurre egiten lagundu badiete ere, erronka horiek praktikara eramatea askoz ere konplexuagoa eta askotan etsigarriagoa izan da. Egia esan, dokumentuak kudeatzeko sistemen diseinuan ez zaio arreta handirik jarri kudeaketa horren ikuskera bateratuari, eta erabat bereizi dira administrazio-prozesuen etengabeko kontrola eta sortzen duten informazioaren kalitatea eta eskuragarritasuna, bigarren mailako balioa duten dokumentuak etengabe atxikitzetik.

Bestalde, dokumentuak ebaluatzeko eta hautatzeko prozesuak oso zentratuta daude zikloaren amaieran metatutako dokumentuetan, eta zailtasunak dituzte prozesuak dokumentatzeko beharra ebaluatuko duten ikuspegietarantz eboluzionatzeko.

Egia da Espainian eta Portugalen aurrerapen argiak egin direla legegintza-eremuan, elkarreragingarritasun-estandarren garapenean eta dokumentuak kudeatzeko politiketan, edo globalak izan nahi duten dokumentuak kudeatzeko sistemen ezarpenean, baina oraindik erronka handiak daude egiteko. Hona hemen horietako batzuk:

• Nola lortu oreka eta komunikazio arina etengabeko kudeaketaren eta dokumentu natibo-digitalen kontserbazioaren artean?
• Nola inplementatu artxibo elektronikoa erakunde txikietan eta, bereziki, toki-erakundeetan?
• Nola ekin eta harmonizatu dokumentu-ebaluazioaren praktika ingurune hibridoetan eta administrazio-testuinguru konplexuetan?

 

4. ardatza – Artxiboak, parte-hartzea eta komunitateak eraikitzea

Udal-artxiboak informazio-zerbitzuak dira lurraldearen udal-kudeaketa estrategikoan, eta funtsezko zeregina dute politikei, programei, proiektuei eta ekitaldiei buruzko erabakiak hartzen laguntzean. Hala ere, sortutako eta metatutako informazioaren fokua beste foku batera aldatzea proposatzen da: pertsonak. Ikuspegia berriz definitu ondoren, udal-artxiboaren funtzio nagusia bitartekariarena izango da, eta topagune izango da, elkarrizketak egitea erraztuko du, lurraldeari buruzko ezagutza eraikiko du eta, ondorioz, ekintzailetza sustatuko du. Aldi berean, haien kultura-eginkizuna nabarmendu behar da, eta pertsonei dei egin behar zaie, dagokien neurrian, pilatutako udal eta gizarte informaziotik abiatuta, isildutako edo gutxietsitako memoriak zainduz eta ehunduz, nortasunak baloratuz, komunitateak eraikiz.

Testuinguru horretan, adibide gisa, honako gai hauek proposatzen dira lanak aurkezteko:

• Udal Artxiboa, lurraldeari buruzko ezagutza-zentroak;
• Udal Artxiboa eta ekintzailetza;
• Udal Artxiboak memorien asmakuntzan eta tokiko identitateak balioztatzen duen zeregina;
• Udal Artxiboa, elkarrizketarako eta parte hartzeko gune gisa;
• Gizarte-, kultura- eta hezkuntza-dinamismoko esperientziak;
• Inklusioa sustatzea, iturrien aniztasuna babesten dela bermatzeko, eta horiek ordezkatuz;
• Herritarrek Udal Artxiboan parte hartzeko proiektuak.

 

ANTOLAKETA

Batzorde zientifikoa

Agustín Sánchez Marchán (Palentziako Udal Artxiboa)

Armando Malheiro da Silva (Portoko Unibertsitatea)

Carlos Guardado da Silva (Lisboako Unibertsitatea)

Gabriel Quiroga Barro (Galiziako Erresumaren Artxiboa)

Mariano García Ruipérez (Toledoko Udal Artxiboa)

Miguel Sopas Bandeira (Bracara Augusta Fundazioko lehendakaria eta errektoreordea (Minhoko Unibertsitatea)

Elena Rivas Palá (Zaragozako Udal Artxiboa)

 

Batzorde antolatzailea

Agna Robalo (Corucheko Udala, Portugal)

Alexandra Lourenço (Justizia Ministerioko Idazkaritza Nagusia, Portugal)

Carla Eiriz (Vila Realeko Udala, Portugal)

Cristina Cabornero Herrero (Artxibozain, Liburuzain, Arkeologo, Museologo eta Dokumentalisten Elkarteen Espainiako Federazioa (ANABAD)

Filipe Leitão (Mugikortasun eta Garraio Institutua, Portugal)

Filomena Machado (Santaremgo Udala)

Francisco Fernandez Cuesta (Madrilgo Udala)

Helena Neves (Lisboako Udala)

Sandra Patrício (Sinesko Udala)

Vitor Marinho (Viana do Casteloko Udala)

 

INFORMAZIO GEHIAGO ETA IZENA EMATEA

BADen web gunean: https://eventos.bad.pt/event/15o-encontro-nacional-de-arquivos-оpais-1o-encontro-iberico-de-arquivos-municipais/

 

 

EN CATALÁN:1^a TROBADA IBÈRICA D’ARXIUS MUNICIPALS | 1º ENCONTRO IBÉRICO DE ARQUIVOS MUNICIPAIS

Sota el lema “Arxius i Societat”, el Grup de Treball d’Arxius Municipals (GT-AM) de l’Associació Portuguesa de Bibliotecaris, Arxivers i Professionals de la Informació i Documentació (BAD) i la Taula d’Arxius de l’Administració Local (MTAAL) integrada per la Federació Espanyola d’Associació de Professionals dels Arxius, les Biblioteques, els Centres de documentació, d’Informació i d’Interpretació, els Museus i els Jaciments Arqueològics (ANABAD), organitzen per primera vegada una trobada ibèrica d’arxius municipals

A nivell portuguès, es tracta de la 15a Trobada Nacional d’Arxius Municipals. En aquest any 2024 ens sumem a la celebració del 50è aniversari de la Revolució del 25 d’abril, 50 anys de democràcia, destacant la importància dels servies d’Arxius per a la construcció de l’Estat de Dret.

Amb el suport de la Municipalitat de Braga, aquesta Trobada tindrà lloc els dies 28 i 29 de novembre de 2024. Reserva la data

EIXOS TEMÀTICS

La Trobada s’estructura en quatre eixos temàtics:

 

Eix 1 – Arxius per a la ciutadania i la consolidació de les democràcies

Eix 2 – Arxius per a la transparència activa i la integritat pública

Eix 3 – Modernització administrativa i qualitat de les organitzacions

Eix 4 – Arxius, participació i construcció de comunitats

Eix 1 – Arxius per a la ciutadania i la consolidació de les democràcies

La consulta de documents als arxius municipals ha patit una evident transformació al llarg dels segles. Ja no és un privilegi d’uns pocs sinó un dret de tothom. Però l’actual universalitat teòrica és un dret d’accés que contrasta amb la poca visibilitat dels arxius entre la ciutadania.

Fins i tot avui, l’arxiu és el més desconegut i menys utilitzat dels serveis d’informació. És obvi que no allò que no es coneix no existeix o es com si no existís, el que pot ser encara pitjor. El reconeixement de la importància dels Arxius depèn dels serveis que presten a l’administració i a la ciutadania, i a resposta a les necessitats d’informació és una de les principals funcions dels Arxius. Amb la finalitat de garantir aquesta resposta, és necessari remetre’s als documents i a la informació continguda en ells. En aquest context, els recursos humans, tècnics i econòmics que les institucions locals posen a disposició per a la gestió de la informació condicionen la qualitat del serveis prestats.

Els serveis poden ser molt variats i tenir diferents manifestacions. No existeix una classificació consensuada dels mateixos, tot i que sí podem distingir entre els que oferim al productor, serveis interns del municipi, i els que desenvolupem per a la ciutadania, servies externs.

La consulta directa de documents està altament condicionada per les normes aprovades per regular el seu accés ,tant general com sectorial, amb àmbits tan diversos com els establerts per la Unió Europea, per als països membres, o pels propis ajuntaments en les seves normatives.

Analitzar adequadament aquest marc regulador, tan variat i de vegades confús, no sempre és una tasca fàcil. Els arxius municipals es veuen afectats de manera desigual per la legislació sobre transparència i patrimoni històric. Les limitacions establertes en la normativa sobre protecció de dades personals, drets d’autor, propietat intel·lectual, etc., donen lloc a diferents interpretacions que poden limitar els drets de la ciutadania.

En aquest eix, volem incloure les aportacions professionals relacionades amb el desenvolupament dels serveis que prestem des dels arxius municipals, destacant aquelles que es centren en el nostre paper en la salvaguarda dels drets de la ciutadania i en la millora del coneixement que tenen sobre el funcionament dels arxius i els documents que s’hi guarden. És important conèixer les aportacions que podem fer des dels arxius municipals relacionades amb:

– Projectes i experiències que afavoreixin la consolidació dels valors democràtics de la nostra societat.

– Activitats que promoguin la igualtat entre homes i dones i els drets de les minories.

– Polítiques de difusió que contribueixin a donar a conèixer la importància del patrimoni documental ibèric.

– La problemàtica de l’accés als documents i el seu impacte en la prestació de serveis a la ciutadania.

Eix 2 – Arxius per a la transparència activa i la integritat pública

Atès que els municipis són les institucions de l’administració pública més properes a la ciutadania, amb capacitat per gestionar el seu territori i la ciutadania que l’habita i gaudeix, els arxius municipals com a institucions d’informació tenen un paper fonamental en la promoció de l’accés a la informació, com a dret fonamental. El subministrament actiu d’informació contribueix a la promoció de la rendició de comptes i la rendició de comptes de l’alta direcció, la transparència i la integritat pública de les institucions i els seus representants. Així mateix, l’accés a la informació permet el reforçament del rol dels ciutadans en la gestió dels assumptes públics, així com la reducció de les vulnerabilitats socials, reconeixent la importància de la informació per al compliment de l’Objectiu de Desenvolupament Sostenible (ODS) 16 de l’Agenda 2030 de l’Organització de les Nacions Unides (ONU), és a dir, en els objectius: 16.5, que pretén reduir substancialment la corrupció i el suborn en totes les seves formes; 16.6, que té per objectiu crear institucions eficaces, responsables i transparents a tots els nivells; 16.7, que té per objectiu garantir una presa de decisions responsable, inclusiva, participativa i representativa a tots els nivells; i 16.10, que té per objectiu garantir l’accés públic a la informació i protegir les llibertats fonamentals, d’acord amb les lleis nacionals i els acords internacionals. En aquest sentit, la gestió de la informació juga un paper clau en el reforçament de la ciutadania i per a la qualitat de les organitzacions.

En aquest context, i com exemple, es proposen els següents temes per a la presentació de treballs:

– Arxius municipals i integritat pública dins dels ODS;

– Programes d’Integritat Pública com a definició d’estratègies per prevenir i combatre la corrupció;

– Transparència i accés a la informació pública;

– Sistemes d’informació i plataformes de registre;

– Preservació i transformació digital.

Eix 3 – Modernització administrativa i qualitat de les organitzacions

Si a finals del segle XX i principis del XXI l’aparició de la “societat xarxa” i el desenvolupament de les tecnologies de la informació i les comunicacions van despertar grans esperances de millora de la modernització i la qualitat de les organitzacions, en el segon decenni del segle XXI aquestes expectatives encara no s’han complert plenament.

En l’àmbit dels arxius, semblava que la formulació de teories que integraven el nou paradigma informacional (el continu), l’aparició d’estàndards de gestió documental i de qualitat, i la creació de sistemes de gestió documental arxivística (en correlació amb models de requisits) eren les eines necessàries per exigir a les Administracions, i a les organitzacions en general, el protagonisme que sempre s’ha negat als arxius.

Però, encara que tots aquests avenços teòrics han ajudat als professionals a enfrontar, amb més confiança, els reptes que ofereix la realitat de la gestió administrativa, la seva translació a la pràctica ha estat molt més complexa i moltes vegades decebedora. La realitat és que en el disseny dels sistemes de gestió documental s’ha prestat poca atenció a una concepció unitària d’aquesta gestió, separant radicalment el control continu dels processos administratius i la qualitat i disponibilitat de la informació que generen, de la retenció permanent de documents seleccionats pel seu valor secundari.

D’altra banda, els processos d’avaluació i selecció de documents continuen molt centrats en els documents acumulats al final del cicle i tenen dificultats per evolucionar cap a enfocaments que avaluïn la necessitat de documentar els propis processos.

És cert que a Espanya i Portugal s’han produït clars avenços en l’àmbit legislatiu, en el desenvolupament d’estàndards d’interoperabilitat i polítiques de gestió documental o en la implantació de sistemes de gestió documental que aspiren a ser globals, però encara queden grans reptes per afrontar. Alguns d’ells seran:

– Com aconseguir un equilibri i una comunicació fluida entre la gestió contínua i la conservació dels documents natius-digitals?

– Com implementar l’arxiu electrònic a les petites organitzacions i, en particular, a les entitats locals?

– Com abordar i harmonitzar la pràctica de l’avaluació documental en entorns híbrids i contextos administratius complexos?

 

Eix 4 – Arxius, participació i construcció de comunitats

Els arxius municipals són serveis d’informació en la gestió estratègica municipal del territori amb un paper clau en el suport a la presa de decisions sobre polítiques, programes, projectes i esdeveniments. Tot i així, es proposa canviar el focus de la informació produïda i acumulada a un nou focus: les persones. Un cop redefinit el seu enfocament, l’arxiu municipal es transforma radicalment en la seva funció principal, la de mediador, imposant-se com a lloc de trobada, facilitador de la construcció de diàlegs, constructor de coneixement sobre el territori i, en conseqüència, promotor de l’emprenedoria. Alhora, es destaca el seu paper cultural, i ha de convocar les persones cap a si, en la mesura que li correspongui, a partir de la informació municipal i social acumulada, preservant i teixint memòries silenciades o infrarepresentades, valorant identitats, construint comunitats.

En aquest context, com exemple, es proposen els següents temes per a la presentació de treballs:

– Arxiu Municipal, centres de coneixement sobre el territori;

– Arxiu Municipal i emprenedoria;

– El paper de l’Arxiu Municipal en la construcció de memòries i en la valorització de les identitats locals;

– L’Arxiu Municipal com a espai de diàleg i participació;

– Experiències de dinamisme social, cultural i educatiu;

– La promoció de la inclusió per garantir la preservació de la diversitat de les fonts i a través de la seva representació;

– Projectes de participació ciutadana a l’Arxiu Municipal.

ORGANITZACIÓ

 

Comitè científic

Agustín Sánchez Marchán (Archivo Municipal de Palencia)

Armando Malheiro da Silva (Universidad de Oporto)

Carlos Guardado da Silva (Universidad de Lisboa)

Gabriel Quiroga Barro (Archivo del Reino de Galicia)

Mariano García Ruipérez (Archivo Municipal de Toledo)

Miguel Sopas Bandeira (Presidente de la Fundación Bracara Augusta y Prorrector (Universidad de Minho)

Elena Rivas Palá (Archivo Municipal de Zaragoza)

 

Comitè organitzador

Agna Robalo (Ayuntamiento de Coruche, Portugal)
Alexandra Lourenço (Secretaría General del Ministerio de Justicia, Portugal)
Carla Eiriz (Ayuntamiento de Vila Real, Portugal)
Cristina Cabornero Herrero (Federación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y Documentalistas (ANABAD)
Filipe Leitão (Instituto de Movilidad y Transporte, Portugal)
Filomena Machado (Ayuntamiento de Santarém)
Francisco Fernandez Cuesta (Ayuntamiento de Madrid)
Helena Neves (Ayuntamiento de Lisboa)
Sandra Patrício (Ayuntamiento de Sines)
Vítor Marinho (Ayuntamiento de Viana do Castelo)

 

MÉS INFORMACIÓ I INSCRIPCIONS

Al lloc web de BAD: https://eventos.bad.pt/event/15o-encontro-nacional-de-arquivos-municipais-1o-encontro-iberico-de-arquivos-municipais/

 

EN GALLEGO:

1^ER ENCUENTRO IBÉRICO DE ARCHIVOS MUNICIPALES| 1º ENCONTRO IBÉRICO DE ARQUIVOS MUNICIPAIS

 

 

Sota el lema “Arxius i Societat”, o Grupo de Traballo sobre Arquivos Municipais (GT-AM) da Asociación Portuguesa de Bibliotecarios, Arquiveros, Profesionais da Información e a Documentación (BAD) e a Mesa de Traballo de Arquivos de Administración Local (MTAAL) integrada na Federación Española de Asociacións de Profesionais dos Arquivos, as Bibliotecas, os Centros de Documentación,  de Información e de Interpretación, os Museos e os Xacementos Arqueolóxicos (ANABAD), organizan, por primeira vez, un encontro ibérico de arquivos municipais.

 

A nivel portugués, trátase do 15º Encontro Nacional de Arquivos Municipais. Neste ano de 2024, nos sumamos á celebración do 50 aniversario da Revolución do 25 de Abril, cincuenta anos de democracia, destacando a importancia dos servizos de Arquivo para a construción do Estado de dereito.

 

Co apoio da Municipalidade de Braga, este Encontro terá lugar os días 28 e 29 de novembro de 2024. Reserva a data canto antes.

 

EJES TEMÁTICOS

O Encontro estrutúrase en catro eixes temáticos:

 

Eje 1 – Arquivos para a cidadanía e a consolidación das democracias

A consulta de documentos nos arquivos municipais sufriu unha evidente transformación ao longo dos séculos. Xa non é un privilexio duns poucos senón un dereito de todos. Pero a actual universalidade teórica do dereito de acceso contrasta coa escasa visibilidade dos arquivos entre os cidadáns.

Mesmo hoxe en día, o arquivo é o máis descoñecido e menos utilizado dos servizos de información. É obvio que o que non se coñece non existe ou é como se non existise, o que pode ser aínda peor. O recoñecemento da importancia dos arquivos depende dos servizos que prestan á administración e aos cidadáns, e a resposta ás necesidades de información é unha das principais funcións dos arquivos. Co fin de garantir a dita resposta, cómpre remitirse ós documentos e á información contida ne eles. Neste contexto, os recursos humanos, técnicos e económicos que as institucións locais poñen á disposición para a xestión da información condicionan a calidade dos servicios prestados.

Estes servicios poden ser moi variados e ter diferentes manifestacións. Non existe unha clasificación consensuada destes, aínda que si podemos distinguir entre os que ofrecemos ao produtor, servizos internos do municipio, e os que desenvolvemos para a cidadanía, servizos externos.

A consulta directa de documentos está altamente condicionada polas normas aprobadas para regular o seu acceso, tanto xeral como sectorial, con ámbitos tan variados como os establecidos pola Unión Europea, polos países membros, ou polos propios concellos nas súas normativas.

Analizar adecuadamente este marco regulatorio, tan variado e a veces confuso, non sempre é unha tarefa fácil. Os arquivos municipais vense afectados de maneira desigual pola lexislación sobre transparencia e patrimonio histórico. As limitacións establecidas na normativa sobre protección de datos persoais, dereitos de autor, propiedade intelectual, etc., dan lugar a diferentes interpretacións que poden limita-los dereitos dos cidadáns.

Neste eixe, queremos incluír as achegas profesionais relacionadas co desenvolvemento dos servizos que prestamos desde os arquivos municipais, destacando aquelas que se centran no noso papel na salvagarda dos dereitos dos cidadáns e na mellora do coñecemento que teñen sobre o funcionamento dos arquivos e os documentos que se gardan neles. É importante coñecer as achegas que podemos facer desde os arquivos municipais relacionadas con:

• Proxectos e experiencias que favorezan a consolidación dos valores democráticos da nosa sociedade.
• Actividades que promovan a igualdade entre homes e mulleres e os dereitos das minorías.
• Políticas de difusión que contribúan a dar a coñecer a importancia do patrimonio documental ibérico.
• A problemática do acceso aos documentos e o seu impacto na prestación de servizos á cidadanía.

 

Eje 2 – Arquivos para a transparencia activa e a integridade pública

Dado que os municipios son as institucións da Administración pública máis próximas á cidadanía, con capacidade para xestionar o seu territorio e os cidadáns que o habitan e desfrutan, os arquivos municipais como institucións de información teñen un papel fundamental na promoción do acceso á información, como dereito fundamental. A subministración activo de información contribúe á promoción da rendición de contas e a rendición de contas da alta dirección, a transparencia e a integridade pública das institucións e os seus representantes. Así mesmo, o acceso á información permite o fortalecemento do rol dos cidadáns na xestión dos asuntos públicos, así como a redución das vulnerabilidades sociais, recoñecendo a importancia da información para o cumprimento do Obxectivo de Desenvolvemento Sostible (ODS) 16 da Axenda 2030 da Organización das Nacións Unidas (ONU),  a saber, nas metas: 16.5, que apunta a reducir substancialmente a corrupción e o soborno en todas as súas formas; 16.6, que ten por obxecto crear institucións eficaces, responsables e transparentes a todos os niveis; 16.7, que ten por obxecto garantir unha toma de decisións responsable, inclusiva, participativa e representativa a todos os niveis; e 16.10, que ten por obxecto garantir o acceso público á información e protexer as liberdades fundamentais, de conformidade coas leis nacionais e os acordos internacionais. Neste sentido, a xestión da información xoga un papel clave no fortalecemento da cidadanía e para a calidade das organizacións.

Neste contexto, e a modo de exemplo, propóñense os seguintes temas para a presentación de traballos:

• Arquivos municipais e integridade pública dentro dos ODS;
• Programas de integridade pública como definición de estratexias para previr e combater a corrupción;
• Transparencia e acceso á información pública;
• Sistemas de información e plataformas de rexistro;
• Preservación e transformación dixital.

 

Eje 3 – Modernización administrativa e calidade das organizacións

Se a finais do século XX e principios do XXI o xurdimento da “sociedade rede” e o desenvolvemento das tecnoloxías da información e as comunicacións suscitaron grandes esperanzas de mellora da modernización e a calidade das organizacións, no segundo decenio do século XXI estas expectativas aínda non se cumpriron plenamente.

No ámbito dos arquivos, parecía que a formulación de teorías que integrasen o novo paradigma informacional (o continuo), a aparición de estándares de xestión documental e de calidade, e a creación de sistemas de xestión documental arquivística (en correlación con modelos de requisitos) eran as xeramentas necesarias para lles esixir ás administracións, e ás organizacións en xeral,  o protagonismo que sempre se lles negou aos arquivos.

Pero, aínda que todos estes avances teóricos axudaron aos profesionais a afrontar, con maior confianza, os retos que ofrece a realidade da xestión administrativa, a súa traslación á práctica foi moito máis complexa e moitas veces decepcionante. A realidade é que no deseño dos sistemas de xestión documental se prestau pouca atención a unha concepción unitaria desta xestión, separando radicalmente o control continuo dos procesos administrativos e a calidade e dispoñibilidade da información que xeran, da retención permanente de documentos seleccionados polo seu valor secundario.

Por outro lado, os procesos de avaliación e selección de documentos seguen estando moi centrados nos documentos acumulados ó final do ciclo e teñen dificultades para evolucionar cara a enfoques que avalíen a necesidade de documenta-los propios procesos.

É certo que en España e Portugal se produciron claros avances no ámbito lexislativo, no desenvolvemento de estándares de interoperabilidade e políticas de xestión documental ou na implantación de sistemas de xestión documental que aspiran a ser globais, pero aínda quedan grandes retos por afrontar. Algúns delas serán:

• ¿Cómo lograr un equilibrio e unha comunicación fluída entre a xestión continua e a conservación dos documentos nativos-dixitais?
• ¿Cómo implementar o arquivo electrónico nas pequenas organizacións e, en particular, nas entidades locais?
• ¿Cómo abordar e harmonizar a práctica da avaliación documental en contornos híbridos e contextos administrativos complexos?

 

Eje 4 – Arquivos, participación e construción comunitaria

Os arquivos municipais son servizos de información na xestión estratéxica municipal do territorio cun papel clave no apoio á toma de decisións sobre políticas, programas, proxectos e eventos. Porén, proponse cambia-lo foco da información producida e acumulada a un novo foco: as persoas. Unha vez redefinido o seu enfoque, o arquivo municipal transfórmase radicalmente na súa función principal, a de mediador, impoñéndose como lugar de encontro, facilitador da construción de diálogos, construtor de coñecemento sobre o territorio e, en consecuencia, promotor do emprendemento. Ao mesmo tempo, destaca o seu papel cultural, e debe convocar as persoas cara a si, na medida en que lle corresponda, a partir da información municipal e social acumulada, preservando e tecindo memorias silenciadas ou infrarrepresentadas, valorando identidades, construíndo comunidades.

Neste contexto, a modo de exemplo, propóñense os seguintes temas para a presentación de traballos:

• Arquivo municipal, centros de coñecemento sobre o territorio;
• Arquivo Municipal e emprendemento;
• O papel do Arquivo Municipal na construción de memoria e na valorización das identidades locais;
• O Arquivo Municipal como espazo de diálogo e participación;
• Experiencias de dinamismo social, cultural e educativo;
• A promoción da inclusión para garantir a preservación da diversidade das fontes e a través da súa representación;
• Proxectos de participación cidadá no Arquivo Municipal.

 

ORGANIZACIÓN

 

Comité científico

Agustín Sánchez Marchán (Archivo Municipal de Palencia)

Armando Malheiro da Silva (Universidade de Oporto)

Carlos Guardado da Silva (Universidad de Lisboa)

Gabriel Quiroga Barro (Arquivo do Reino de Galicia)

Mariano García Ruipérez (Arquivo Municipal de Toledo)

Miguel Sopas Bandeira (Presidente da Fundación Bracara Augusta e Prorrector (Universidade de Minho)

Elena Rivas Palá (Archivo Municipal de Zaragoza)

 

Comité organizador

Agna Robalo (Concello de Coruche, Portugal)
Alexandra Lourenço (Secretaría Xeral do Ministerio de Xustiza, Portugal)
Carla Eiriz (Concello de Vila Real, Portugal)
Cristina Caborneiro Herrero (Federación Española de Asociacións de Arquiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos e Documentalistas (ANABAD)
Filipe Leitão (Instituto de Mobilidade e Transporte, Portugal)
Filomena Machado (Concello de Santarém)
Francisco Fernandez Cuesta (Concello de Madrid)
Helena Neves (Concello de Lisboa)
Sandra Patrício (Concello de Sines)
Vítor Marinho (Concello de Viana do Castelo)

 

MÁIS INFORMACIÓN, REMISIÓN DE CONTRIBUCIÓNS E INSCRICIÓNS

https://eventos.bad.pt/event/15o-encontro-nacional-de-arquivos-municipais-1o-encontro-iberico-de-arquivos-municipais/