Bajo el título “Gestión Documental: ¿sólo se trata de guardar el material? ¿Bien, no?” Paula J Smith, presidenta de la rama neozelandesa de la Asociación de Profesionales de Gestión Documental e Información de Australasia publicó, el 23 de mayo de 2013, un artículo en el Blog de Intergen que re-difundió a través de un grupo de Linked-in y que por su interés publicamos traducido al español.
“Gestión Documental: ¿sólo se trata de guardar el material? ¿Bien, no?
Paula J Smith (Traducción: Luis J. Megino)
Acabo de leer un artículo corto en IDM magazine cuyo autor, Jim Delande, hace la siguiente afirmación: “Un sistema integral de almacenamiento electrónico es la solución al lío digital actual. Por mi parte considero que es como decir que todo lo que necesita un departamento de tecnología es un repositorio digital – sin procesos, sin normas, sólo cosas almacenadas. O como si el Departamento de Recursos Humanos de una empresa dijera que todo lo que necesitamos es personal; como si no necesitasen formación previa, directrices de trabajo o colaboración … y se figurasen ellos qué tienen que hacer.
El almacenamiento es un elemento en un área progresivamente más compleja, y estoy de acuerdo con el señor Delande cuando dice que el formato de los documentos está cambiando, pero es que siempre han evolucionado, lo mismo que la sociedad ha evolucionado. De las tablillas de arcilla al papiro, al papel o al formato digital … y nosotros como profesionales de la gestión documental y la información también hemos evolucionado – quizás no tan rápido como algunos quisiéramos, pero estamos acostumbrados a adaptarnos al cambio. Es inherente a nuestro campo.
Ahora, no creo por un momento que el autor realmente sugiera que la gestión documental es algo exclusivamente relacionado con el almacenamiento, pero sí estamos acostumbrados a oír frecuentemente que la gestión documental es lo que hacemos para “deshacernos” de los papeles que no queremos para nada, que supone una especie de cementerio de elefantes donde van a morir los documentos, y cosas por el estilo. Y esto último es lo que se aleja tanto de la verdad. Por eso creo que podríamos, al estilo de los Cazadores de Mitos, hacer un análisis de los mitos más habituales. Aquí van mis 10 mitos. Por favor dejad vuestros comentarios y vuestros propios mitos. Y si, también, disentís hacédnoslo saber porque nos gustaría saber qué pensáis.
Mito 1: Yo ya no uso papel por lo que la gestión de documentos no tiene nada que ver conmigo.
A la hora de abordar la gestión documental es irrelevante el formato de la documentación que produces o recibes. El objetivo final colaborar, mediante la gestión documental, para que las empresas, el sector público y otras instituciones hagan las cosas bien, y conservar la evidencia no sólo para probar esto – ya sea en una auditoría o para su uso en la toma de decisiones – sino que la información contenida en la documentación debe ser aprovechada como experiencia previa para que la toma de decisiones sea “razonada” y basada en pruebas, en lugar de impresiones o pálpitos.
La gestión documental juega un papel fundamental para racionalizar, simplificar y difundir los procesos productivos al permitir que se comparta información clave sobre los procesos de trabajo, ya que al facilitar su accesibilidad los hacemos más útiles.
Mito 2: La Gestión Documental es transferir papeles que no necesito más.
Este mito es antiguo: la imagen de cajas polvorientas apiladas en sótanos donde nadie, en su sano juicio, se atrevería a internarse; donde las cosas van … pero no vuelven.
Como cualquier archivero/gestor documental puede contar, mucho de su tiempo se emplea “recuperando” documentos (y sí, os puedo oír bostezando desde aquí). Pero considerad la importancia que tiene la recuperación de documentos críticos para una empresa o institución (una escritura notarial, por ejemplo) cuando de ello depende que se solvente fácilmente un litigio; además si se hace rápido se puede solventar, por vía administrativa, algo que – si terminase en los tribunales – supondría gastos añadidos y contribuiría al colapso de la justicia. O cuando se necesita pedir antecedentes familiares legales (o médicos) se encuentran y remiten al interesado rápidamente. ¿Os habéis convencido?
Mito 3: Los archiveros/gestores documentales son bibliotecarios disfrazados.
Aunque compartamos algunas habilidades y técnicas con nuestros compañeros bibliotecarios – de lo que estamos muy orgullosos, por cierto – no somos la misma profesión. Algunos, es cierto, tienen formación bibliotecaria, pero también hay profesionales con formación informática, formación histórica, legal, empresarial, etc. etc. Nuestra profesión es tan deliciosamente diversa como las personas que la desempeñan, y estamos justamente orgullosos de dicha diversidad – que nos convierte en un colectivo único y en una comunidad a la que recurren, para solicitad o dar ayuda y consejo, tanto nuestros compañeros de profesión como las organizaciones donde desempeñan su cometido.
Mito 4: Tenemos un Sistema (electrónico) de Gestión Documental conforme a la Ley de Documentos Públicos (Public Records Act), todas nuestras necesidades de gestión documental están cubiertas.
Como proveedora, este es uno de mis mitos favoritos y uno de los menos exactos. Aquí pongo mi cabeza en la picota). Ningún sistema de gestión documental electrónico sera nunca, por si mismo, conforme a la Ley de Documentos Públicos, o a cualquiera otra normativa similar. Como cualquiera que haya trabajado con homologación y certificación de funcionalidades (sobre documentación o lo que sea) os podrá decir una empresa o institución certificada debe poseer tres cosas: personal eficiente, con formación y respaldo; procesos y políticas de funcionamiento eficientes y monitorizadas; y sistemas (electrónicos o de cualquier tipo) posibilitadores o propicios. Es lo que denomino, con frecuencia, una mezcla perfecta; un triángulo equilátero. Para que haya un entorno de trabajo óptico debe existir un equilibrio entre las tres áreas. Y, honestamente, como cualquiera que trabaje en tecnología te dirá, la tecnología sólo puede hacer tanto; no es perfecta, y cuando nos comprometemos con un cliente le aseguramos otras cosas: usabilidad, rendimiento del sistema, movilidad, mejora de los procesos de trabajo, por mencionar algunos. La “R” de “Records Management” significa tanto “riesgo” como “documentos”.
Mito 5: La Gestión Documental solo tiene sentido en el sector público y no se aplica al sector privado.
Supongo que depende si hacer las cosas bien es algo que sólo tiene sentido en el sector público. Los documentos y la información que contienen son activos estratégicos para cualquier entidad y, al igual que ocurre con nuestro dinero, nuestro personal, nuestros edificios o nuestras fábricas, requieren que se los gestione adecuadamente para asegurarnos de que sacamos el máximo provecho de ellos. En el sector privado se tienen las mismas necesidades, si no más, aunque se expresen de manera ligeramente distinta. Por ejemplo, consideremos el caso de una compañía farmacéutica que esté desarrollando un nuevo medicamento; ésta necesitará asegurarse de que ha registrado y controla toda la información sobre dicho medicamento de tal manera que se puedan tomar, correctamente, las decisiones sobre desarrollo, comenzar las pruebas con humanos y, finalmente, asegurarse de que otra compañía farmacéutica no puede tener acceso a dicha documentación y obtiene una ventaja significativa sin esfuerzo. En este caso se trata de salvaguardar la propiedad intelectual.
Todas las empresas, en un momento de crisis global financiera necesitan hacer más con menos recursos, así que – de nuevo – necesitamos estar seguros de contar con el triángulo equilátero mágico mencionado anteriormente: personal eficiente, con formación y respaldo; procesos y políticas de funcionamiento eficientes y monitorizadas; y sistemas (electrónicos o de cualquier tipo) posibilitadores o propicios que les permitan reducir costes, acelerar la innovación y eviten que se repitan fallos pasados, lo que pasa por ser capaces de aprender de la experiencia adquirida por el organismo del pasado.
Mito 6: A los archiveros/gestores documentales no les gusta hablar con la gente ¿Cómo pueden ellos saber lo que necesito?
Cualquiera que me conozca probablemente se estará riendo al verme hablar de este mito. Y, aunque tengo que admitir que hay gente en la profesión que son un poco tímidos hay otros muchos – y entre ellos están muy buenos amigos míos – a los que les encante hablar sobre sus empresas, y sus accionistas; y para muchos de nosotros es algo habitual. Los documentos no existen en el vacío; son generados y producidos como rastro documental de unos trámites o decisiones de negocio. Y para cualquier archivero/gestor documental, la clave del éxito radica en un profundo conocimiento de la entidad, sus necesidades, sus accionistas (entiéndase a quién se rinde cuentas) y sus procesos internos de funcionamiento para determinar cuál es la mejor manera de contribuir al mejor funcionamiento de la misma; porque ese es nuestro papel. No solemos ser un servicio visible (bueno, al menos que algo vaya terriblemente mal) sino que somos un servicio de apoyo, unos posibilitadores – y eso no puede conseguirse sin hablar y, lo que es más importante, escuchar a los usuarios. Por ello tenemos especialistas en aspectos de nuestra profesión tales como el control de cambios y la comunicación, son aquellos que tienen experiencia en análisis y estrategias de negocio y aprovechan cualquier oportunidad para usar dichas habilidades y compartir sus resultados con el resto del equipo y la comunidad.
Mito 7: La Gestión Documental no tiene valor añadido para mi actividad.
Todos hemos oído un montón de veces, dicho por muchas personas, cosas como: “cuesta demasiado dinero desarrollar este proyecto”, “Dime dónde ves tú el ahorro” y “No eres un servicio visible así que dime qué valor me añades”.
Me encanta este reto, y es uno al que me enfrento cada día. Sí, la gestión documental no es un servicio visible, pero constituye, junto con otras áreas, un sólido cimiento para el edificio productivo. Y sin cimientos una casa se viene abajo. A menudo vemos que por “valor” se entiende sólo el sentido financiero o monetario, la reducción de costes o la generación de ingresos. Y aunque contribuimos, sin duda, a esto, además proporcionamos otra serie de valores añadidos como la mejora de la satisfacción del cliente, al hacer que los flujos de información no sólo se faciliten entre los trabajadores (auto-servicio), sino al facilitarles que puedan cumplir más rápidamente sus actividades y funciones. En el sector privado los clientes satisfechos están, en su mayoría, más predispuestos a gastar más contigo y menos con tus competidores; y tanto en el sector público como privado, cuanto menos tiempo y recursos tengas que dedicar a la atención de quejas del usuario más podrás dedicar a otros servicios visibles. Otro valor añadido es una reducción de costes de almacenamiento (electrónico y físico) ya que solemos hacer un uso óptimo del almacenaje al analizar también el uso que tienen la documentación que gestionamos, mejorando la eficiencia de las actividades que desarrolla nuestra empresa o institución al eliminar barreras artificiales y permitir que los flujos documentales no se detengan al mismo tiempo que se garantiza el mantenimiento de los niveles de seguridad adecuados para proteger tanto al organismo como a los individuos.
Mito 8: La Gestión Documental implica que todo el mundo debe pensar como un archivero/gestor documental..
Solo si estás haciendo mal tu cometido. Como un buen miembro de una comunidad corporativa necesitas ser consciente del contexto organizacional en el que desarrollas tu trabajo. ¿Eres una entidad pública o privada? ¿A tu junta o jefe ejecutivo le importa mucho la protección de las comunicaciones o la privacidad de los ciudadanos? Y así todo. No esperamos que la gente piense como un director financiero, pero sí esperamos que sean conscientes de sus obligaciones, de lo que pueden y no pueden hacer; por ello esperamos que utilicen el marco de trabajo que desarrollamos y los procedimientos que hemos desarrollado. Y lo mismo se aplica a la documentación. Necesitamos que seas consciente de que es importante, por muchas razones, que la integres en el sistema que hemos diseñado y que hables con nosotros si te hace falta ayuda. Fácil, ¿no?
Mito 9: La gestión documental está muerta; ahora nos importa el contenido.
Decimos lo mismo de forma diferente. Hay un gran debate dentro de la profesión, muchos dirán que las fronteras entre documento de archivo, información, documento de oficina, conocimiento, contenido y sabiduría se difuminan día a día. Las asociaciones profesionales, a nivel mundial, lo están aceptando y en los últimos años hemos visto como muchas de ellas introducen la palabra “información” dentro de sus denominaciones, no como una estrategia de márquetin, sino como reconocimiento de que el papel y responsabilidad que tiene nuestra profesión es más amplio del que se habían considerado tradicionalmente. En gran parte se debe a la evolución que ha sufrido nuestra manera de trabajar hasta el punto en que no trabajamos con ítems en papel que podamos identificar con el concepto de documento. Ahora no sólo no tenemos expedientes en papel, escrituras o informes legales, sino también correos electrónicos, intranets, o portales de internet, marcadores dinámicos RSS, interacciones en la web social, registros nativos digitales, registros de actividad y vínculos en un Sistema Electrónico de Gestión Documental, etc. Y como los archiveros/gestores de documentos se ocupan de todo tipo de trámites desde el momento en que se registran (y mucho antes, para ser honestos) por lo que nuestra responsabilidad comienza justo al principio.
Mito 10: ¡La gestión documental es aburrida!
No puedo saber lo que, a ti lector, te parecerá aburrido o excitante. Pero lo que te puedo decir es que para mí no hay nada más excitante que una profesión que te permite trabajar, virtualmente, con cada persona de la entidad, moverte por todos los niveles de la jerarquía de la misma y en múltiples contextos. Esto te permite convertirte en estratega, gestor o agente de cambio, diseñador de sistema, analista de actividad, consultor y gestor de comunicación, asesor de comunicación, gestor de proveedores, gestor de relaciones internas, publicista, formador, arquitecto de la información, apoyo al sistema, tomador de decisiones sobre política y procedimientos, asesor de almacenaje, supervisor, gestor de comportamiento, … y mucho más ¿Cómo no puede ser excitante?
Así que estos son mis diez mitos más conocidos ¿Cuáles son los tuyos?