España entera ha vivido recientemente el proceso electoral en todas las Corporaciones Locales y en una gran parte de las Comunidades Autónomas. Porque así lo ha querido la voluntad popular muchos altos cargos estarán en estos momentos preparando el traslado al finalizar su responsabilidad en los distintos gobiernos y administraciones. Éste es un procedimiento que ya afortunadamente está asumido en la cultura política del país y de los paisanos, pero en esta ocasión se están dando muchas circunstancias que nos preocupan;
En primer lugar nos preocupa no el momento actual, si no el precedente, es decir, no el cambio en el signo político de las administraciones, si no la campaña que la ha dado lugar. Me refiero a la poca presencia que por lo general han tenido en los programas electorales las cuestiones relacionadas con los sectores profesionales de los Archivos, las Bibliotecas, los Museos, la Documentación, la Arqueología o el Patrimonio. Pero bueno, eso ya es agua pasada y solo cabe esperar que en los futuros procesos electorales los partidos que concurran cuenten con los profesionales y sus asociaciones para configurar sus próximos programas electorales.
La otra cuestión altamente preocupante es el incremento de denuncias (más mediáticas que jurídicas) referidas a la destrucción de la documentación que se produce a la hora de abandonar los despachos; bueno, son más preocupantes las denuncias que no se producen, bien por falta de pruebas (estamos hablando precisamente de destrucción de pruebas), bien por el miedo del funcionariado a las represalias que en tales ocasiones se suelen dar.
Los responsables políticos cuando acceden a sus cargos, y muy especialmente cuando los abandonan, deben tener muy presente varios principios:
.- la documentación de los partidos políticos es patrimonio documental público
.- la documentación de los grupos municipales y de los grupos parlamentarios de cada partido es propiamente documentación municipal y/o autonómica, según los casos.
.- la misma consideración, en cuanto a la salvaguarda y conservación, se ha de dar a la documentación generada sobre soporte papel o sobre cualquier otro, sea éste el que sea, tanto ya existente como por ser inventado en el futuro.
.- la documentación, tanto la estrictamente administrativa como la que pueda haber servido de apoyo a la gestión, o la que resulte ser consecuencia de ella, cumplidos los plazos establecidos de forma reglamentaria, debe ser remitida al Archivo para su tratamiento y custodia.
.- la documentación pública es propiedad de sus titulares, es decir, de las distintas administraciones públicas; nunca propiedad privada de sus administradores, quienes no están capacitados para decidir sobre sus perdurabilidad de la misma, y mucho menos retenerla innecesariamente, enajenar dicha documentación, o simplemente llevársela a su casa.
.- cuando un responsable cambie de responsabilidad, habrá de considerar que la documentación hasta ese momento gestionada no le deberá acompañara a su nuevo destino.
.- cada administración habrá de regular el uso de las máquinas destructoras de papel, para evitar los abusos que habitualmente se producen, debiéndose certificar la documentación destruida.
.- cuando los dispositivos informáticos al servicio de la administración sean formateados, deberá quedar constancia acreditada de tal operación.
.- para que estos preceptos básicos se puedan poner en práctica, será preciso que los archivos públicos tanto convencionales como electrónicos estén suficientemente dotados de personal, espacio y medios
José María Nogales Herrera
Vicepresidente de ANABAD