En nuestros mensajes sobre lo que hacen los archiveros y sobre  lo que se siente al visitar los archivos, le prometieron un vistazo más de cerca cómo archiveros organizar colecciones. Aquí está: esperamos que este post desmitifica algunos de la terminología y las técnicas archivistas utilizan. Pero, sobre todo, esperamos para convencerte de que lo que hace a la investigación de archivo un poco más lento es también lo que hace que sea tan rico.

Bibliotecas vs Archivos

Como un nuevo investigador de archivos es posible suponer que los documentos del grupo archiveros juntos basan en los temas que cubren. Así, es posible que nos donde guardamos toda nuestra información sobre un tema en particular, solicitar; decir, estaciones de ferrocarril, historia aborigen, ferias agrícolas o fábricas de calzado.

Qué encontrará es que los archiveros pueden enviar usted fuera en múltiples direcciones para peinar a veces inverosímiles y no relacionados grupos de registros. Por ejemplo, para investigar la historia aborigen aquí en los Archivos Pelar, podríamos sugerir mirando a través de la década de 1930 los papeles de un rico industrial, la década de 1840 cartas de un colono irlandés, y los registros de tierras del gobierno; a la investigación 1920 estaciones de tren, podríamos recomendar registros regionales de planificación y los papeles de una costurera ciudad. Todos estos grupos de registros se mostrarán y almacenarán por separado;ellos también tienen que ser registrados por separado. Y van a cubrir todo tipo de temas más allá de su propio enfoque principal.

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Así que a diferencia de las bibliotecas, los archivos no se organizan los elementos individuales de la materia. ¿Pero por qué no? ¿No sería hacer las cosas más fáciles de encontrar? Y si los archiveros no organizamos registros por tema, en qué sentido estamos organizando en absoluto?

Para responder a estas preguntas, vamos a pensar en lo que recogen los archivos.

Registros: huellas documentales

Archivos recogen principalmente los registros. Actuando individualmente o en conjunto, las personas producen registros simplemente en el curso de vivir sus vidas y llevar a cabo sus negocios. Sin siquiera ser conscientes de ello, cada vez que garabatear una lista de compras, escriba un correo electrónico, tomar una fotografía, o tomar actas de reuniones, que está documentando todo tipo de información acerca de usted y del mundo en que vive.

Al fijar la información en soportes físicos, como papel, película, o unidades de disco duro, usted está creando evidencia de primera mano de sus actividades. Los registros son el documental Huellas gente deja en el mundo.

Como las huellas tangibles directos de la actividad pasada, los registros son las fuentes primarias – la materia prima – que usamos para entender el pasado y planear para el futuro. (Fuentes secundarias, como los libros de los historiadores escriben, se producen mediante el examen y sacar conclusiones a partir de fuentes primarias.) Los archiveros deben decidir qué registros deben mantenerse para documentar nuestro pasado compartido.

Grupos de registros: rastros documentales

Expedientes acumulados durante la vida de una persona, o durante el período de una organización funciona, revelan aún más sobre la actividad humana. Patrones y las interconexiones entre los registros arrojan luz sobre cómo una persona vivió, o de cómo una organización lleva a cabo sus negocios. Por ejemplo, las direcciones de retorno en un grupo de letras de alguien pueden revelar su itinerario; registros del gobierno almacenados juntos pueden mostrar cómo se tomó una decisión importante.

El cuerpo entero de registros es más que la suma de sus partes. De hecho, mucho de lo que podemos aprender de un registro individual está realmente relacionado con otros registros alrededor. Si los registros individuales son huellas, grupos de registros son como huellas de pisadas que muestran las rutas y desvíos.

Así que los registros están estrechamente vinculados a por qué y cómo fueron creados, utilizados y recogidos. Y esta es la razón por archiveros mantienen registros juntos sobre la base de quién creó y les recogido – si no lo hiciéramos, toda esa información adicional que sólo se encuentra en todo el grupo de registros se perdería, incluso si todos los elementos individuales se mantuvieron. Esta es también la razón, cuando se mira a material de archivo, te darás cuenta de que está en la lista con el nombre de ese creador.

Algunos terminología explicó

Muchos archiveros de todo el mundo, incluyendo aquí en Canadá, se refieren al cuerpo acumulado de los registros de una persona u organización que los fonds de esa persona u organización. Esta palabra se ha tomado de la frase francesa respeto de los fondos, un principio archivístico, que nos dice que debemos reconocer la fuente o procedencia, de los registros cuando organizamos ellos. Los registros tienen mucho más que decir a nosotros cuando sabemos por qué, cómo y por quién fueron utilizados y se reunieron.

Puede que se sorprenda al saber que en el mundo archivístico, un fonds es técnicamente diferente de unacolección. Las colecciones son materiales que son deliberadamente se reunieron y organizaron artificialmente por alguien, en base a un tema o asunto. Algunos ejemplos serían una colección de postales de las cascadas, o un conjunto de recortes de periódicos sobre la historia local; estas agrupaciones no suelen ser creados por cierto como el resultado natural de las actividades o negocios diarias de la colección.

Archiveros aún colecciones asociadas con el nombre del colector, ya que, de nuevo, lo que son y por qué se recogen cosas añade información a la colección. (Archiveros usan la palabra “colección” sin apretar demasiado, para referirse a cualquier grupo de registros.)

Además de los conceptos de fondos y procedencia, otro principio rector importante tenemos en cuenta es el de la orden original. Tratamos de no molestar a la forma en que los creadores de organizar sus propios registros, porque ese orden nos dice mucho más acerca de los creadores y de los propios registros.

Orden Original: Ejemplo 1   Este archivo de tipos de registros mixtos de los fonds William Perkins Bull demuestra la importancia de mantener registros relacionados entre sí. Contiene documentos relativos intento misteriosamente abortado de William Perkins Bull para erigir un monumento dedicado al Regimiento Irlandés de Canadá en Armería de Toronto con piedras importadas de la Calzada del Gigante de Irlanda. Los documentos de este archivo incluyen muchas cartas, junto con algunos planos, fotografías y bocetos. Podemos ver lo importante que es no separar estos registros al imaginar lo que pasaría si lo hiciéramos.¿Cuánto menos podríamos saber sobre Perkins Bull y su proyecto si llevó a cabo el proyecto y ponerlo en una colección general convocada “planos”? sacó la fotografía y almacenado con otros “fotografías de Irlanda” en la colección? eliminado todo este archivo desde el cuerpo de fonds de Perkins Bull y lo puso en una colección general de “registros de planificación monumento” o “registros relacionados irlandeses”?

También se puede notar que los grupos de registros se subdividen en serie, y la serie se subdividen enarchivos. No sólo esta organización jerárquica hacer las cosas más fáciles de encontrar, pero también refleja a menudo la forma en que las personas estructuran sus vidas y negocios.

El arte del arreglo archival

Así que si los archiveros no quieren molestar a la forma en que los registros se organizaron originalmente, ¿qué estamos haciendo cuando nos organizamos registros para que sean utilizables?

Mucho, resulta. Usted probablemente ha pensado en varias maneras la vida real podría ser más desordenado que los principios y las definiciones anteriores. La habilidad del archivero viene en el trato con el desorden de la vida, ya que está representado en los registros y documentos.

Es posible que haya tenido que ordenar a través de los documentos personales de un familiar a la vez, y luchado para averiguar por qué ciertas cosas se mantuvieron juntos. Archiveros no sólo tienen sentido los registros, sino que también ayudan a otras personas tienen sentido de ellas. Aquí hay sólo un puñado de los problemas de los archiveros pueden enfrentar:

• No siempre es fácil determinar qué registros se organizaron originalmente como estaban o incluso de dónde vienen. ¿Cómo podemos buscar contexto informativo?
• Un grupo de registros puede haber sido creado por una persona y luego añadió ay re-organizado por otra. Cuyos registros – cuyo “fonds” – es esto? ¿Cómo podemos saber el trabajo, y así las vidas de diferentes personas de diferencia?
• ¿Qué pasa con las colecciones que se encuentran dentro de fonds? ¿Qué hace el hábito de recoger nos hablan de una persona o la vida de grupo y sobre las colecciones?
• ¿Qué sucede – y lo hace con frecuencia – si un fonds se divide a lo largo de los años como las personas eliminan partes de él? Si varias instituciones archivísticas heredan diferentes partes, ¿cómo podemos presentar un cuadro coherente de los investigadores?
• ¿Qué sucede – y lo hace con frecuencia – si una orden original (si es que alguna vez existió) es casi o ya no discernible? ¿Cómo nos imponemos una que no está engañando?
• ¿Cómo equilibramos orden original con tratar de hacer las cosas fáciles de encontrar?

Malabarismo todos estos factores significa archiveros tienen que recurrir a fuertes dosis de juicio informado, un delicado equilibrio de análisis y síntesis, una buena profundidad de conocimientos generales y habilidades de investigación perfeccionadas. Y sí, muchas veces tenemos que crear orden a partir del caos.

Orden Original: Ejemplo # 2   A veces las relaciones entre documentos son sutiles. Los registros que se muestran a la izquierda, se almacenan conjuntamente por la persona que los recoge: la voluntad de alguien; una carta inconclusa a esta persona de fecha unos pocos meses antes de su muerte; un proyecto de su aviso de muerte; una carta escrita a sus muchos años después de su muerte en aparente ignorancia de su muerte. ¿Podrían estos documentos, en su conjunto, contar una historia? ¿O es su yuxtaposición una coincidencia? El archivista se haga estas preguntas mientras se organiza la recogida de este material fue encontrado en.

El viaje de archivo

Aquí hay otra cosa que pensar. Los seres humanos son únicos; esto significa que cada grupo de registros es único también. Mientras archiveros utilizan los conceptos mencionados anteriormente para guiarlos, cada colección trabajan en presentará sus propios desafíos y recompensas.

No es de extrañar que la organización de los documentos de archivo puede ser un proceso que consume tiempo. Sin embargo, una vez que los archiveros han organizado y descrito los registros, se convierten en una parte accesible de la historia humana.

¿Qué más los principios del acuerdo de archivística significan para los investigadores de archivo? Debido a que los registros son parte de colecciones, cada elemento individual que acceda está rodeado de otros registros que se llega a encontrar como resultado. ¿Quién sabe qué más podría descubrir?

Y – que se remonta al principio de este post – es por eso que en los Archivos Pelar, encontrará información sobre los pueblos aborígenes en estas colecciones diferentes: Perkins Bull, el industrial se mencionó anteriormente estaba personalmente interesado en los pueblos indígenas de Canadá y las cuentas de recogido ellos siempre que podía; la familia Magrath de Irlanda que se establecieron en Erindale en Peel escribió sobre el cumplimiento de estas personas en sus cartas a Dublín; y los registros de tierras muestran la evidencia de las áreas de reserva de disminución de la población nativa. En cuanto a por qué usted encontrará información sobre las estaciones de ferrocarril, en los papeles de una costurera ciudad: recogió directorios telefónicos viejos completo con horarios de la estación.

por Samantha Thompson, Archivero