Los profesionales del Archivo Municipal llevan meses trabajando ante la implantación de la administración electrónica en el Ayuntamiento de Burgos, que se iniciará este marzo
El Ayuntamiento de Burgos va a dar un salto de gigante este marzo. A finales de mes se implanta la administración electrónica. La ciudad dice adiós definitivamente al papel y empezará a manejarse, exclusivamente, con soportes digitales. Un avance en gestión y tramitación de documentos para el que todos los órganos municipales llevan meses preparándose.
También el Archivo Municipal de Burgos, pues «es la caja a la que vienen a parar todos los expedientes y documentos del Ayuntamiento». La directora, Yolanda Rodríguez, explica que han cambiado el sistema de gestión, modernizándolo, actualizándolo e incluyendo un módulo de archivo electrónico ante la desaparición del papel.
Al mismo tiempo han creado un cuadro de clasificación de fondos, adaptado a los procedimientos del Ayuntamiento, para la entrada virtualmente de la documentación. A partir de este 2023 se dejarán de ver los carritos cargados de documentos, moviéndose de un lugar a otro, pues el expediente solo estará en soporte digital.
«Al archivo llegarán todos los documentos: los que estén en papel, íntegramente en papel; los que estén en electrónico, íntegramente en electrónico. No se van a aceptar híbridos». Es decir, los expedientes que estén a punto de cerrarse, se acabarán en papel. Los que estén recién abiertos, se digitalizarán. Y los nuevos solo irán en digital.
El trabajo de preparación en el Archivo Municipal ante la implantación de la administración electrónica se ha completado con la creación de un catálogo de tipos documentales y la elaboración del catálogo de procedimientos administrativos. Herramientas muy técnicas, todas ellas, pero indispensables para que el cambio funcione correctamente.
El papel se convierte en la copia
Yolanda Rodríguez explica que el expediente electrónico supone un cambio de concepto. «El papel pasa a ser la copia». Hasta ahora, los documentos originales estaban en papel, eran los que tenían validez legal; los digitales eran una copia. Con el expediente electrónico es justo al revés, el documento original es el digital, que viene validado digitalmente. Y cualquier documento en papel es una copia.
De este modo, los expedientes van a arrancar desde el registro como electrónicos, sin ningún papel. Solo quedarán en papel los que estén a punto de completarse y, evidentemente, todo lo gestionado hasta este momento. Esos documentos que custodia el propio Archivo Municipal en el Palacio de Castilfalé o el Archivo Central de Oficinas.
Digitalizaciones
La archivera insiste en el cambio de paradigma, pues supondrá dejar el papel atrás y trabajar solo con documentos digitales. Serán digitales desde su origen, no digitalizados. Esto último es lo que ha venido haciendo el archivo durante los últimos 15 años, digitalizando sus fondos para facilitar su consulta y hacerlos más accesibles.
El Archivo Municipal también enseña
Los programas didácticos del Archivo Municipal de Burgos tienen una excelente acogida entre los centros docentes de la ciudad. Durante el pasado año pasaron por ellos casi 1.500 personas, siendo los programas ‘Un Archivo para todos’ y ‘Las sombras del III Reich’ los más demandados. En el nuevo curso escolar han recibido una avalancha de peticiones, tantas que algunas han tenido que rechazarlas por imposibilidad de atenderlas todas. «Los chicos se lo pasan bien, les gusta», asegura Yolanda Rodríguez, y aprenden sobre la historia sin casi ser conscientes.
Tres son los criterios que siguen para la digitalización. En primer lugar, «todo lo que pide la gente». Se aprovechan las peticiones de documentos por parte de profesionales para obras, reformas y proyectos, aunque también de consulta y de particulares, para digitalizarlos. Así hay muchísimas fotos digitalizadas, que son las peticiones más populares, y mucho material de obras, licencias y expedientes de construcción.
Del mismo modo, la mayoría de los expedientes de nueva planta ya entran digitalizados, así que se incorporan al catálogo de manera automática. Luego, se están digitalizando los planos de los edificios que tienen sótano, en un proyecto conjunto con los Bomberos de Burgos para mejorar las intervenciones de emergencias.
La tercera opción es la externalización para la digitalización masiva. Por ejemplo, toda la parte histórica del archivo está digitalizada. Y, ahora, externalizarán la digitalización de los fondos cedidos por FEDE. tienen ya 18.000 negativos digitalizados, harán otros 16.000 y quedará una tercera parte para un nuevo proyecto.