ARCHIVO GENERAL DE LA REGION DE MURCIA. 18 Y 19 DE DICIEMBRE DE 2017.
El lunes 18 y martes 19 de diciembre, se han celebrado en el Archivo General de la Región de Murcia, las Jornadas sobre Administración Electrónica y Archivo, organizadas por la Unión Territorial de Anabad-Murcia, en colaboración con Fesabid y la Coordinadora de Asociaciones de Archivos y el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
Las Jornadas se desarrollaron como estaba previsto, en horario de mañana, de 9 a 14 horas. La primera jornada del lunes 18 se abrió con la ponencia del Profesor de Derecho administrativo de la Universidad de Murcia, Julián Valero Torrijos, que bajo el título “Del archivo tradicional al archivo electrónico único”, versó sobre la normativa legal que sustenta el actual desarrollo del procedimiento administrativo, Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y la evolución que representa respecto a la normativa anterior en materia de derecho de acceso a la información pública, como la Ley 11/2007, de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (Disposición derogada), así como los Reales Decretos 3/2010 y 4/2010, de 8 de enero, por los que se regulan el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el ámbito de la Administración Electrónica, así como las correspondientes Normas Técnicas de Inteoperabilidad. El ponente analizó con claridad y de forma muy didáctica, el gran avance que ha supuesto contar con esta normativa, así como las contradicciones que en algunos aspectos plantea, como la no consideración de administración pública a las universidades, etc.
La segunda ponencia de la mañana del lunes 18, corrió a cargo de Ángel Luis Calvo Sotillos, técnico del Archivo Municipal de Alcalá de Henares (Madrid), que abordó la evolución del papel del archivo y de sus profesionales, en el ciclo vital de los documentos. La ponencia titulada “Archivo, archivero y ciclo vital de los documentos electrónicos”, hizo un recorrido por la ubicación tradicional del archivero y del tratamiento archivístico, al final de la cadena documental, mientras la tramitación se desarrollaba en lo que se ha venido denominando “etapa pre-archivística del ciclo vital de los documentos”, y en lo perjudicial que ha sido a su juicio este planteamiento para la correcta organización de los fondos, al trasladar al archivo los resultados de unas inadecuadas prácticas administrativas, que impiden el acceso rápido y pertinente a la información contenida en los documentos y expedientes. También abordó la necesidad de abandonar el perfil de auto-exclusión e invisibilidad que tradicionalmente ha caracterizado al profesional de archivo en el contexto de las instituciones productoras.
La tercera y última ponencia de la mañana corrió a cargo de Eugenio Villarreal Mascaraque, Archivero Municipal de Leganés (Madrid). Bajo el título de “Pilares archivísticos para la Administración electrónica: Cuadro de clasificación versus Inventario de procedimientos, Tesauro y Catálogo de tipos documentales”, quién abordó la solidez de estos instrumentos para afrontar los desafíos de la Administración electrónica. El ponente. Como miembro del Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, presentó la labor que viene desarrollando el Grupo al respecto, con la publicación de los trabajos realizados y que han sido, son y servirán de sólido cimiento de la e-administración.
Concluidas las ponencias se celebró un interesante debate de los ponentes con los asistentes a las Jornadas, en el que se plantearon cuestiones de indudable actualidad, acerca de los temas tratados.
La segunda jornada, se abrió con la ponencia de Ángel Luis del Río, Técnico de Organización del Ayuntamiento de Pozuelo de Alarcón (Madrid), quién abordó la necesidad de establecer una hoja de ruta para la implantación de la Administración electrónica. Su ponencia “Elementos necesarios para implantar la Administración electrónica: una hoja de ruta desde la perspectiva de Organización”, aportó una visión distinta a las ya desarrolladas en la jornada anterior, esta vez desde el punto de vista de lo que un departamento de organización puede ayudar a la implantación de la nueva administración, con el estudio de procesos, flujos de trabajo, buscando siempre la complicidad de todas las partes integrantes de los mismos. Abordó el ponente la necesidad de hacer más efectiva la tramitación de los expedientes, de modo que se agilice la misma y ponga la documentación al acceso de los interesados y de la Administración, desde el mismo momento de inicio de su tramitación, cumpliendo así el derecho de acceso electrónico de los ciudadanos regulado por la normativa aplicable.
Francisco José Valentín Ruiz, de Odilo, presentó seguidamente su ponencia “Archivo físico, archivo electrónico único y preservación digital”, abordando uno de los temas que más incertidumbre genera actualmente, la preservación digital. El ponente insistió en la necesidad de que la institución que quiera abordar la implantación de administración electrónica, además de contar con las herramientas de software imprescindibles, debe tener hecho con anterioridad un planteamiento como institución con una clara política de gestión documental y tener implementados todos los procesos básicos necesarios. La progresiva disminución de los costes de almacenamiento digital toma valor respecto a los elevados costes de almacenamiento en papel.
Tras el merecido descanso para intercambiar impresiones y experiencias tomando un café, se reanuda la jornada con las ponencias del Archivero Municipal de Cartagena, Alejandro Delgado Gómez, que aborda “El proceso de cambio hacia la administración electrónica en el Ayuntamiento de Cartagena”, seguida de la de Eugenio Villarreal Mascaraque, Archivero Municipal de Leganés (Madrid), titulada “La Política de gestión documental como elemento vertebrador de la administración electrónica”.
Los casos de Cartagena y de Leganés, con diferentes niveles de desarrollo, evidencian ambos la importancia de la política de gestión documental, como piedra angular del proceso. En cualquiera de los dos casos se pone de manifiesto el proceso de convergencia de equipos multidisciplinares, necesarios para abordar con éxito el proceso de implantación de la administración electrónica. Se analizaron los porcentajes previsibles de documentación en papel, documentación digitalizada y documentación generada electrónicamente, en los próximos años en nuestras instituciones, y el continuo crecimiento económico de la conservación tradicional frente al continuo abaratamiento del almacenaje digital.
El debate posterior con los cuatro ponentes, profundizó en la necesidad de avanzar en la garantía que ha de ofrecer la preservación digital y la incertidumbre que sigue produciendo el actual desarrollo de herramientas como Inside para la creación de expedientes ENI y su importación en Archive, por parte de la Administración General del Estado y hasta que punto son garantía para la incorporación de los archivos electrónicos únicos de nuestras instituciones.
Los asistentes manifestaron el interés despertado por las jornadas que siguieron con atención y participación activa.
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