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NUESTRA OPINIÓN
La valoración y el patrimonio documental científico-cultural
Camila Carreras Herrera / Profesional Departamento Servicios Archivísticos Externos
sae05@dgan.go.cr
El acervo documental que se conserva en el Archivo Nacional de Costa Rica y en particular en el Archivo Histórico es una fuente invaluable de información que permite reconstruir la memoria y la historia del pueblo costarricense. Es un privilegio para los estudiosos investigar teniendo como base los documentos que allí se tutelan, así como también es motivo de admiración para aquellas personas que descubren por primera vez, que nuestro país cuenta con un patrimonio documental científico-cultural custodiado por medio de procesos técnicos de calidad, con una infraestructura del más alto nivel y con un personal debidamente capacitado.
Es por medio de la valoración de los documentos – proceso archivístico que establece cuáles documentos se conservan, por cuánto tiempo y cuáles se eliminan – que es posible determinar cuál será el patrimonio documental de nuestro país. Para esto, la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, en sus artículos 3 y 31, crea la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos como único órgano encargado de determinar el valor científico-cultural de los documentos, así como establece que toda la documentación que cuente con dicho valor formará parte del patrimonio científico-cultural de Costa Rica, en este caso específico, en el ámbito documental.
Esta ley nos indica que se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos que sirven como testimonio y que reflejan el desarrollo de la realidad costarricense, y que estos pueden custodiarse en los distintos archivos administrativos del país hasta que se transfieran al Archivo Nacional. Cabe señalar, que esto también se sustenta en un marco jurídico superior en el cual nuestra Constitución Política, en el artículo 89, tutela la conservación y el desarrollo del patrimonio histórico y artístico del país. También se basa en un marco internacional en el cual se promueve el rescate y la conservación del patrimonio documental de la humanidad.
Por su parte, dada la relevancia de las declaratorias de valor científico-cultural de los documentos, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos ha trabajado con gran interés en los últimos años en elaborar una serie de criterios que permitan guiar tanto a los profesionales y técnicos del quehacer archivístico, como a los miembros de la Comisión, en su análisis para identificar y declarar con mayor rigurosidad estos documentos. Esta iniciativa se concretó en el año 2014 con la publicación de un documento titulado “Criterios de valoración para la declaratoria de documentos con valor científico-cultural”, elaborado por varias personas funcionarias del Archivo Nacional. En dicho texto se tomaron en cuenta criterios relacionados con coyunturas históricas relevantes, la protección de los derechos de los ciudadanos, la toma de decisiones, el cumplimiento de las funciones del Estado y la antigüedad de los documentos, entre otros, para realizar las correspondientes declaratorias.
Asimismo, desde el año 2014 esta Comisión incrementó sus esfuerzos en elaborar y publicar resoluciones de declaratorias de documentos con valor científico-cultural de carácter general y obligatorio para todas las entidades del país. Esto ha permitido ampliar el radio de trabajo de la Comisión para que estas declaratorias alcancen de manera más efectiva a un mayor número de instituciones. Esto, por supuesto, redunda en un aumento del rescate del patrimonio documental de la Nación y a su vez en mayores retos para la Comisión, para la Dirección General del Archivo Nacional, para aquellas personas que se dedican a esta materia y para la sociedad costarricense en su conjunto, para que se cuente con fuentes documentales apropiadas que permitan construir y reconstruir la historia y la memoria colectiva del país, en la cual, todos los actores sociales deberían estar representados.
Este reto supone también un equilibrio adecuado con la otra función de la valoración documental antes mencionada, que tiene que ver más bien con la eliminación de aquellos documentos que no cuentan con valor científico-cultural. Esta doble función de la valoración – conservación permanente y eliminación de los documentos – ha generado que la valoración sea una actividad sumamente importante tanto desde el punto de vista de la Administración como de la Historia.
Interés de la Administración para eliminar por medio de los procedimientos establecidos por ley aquellos documentos que ya no tienen ningún valor, mejorar así la gestión documental y evitar la costosa acumulación de documentos que ya no son necesarios en las instituciones. Interés de la Historia por conservar aquellos documentos patrimoniales científico-culturales que pertenecen a la Nación, es decir a todos los costarricenses y a la humanidad.
Por lo tanto, es solo por medio del perfeccionamiento y la rigurosidad de los procesos de valoración documental que se podrá obtener el equilibrio necesario para un adecuado rescate del patrimonio documental del país, así como, para el desarrollo de una gestión documental eficiente en las organizaciones. Al respecto, dado que las instituciones profundizan sus esfuerzos en mejorar la administración de los documentos, es también esperanzador reconocer el enorme esfuerzo que se realiza en nuestro país para seguir una hoja de ruta que impida la pérdida de los documentos declarados con valor científico-cultural, que permita rescatar y velar por nuestro patrimonio documental para sumarlo, de forma integral, al patrimonio histórico arquitectónico y al patrimonio cultural inmaterial ya existente en Costa Rica.
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