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NUESTRA OPINIÓN
Algunas consideraciones para la digitalización de documentos
Jorge Arturo Arias Eduarte / Coordinador Departamento de Tecnologías de la Información
multimedios@dgan.go.cr
Los procesos de digitalización de documentos, consisten en poder realizar una representación de un documento por un conjunto de puntos o muestras, el resultado se denomina imagen digital del documento. Para los archivos actuales, la digitalización se ha convertido en una forma de poder conservar aquellos documentos que se encuentran en soporte tradicional (papel, audios, mapas, videos y films, entre otros), siendo al final un proceso que se basa en convertir un origen no digital (analógico) en una representación binaria (digital) del original.
Las imágenes digitales se pueden obtener de varias formas: por medio de dispositivos de conversión analógica-digital, como son los escáneres y las cámaras digitales. Las imágenes obtenidas por escaneo, son divididas en una matriz de puntos a modo de cuadrícula y que recibe el nombre de píxel. Esta representación -que se conoce como una cadena de código binario- es enviada al computador, donde la imagen queda almacenada en formato digital.
Para lograr que el proceso de digitalización de documentos obtenga los resultados requeridos, es necesario definir lineamientos básicos en cuanto a estándares de calidad, formatos y almacenamiento con el objetivo de que los documentos digitalizados puedan ser de acceso universal para todas aquellas personas que estén interesadas en consultarlos.
Hoy en día, existe un conjunto de normas internacionales para lograr que los documentos digitales cuenten con la calidad requerida para su debida conservación a largo plazo y, además, una lista de formatos universales para su consulta por diferentes personas usuarias. Para ello, se debe considerar la implementación de estándares, normas y buenas prácticas internacionales para su debida digitalización. Entre las normas más destacadas se encuentran:
1. La Norma ISO/TR 13028:2010 Information and documentation – Implementation guidelines for digitization of records, publicada por AENOR (2011d). Establece las directrices para la creación de documentos digitalizados obtenidos a partir de soportes no digitales.
2. La norma ISO/TR 15801:2009 Document management – Information stored.Establece recomendaciones de veracidad y fiabilidad que describen procesos y procedimientos.
Otro de los aspectos que se deben de considerar para la digitalización de documentos, consiste en determinar cuáles documentos deben ser digitalizados y su orden de prioridad. Para ello, como una última recomendación para hacer efectiva una buena digitalización, los archivos deben de elaborar e implementar un plan de digitalización de documentos, realizando un análisis previo de los documentos que se disponen en formatos tradicionales, los tipos de documentos, los que requieren ser tratados urgentemente por su estado de conservación y aquellos que son de mayor consulta.
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