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Sala de Consulta e Investigación: sus servicios y sus usuarios
La Sala de Consulta e Investigación del Archivo Nacional de Costa Rica lleva el nombre de uno de sus exdirectores: el profesor José Luis Coto Conde. Esta es la parte visible del trabajo que llevan a cabo los funcionarios del Departamento Archivo Histórico y del Sistema Nacional de Archivos en general, al tratarse del Archivo Histórico o final de este sistema. Además, es una de las “caras” de la institución a la par de las áreas de consulta del Departamento Archivo Notarial, Archivo Intermedio y Archivo Central.
En depósitos controlados por temperatura y humedad, se resguardan documentos desde el año 1539 y prácticamente hasta la actualidad, estos documentos contienen información de la labor pública costarricense y algunos de carácter privado, todos con declaratoria de valor científico cultural.
¿Qué puede consultar el usuario en la Sala de consulta?, ¿qué servicios tiene a disposición? En los más de 300 fondos documentales, las personas que visitan la Sala pueden tener acceso a fotografías, mapas, planos, videos, audios y documentos en soporte papel. Para su localización se hace uso de los instrumentos de acceso disponibles, sean base de datos, inventarios y ficheros.
Los documentos que resguarda el archivo adquieren verdadero valor y significado por lo información que contienen, es así que los usuarios pueden entre otras cosas: descubrir la historia del país escrita por sus propios protagonistas, encontrar pruebas que les permitan defender sus derechos, escudriñar entre las ramas de su genealogía, desempolvar acontecimientos y maravillarse con el arte de la arquitectura o los paisajes de una Costa Rica lejana en el tiempo.
Además del acceso, las personas que así lo quieran podrán solicitar la reproducción de los documentos, entre las opciones se encuentra la fotocopia simple o certificada y la reproducción mediante cámara digital dependiendo de la antigüedad, estado de conservación, formato y restricciones de los documentos; otras reproducciones como audio y video también son una opción cuando las posibilidades y tecnología de la institución así lo permitan.
¿Quiénes son los usuarios que visitan la Sala? Se podría pensar que el público de un archivo histórico es selecto, lleno de académicos; y aunque ciertamente este grupo lo suele visitar, podemos encontrar historiadores, estudiantes, notarios, comerciantes, genealogistas, arquitectos, amas de casa, periodistas, antropólogos, sociólogos, agricultores… la lista es interminable.
Sin importar el tema de investigación, los personeros de la Sala tenemos como objetivo primordial que los usuarios estén en capacidad de aprovechar en forma óptima los recursos de información que posee la institución, con lo cual puedan satisfacer sus necesidades de consulta.
R. Vinicio Méndez Mora
Profesional del Departamento Archivo Histórico.
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