- El documento electrónico es la piedra angular de la nueva Administración Digital. Garantizar su autenticidad, integridad y conservación es el objetivo de los Archivos.
- El archivo electrónico único es el conjunto de expedientes y documentos electrónicos que corresponden a procedimientos finalizados, que cada Administración deberá mantener.
- Albalá 7 es un sistema de gestión de documentos de Archivo que permite administrar, en una única aplicación y repositorio, tanto el archivo en papel como el archivo electrónico. Permite a las Administraciones afrontar la transformación digital documental.
La sociedad lleva inmersa en una transformación digital desde hace unos años y esta evolución está modificando su relación con la Administración y, como consecuencia, el trabajo en los Archivos, debido a un nuevo protagonista: el documento electrónico. El archivo electrónico forma parte de esta metamorfosis digital y la gestión del documento electrónico supone un gran cambio de paradigma tanto para el Archivo como para su profesional.
A día de hoy, se está dotando a la Administración de herramientas que permiten llevar a cabo un registro y una tramitación electrónica de sus procesos documentales. Todo esto con criterios de gestión documental, y con nuevas herramientas, metodologías y conceptos, por ejemplo, OAIS, SIP, AIP, METS, PREMIS, firma electrónica, ENI, etc. Es la unión de los conceptos y las herramientas tradicionales (descripción, cuadro de clasificación, valoración documental, etc.) con lo nuevo lo que marca el camino del archivero y de la profesión.
El archivo electrónico único
En España, tras una normativa y legislación difusa y poco desarrollada, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común (LPAC) ha establecido la obligatoriedad de toda Administración Pública de mantener y gestionar un archivo electrónico único. La ley, en su artículo 17 establece:
- Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
- Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión.
El archivo electrónico único es el conjunto de expedientes electrónicos compuesto por documentos, también electrónicos, que corresponden a procedimientos finalizados. Además, los expedientes y documentos deberán cumplir una serie de condiciones establecidas, entre otras, en las NTI (Normas Técnicas de Interoperabilidad) de expediente y NTI de documento.
Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, la integridad y la conservación del documento. Por último, dice que los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el ENS (Esquema Nacional de Seguridad), garantizando así la integridad, la autenticidad, la confidencialidad, la calidad, la protección y la conservación de los documentos almacenados.
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