Toda la comunidad archivística española, todo el mundo de la administración pública (quizá no tanto) y cierta parte de la ciudadanía interesada en el progreso estaba pendiente de una fecha próxima como es el día 2 de octubre de 2018, en que ya debería estar plenamente implementados todos los preceptos contenidos en las leyes 39 y 40 / 2015.
Lo primero que nos llama la atención es el largo, larguísimo plazo establecido para la plena entrada en vigor de estas leyes (tres años y un día). Pocas veces el legislador es o ha sido tan generoso, como en este caso para la entrada en vigor de una ley. Esto, que no es generosidad, es el entendimiento claro de la mucha dificultad en recorrer un arduo camino tan lleno de dificultades de todo tipo.
La primera dificultad estará quizá en una administración pública española integrada por una plantilla funcionarial de una media de edad algo avanzada y poco dispuesta a los cambios que estas leyes vienen a imponer.
De otro lado, el poco o nulo interés de los responsables políticos en resolver estos asuntos, más allá de lo que a la galería viene a interesar, falsamente relacionado con la transparencia y con la participación ciudadana.
Elementos añadidos pueden ser el poco hábito de trabajo colectivo en el seno de la propia administración, más pensada en el medro individual que en la tarea común, y, sin duda, el bajo nivel de desarrollo tecnológico aplicado a la función administrativa.
Si las leyes 39 y 40/2015 implican un cambio drástico en el paradigma de definición y funcionamiento de la administración, ese cambio nunca podría ser partiendo de la nada, sino a partir de un trabajo administrativo homologado (y no era el caso).
Aplicar un cierto nivel tecnológico sobre un cierto desbarajuste organizativo, es la manera mejor de llegar rápidamente y con certeza al Kaos más absoluto. Eso es, ni más ni menos, no que podría ocurrir.
El legislador dio tres años de plazo (como diría el Tenorio; “Cuán largo me lo fiais …”) pero ese plazo, se ha hecho perentorio (también siguiendo a Don Juan) y se ha cumplido el término.
Hay administraciones (no importa el rango ni el tamaño), pocas realmente, que han cumplido sus obligaciones y hoy, antes de llegar el dos de octubre, se encuentran en condiciones plenas de cumplir con cuantos preceptos técnicos y organizativos imponen estas leyes.
Hay otras administraciones que, de alguna manera van por el buen camino, y llegado el momento se podrán defender ante sí mismas, ante las otras administraciones y ante la ciudadanía en los preceptos normativos que establecen estas leyes.
Hay administraciones, muchas, que comenzaron tan tarde y tan mal a aplicar la normativa, que a día de hoy no están en condiciones de dar un mínimo de lo que de ellas se espera en estas materias. No les pasará nada.
Sobre el cómo, también hay algo que decir. Ciertas administraciones (tampoco en esto la condición y el tamaño tiene mucho que ver) lo que han hecho lo han hecho por sí mismas pues a lo largo del tiempo han desarrollado equipos técnicos y humanos capaces de realizar estas tareas. Han desarrollado normativa, han diseñado equipos y estructuras administrativas, han construido arquitecturas tecnológicas adecuadas.
La mayoría de estas administraciones carecen de esa posibilidad y han tenido que recurrir a empresas del sector privado que han ido desarrollando productos adecuados para estas nuevas tareas a implementar. En cierta medida esto ha provocado una especie de burbuja informática; muchos productos, muy caros (algunos de ellos) y no todos de calidad contrastada.
Una cosa es cuanto afecta al Sistema de Gestión Administrativa, y aplicaciones relacionadas, pero mención aparte merece el Archivo Electrónico Único.
Así las cosas, tres años después, el Gobierno de la Nación es consciente de las ciertas dificultades para que todas las administraciones pudieran implementar plenamente los extremos contemplados en estas leyes, de tal modo que se ha visto impelido a publicar el Real Decreto Ley 11/2018, de 31 de agosto, de trasposición de directivas en materia de protección de los compromisos por pensiones con los trabajadores, prevención del blanqueo de capitales y requisitos de entrada y residencia de nacionales de países terceros y por el que se modifica la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Un Decreto realmente peculiar, por cuanto en su cuerpo normativo se mezclan asuntos quizá no muy relacionados entre sí, salvo por el carácter urgente de la disposición.
Se fija un texto muy clarificador en su disposición final séptima. Entrada en vigor, que dice así:
“La presente Ley entrará en vigor al año de su publicación en el Boletín Oficial del Estado. No obstante, las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la administración y archivo único electrónico producirán efectos a partir del día 2 de octubre de 2020”.
La realidad se impone. Muchas administraciones han cumplido su obligación y están prontas a la tarea. Otras en lo absoluto. Los perezosos disponen de dos años más. ¿Será tiempo suficiente?.
Se entiende que las administraciones que estén en condiciones de poner en marcha su Archivo Electrónico Único, lo puede hacer perfectamente, y eso que llevarán ganado.
José María Nogales Herrera
Presidente
Federación ANABAD. España.