Automatización, el cambio profundo de la administración pública

Asu paso por Mondoñedo, la autovía A8 queda envuelta en una niebla densa cuando hace mal tiempo. La néboa se resiste a abandonar ese largo camino artificial esculpido por maquinaria de obra. Cuando esto ocurre son frecuentes los accidentes de circulación y las autoridades se ven obligadas a cerrar el tramo afectado. La solución está en camino y se ha buscado por cauces poco tradicionales.

El proyecto que pretende poner fin a estos cortes de carretera y garantizar la seguridad vial se ha seleccionado a través de un proceso de compra pública innovadora. Una fórmula que se caracteriza por plantear el problema abiertamente, para escuchar diferentes propuestas, en lugar de pedir una solución concreta de antemano. En el caso de la A8 se va a optar por una iniciativa de la que aún no se ha revelado información, aunque se sabe que está orientada a modificar las condiciones ambientales para reducir la niebla.

No es una solución convencional, reconoce Teresa Riesgo, directora general de Investigación, Desarrollo e Innovación en el Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades: “Todo lo que tiene que ver con un proceso de innovación implica un cierto riesgo. Pero el beneficio potencial es muy grande. La Administración Pública puede conseguir una solución mucho mejor que lo que hay en el mercado, mientras que por otro lado se moviliza a un determinado sector, para incentivar la innovación entre las empresas”.

La compra pública innovadora es una punta de lanza en la transformación digital de la Administración. “Se ha puesto mucha atención en la transparencia de los procesos de compra. Antes eran muy largos y no siempre se obtenía el mejor servicio. Ahora hay software para ayudar a que sea más sencillo y transparente”, explica Brian Chidester, jefe del área de sector público en la compañía OpenText, especializada en transformación digital.

A la zaga, pero no fuera

“Ya no necesitas llevar a los inspectores a la fábrica. Con un algoritmo puedes detectar que ciertos contratos, seguramente, son irregulares”.

“Tradicionalmente los gobiernos han tenido un retraso grave respecto a las empresas”, apunta Chidester. “Pero en los últimos años esta brecha ha disminuido. Siempre van a estar a la zaga. Pero ya no están fuera de juego”. El Ayuntamiento de Madrid utiliza el software de su empresa para la gestión de documentos internos y de servicio al ciudadano, como pagar impuestos, multas o realizar consultas desde diferentes dispositivos.

Teresa Riesgo resalta otro ejemplo de transformación: “La inteligencia artificial ofrece muchas posibilidades, especialmente para leer documentos ricos en texto y extraer la información”, comenta en referencia a algoritmos que pueden interpretar textos de carácter técnico y científico. “Muchos procesos de la Administración tienen posibilidades de mejora haciendo inversiones adecuadas y esto está en la agenda”, asegura.

“El sector privado empuja gran parte de la innovación. Este impulso deja a los gobiernos en un lugar donde no pueden quedarse parados”, señala Chidester. Las empresas han fabricado smartphones y han acostumbrado a los ciudadanos a tener todo al alcance de su mano. Son hábitos ante los que la Administración Pública tiene que responder.

Las gestiones telemáticas suponen un ahorro de cargas administrativas. Aumentan la eficiencia, con lo que se ahorra tiempo. Así los empleados públicos tienen más disponibilidad para realizar funciones con mayor valor añadido o que antes se aplazaban. Los costes también disminuyen y se necesita menos personal. Pero la automatización de funciones tiene un efecto en el empleo que se debate con fuerza en el sector privado y aún con cautela en la esfera pública.

Impacto en el empleo público

Las administraciones públicas no son ajenas a la sustitución de personas por máquinas. “En el impuesto sobre la renta antes había 2.000 grabadores introduciendo datos a mano. Todos esos puestos han desaparecido”, apunta Fernando de Pablo, secretario general de Administración Digital, del Ministerio de Política Territorial y Función Pública.

Aquellos grabadores de datos dejaron esa tarea para ocuparse de otros quehaceres. Muchos de ellos pasaron a encargarse de comprobar la calidad de la información que se introduce en los sistemas. “Manejar información no es manejar datos que no tienen calidad. Si no hay calidad no se puede gestionar”, incide De Pablo, quien añade que ahora hace falta mucha más gente con formación digital en la Administración.

El objetivo en el horizonte es transformar a mejor la forma de prestar servicios.

Ha ocurrido igual con los operadores de voz y las citas previas por internet para, por ejemplo, renovar el DNI o pedir hora con el médico. “Antes los expedientes venían en papel. Alguien tenía que recibirlos y ordenarlos. Ahora entran por internet y se clasifican automáticamente”, señala De Pablo.

Empleos más cualificados

“Muchos trabajos cambiarán pero no desaparecerán”, comenta Sarah Doyle, directora de investigación en el Brookfield Institute, un think tank económico canadiense centrado en innovación. “Lo interesante es mirar al nivel de tarea, más que al de empleo. Gran parte de las funciones que se hacen ahora pueden ser teóricamente automatizadas, pero estas tareas están distribuidas a lo largo de diferentes tipos de trabajos y hay otras partes de estos trabajos que no pueden ser automatizadas”.

Doyle reconoce que hay pocas estimaciones sobre el impacto directo en el sector público. Pese a todo, los datos del estudio de Frey and Osborne (The Future of Employment) aventura que en Reino Unido se reemplazarán 250.000 trabajadores públicos para 2030. En referencia a España, Luz Rodríguez, profesora de Derecho del Trabajo en la Universidad de Castilla-La Mancha y directora de un proyecto de investigación sobre tecnología y trabajo, afirma que no existen prospecciones al respecto. Pero tiene claro en qué áreas tendrán mayor incidencia las tecnologías de automatización.

“La función puramente administrativa tiene un riesgo de automatización muy alto. Por ejemplo, cotejo de requisitos para que te den una subvención, responder el teléfono, hacer escritos”, enumera. Se trata del trabajo administrativo más clásico, aunque no en exclusiva. Rodríguez explica que para los jueces revisar las sentencias dictadas sobre un tema era un trabajo de búsqueda tedioso, mientras que ahora un algoritmo es capaz de mostrar toda la jurisprudencia al instante.

“Estamos viendo un cambio desde el trabajo de valor bajo al de valor alto. Nuestras herramientas pueden automatizar procesos que se consideran de bajo valor, como la introducción de información en los sistemas o el envío de documentos”, expone Chidester. “Esto permite que los trabajadores se centren en tareas de alto valor. Hace cinco años, la inteligencia artificial se veía como algo malo porque llegaba para quitar puestos de trabajo. Creo que ahora los empleados públicos quieren inteligencia artificial, porque facilita el trabajo y los libera de tareas pesadas”.

La inteligencia artificial se emplea ya en España para agilizar algunos procesos dentro de la Administración. El organismo de Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuenta con algoritmos para detectar contratos temporales irregulares. “Ya no necesitas llevar a los inspectores de trabajo a la fábrica para comprobar allí cuántos trabajadores temporales tienen. Con un algoritmo puedes detectar que ciertos contratos seguramente son irregulares, porque sobrepasan el tiempo estipulado”, remarca Rodríguez.

La función social

Estos avances comportan mayor eficiencia en los resultados y también menor necesidad de personal. Pero el debate del empleo en el sector público no se reduce únicamente a la eficiencia económica, como ocurre generalmente en el privado. “El contexto de la Administración es distinto, porque nuestro retorno de la inversión no es meramente económico, también es social. La administración pública no se puede plantear cerrar una oficina solo por una cuestión económica”, subraya De Pablo.

El secretario general de Administración Digital recalca que en el sector público no se han eliminado puestos de trabajo. Los empleados liberados se reconvierten con programas de formación a otras funciones, especialmente las que implican capacidades digitales.

La transformación digital y la automatización de servicios en España han prosperado con el aliento de un aliado imprevisto. Descontando Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y Defensa, la plantilla de la Administración General del Estado ascendía a 242.000 personas en 2010. Ahora el número de funcionarios es de 197.000. La crisis económica congeló muchas oposiciones y parte de los empleados públicos se ha jubilado sin que hubiera un reemplazo. “Para nosotros la automatización no ha supuesto un riesgo para los puestos de trabajo”, reflexiona De Pablo. “Todo lo contrario. Nos ha permitido mantener los servicios públicos e incluso mejorarlos con menos personal pero más especializado”. Y hay puestos que no son automatizables, como un médico o un inspector.

Redefinir la función pública

Ahora se avecina una oleada de nuevas jubilaciones —la edad media de un empleado público es de 52 años, en comparación con los 42 años del sector privado— y la automatización jugará un papel importante. “La entrada de la tecnología en los procesos administrativos coincide con un reto demográfico”, indica la profesora Rodríguez. “Toda la función pública que se generó a partir de la creación del Estado democrático está a punto de entrar en jubilación”. Según De Pablo, dentro de diez años podría jubilarse la mitad del funcionariado. Y esto abre la puerta a actuar como se hizo durante la crisis: incrementando la automatización. Las ofertas de empleo público priorizan los puestos que no pueden realizar máquinas.

Ante la coyuntura, Rodríguez opina que antes de nada hay que definir el modelo de función pública que se busca: “A partir de ahí tenemos una ventana de oportunidad para actuar. Habrá que ver en qué casos se necesita atención directa y qué tareas las puede desempeñar la IA”. El objetivo en el horizonte es transformar a mejor la forma de prestar servicios. Pero sobre todo evitar que se queden funciones públicas sin cumplir.