En razón de la pluralidad de los usuarios que acuden a los archivos, es pertinente la organización de actividades de instrucción que le permita a dicho colectivo un mayor aprovechamiento de los servicios y productos disponibles.

Muchas veces los usuarios que acuden a los archivos llegan con muchas dudas, sin saber lo que estas unidades les pueden ofrecer. Entonces, para dar respuesta a las interrogantes que estos presentan, y para que puedan obtener un mejor aprovechamiento de los centros archivísticos, es imprescindible que ellos reciban algún tipo de formación; lo cual es viable de realizar mediante la planificación de un programa de formación de usuarios.

La formación de usuarios la podemos conceptualizar como el conjunto de actividades que permiten la adquisición de un conocimiento más específico sobre el funcionamiento, el fondo documental, los servicios y los productos, entre otros, del archivo; con la finalidad de que los usuarios tengan un mayor acceso y un mejor uso de cada uno de ellos, para que puedan satisfacer sus necesidades de información conducente a una eficiente gestión administrativa, toma de decisiones, rendición de cuentas, estudios retrospectivos y ocio, entre otros.

Una vez conocidas las necesidades de información, por medio de los estudios de usuarios, de los diferentes grupos que acuden al archivo, se puede establecer el programa de formación de usuarios para un mejor y mayor aprovechamiento de los servicios y los productos que oferta el archivo.
La formación de usuarios es la plataforma ideal para la democratización de la información, pues si los usuarios están instruidos para su acceso, esto les permitirá una mayor usabilidad de la misma para efectos de la transparencia, la toma de decisiones, la gobernanza, los derechos humanos y la rendición de cuentas, entre otros.

Es importante señalar que la formación de usuarios debe convertirse en una actividad perenne en los archivos, que sea tenida en cuenta -de forma sistemática y permanente- en la planificación operativa y que sea vista como un proceso continuo y no finito.

Para efectos de la implementación de un programa de formación de usuarios, hay que tener en cuenta los diferentes modelos de instrucción. Estos corresponden al colectivo y al individual; se puede optar por uno u otro dependiendo del tipo de usuario al que va dirigido el programa de formación y de los objetivos propuestos.

En el caso del modelo colectivo, está direccionado a grupos de usuarios que van a recibir la formación respectiva, se recomienda que no sean mayor de 15 personas. Presenta la ventaja que se ahorra tiempo y recursos, porque la actividad está dirigida a varios individuos.

En cuanto al modelo individual, se realiza de forma personalizada; ya sea porque éste se adecua más al estilo de aprendizaje de un usuario, o bien, porque no tiene tiempo para actividades grupales. Ostenta la ventaja de que se ajusta mejor a las necesidades e intereses de cada usuario.
Respecto a los métodos de formación, vienen dados de las estrategias que se utilizan en cualquier proceso de enseñanza-aprendizaje; los cuales son aplicables a los modelos colectivos o individuales en la formación de usuarios y corresponden a los siguientes:

• Instrucción directa: es aplicado directamente al usuario, la información es transmitida en una sola dirección por un facilitador. Es recomendable para trabajar con usuarios potenciales.
• Instrucción indirecta: el usuario controla el ritmo de su propio aprendizaje y es responsable del mismo. Se utiliza para instruir a los usuarios reales.
• Instrucción semidirecta: consiste en la combinación de las dos anteriores.

1. Señalética: permite la comunicación e identificación de las áreas y la accesibilidad a los servicios del archivo. Además, orienta las acciones de los usuarios para la localización de las personas. Por lo tanto, la importancia de la señalización es de carácter informativo y orientativo.
2. Infografías: es una representación gráfica visualmente atractiva de un conjunto de ideas o datos; su finalidad es facilitar la comprensión de la información determinado asunto.
3. Afiches o carteles: son todos aquellos materiales escritos, dibujados o impresos, mediante el cual se destaca una idea importante, un mensaje o la promoción de una actividad, servicio o producto. Pueden ser impresos o digitales.
4. Folletos o desplegables: es una publicación con información general o específica del archivo. Permite darlo a conocer en todos sus aspectos o en alguna particularidad que se quieran destacar, tales como servicios, reglamentos, normativas e instructivos, entre otros. Pueden ser impresos o digitales.
5. Guía de archivo: incluye datos informativos del archivo, la reseña histórica, las áreas del archivo, los servicios y los productos, entre otros. Puede ser impreso o digital.
6. Vídeos: consiste en un medio audiovisual que permite dar a conocer el archivo.
7. Visitas guiadas: su finalidad es dar a conocer al archivo en todas sus dimensiones.
8. Conversatorios: consiste en una disertación oral sobre un tema concreto, puede estar relacionado con aspectos generales o particulares que se quieren dar a conocer del archivo, tales como la organización del acervo documental, la implementación de un nuevo servicio, las series documental, etc.
9. Cursos y talles: es una forma de enseñanza que permite la capacitación y aprendizaje sobre un tema específico, por ejemplo, el uso de la base de datos, la elaboración de tablas de plazos de conservación, la cumplimentación de las listas de remisión, la elaboración del cuadro de clasificación, etc.

Del 7 al 11 de noviembre el Archivo Histórico Arquidiocesano de San José (Costa Rica) organiza el ciclo de conferencias titulado “Migraciones y sus protagonistas en los archivos históricos”. Las conferencias serán retransmitidas en directo por medio de la página de Facebook del Archivo Histórico Arquidiocesano.

Semana AHABAT 2022: Migraciones y sus protagonistas en los archivos históricos

El movimiento de personas y grupos humanos desde su país de origen hacia una nueva patria es una constante en la Historia y de hecho uno de los motores de la misma. Asimismo, es un fenómeno rico en pequeñas historias personales y familiares.

Los archivos históricos son testimonio de todo ello y, por su puesto, entre ellos, el Archivo Histórico Arquidiocesano de San José. La Semana AHABAT, desde su primera edición en 2019, pretende promover la formación de nuestros usuarios para que puedan realizar las investigaciones de su interés de forma, si cabe, más provechosa, tanto en nuestro archivo como en otros relacionados.

Por eso, este año nos hemos interesado por uno de los temas que de forma recurrente se investigan a partir de nuestros fondos documentales, como es la llegada a Costa Rica a partir del siglo XIX de personas procedentes de otras latitudes y la consiguiente formación aquí de nuevas familias que, al menos parcialmente, tienen sus raíces en otros países.

Para ello, durante la semana del 7 al 11 de noviembre, vamos a tener la oportunidad de escuchar y conversar con personas involucradas en la conservación e investigación de los fondos documentales relacionados con las migraciones. De ese modo, conoceremos la experiencia del Archivo de Indianos (ubicado en la población de Colombres, Asturias, España), especializado en la recuperación y facilitación de la documentación relacionada con la emigración asturiana y española a América; veremos dos ejemplos concretos de investigación sobre las migraciones italiana y china a Costa Rica, así como en general las fuentes documentales existentes en el Archivo Histórico Arquidiocesano para el estudio de la inmigración; y, finalmente, el personal del Archivo Histórico Arquidiocesano hará una breve exposición sobre algunos proyectos en los que hemos estado trabajando a lo largo del presente año y que consideramos de interés para los investigadores.

Las conferencias serán retransmitidas en directo por medio de la página de Facebook del Archivo Histórico Arquidiocesano, estando previsto un espacio de intervenciones del público una vez concluida cada conferencia. Esperamos contar con su asistencia.