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NUESTRA OPINIÓN
Servicios electrónicos del Departamento Archivo Notarial, digitalización de tomos
Mauricio López Elizondo / Coordinador Unidad Facilitación y Despacho de Documentos
coordinadordan@dgan.go.cr
El Archivo Nacional de Costa Rica custodia grandes tesoros documentales, los cuales en su mayoría se encuentran disponibles para todos aquellos que deseen sumergirse en olas reveladoras del pasado y presente.
Dentro de los varios servicios que ofrece el Departamento Archivo Notarial (DAN) a sus usuarios, algunos de ellos pueden obtenerse directamente desde la página electrónica institucional www.archivonacional.go.cr
Desde el 16 de noviembre del año 2012, todos los tomos depositados de nuevo ingreso al Departamento Archivo Notarial son digitalizados y colgados en Internet para que las personas usuarias puedan acceder a ellos desde cualquier computadora en cualquier lugar del mundo.
Después de que se da tratamiento archivístico a los tomos de reciente ingreso, se envían al Departamento de Conservación donde la empresa concesionaria GSI digitaliza e indexa la información para cada tomo. Luego de la digitalización se efectúa un proceso de control de calidad y se llevan a cabo una serie de procesos técnicos que al final ponen el documento digitalizado a disposición del público mediante el sitio web del Archivo Nacional.
Así cuando una persona usuaria quiera consultar tomos de protocolo digitalizados desde la comodidad de su casa u oficina, deberá ingresar a www.archivonacional.go.cr y, en la página de inicio, a mano derecha, encontrará el enlace de “Protocolos Digitalizados”. Bastará hacer “click” en él para ingresar al módulo de consulta, digitar el nombre del notario y el número de tomo de su interés para poder realizar consultas directamente a imágenes de tomos de protocolo, es decir, directamente a las escrituras que fueron asentadas en un protocolo determinado.
En 5 años se han digitalizado aproximadamente 24 mil tomos de protocolo, lo que significa alrededor de 9 millones de imágenes. Todo este material está a disposición de las personas usuarias por Internet.
Ustedes se preguntarán cómo hace una persona usuaria para determinar, también por Internet, si un protocolo está digitalizado o no. Pues a través de INDEX es sumamente fácil, no obstante la explicación quedará para una próxima entrega.
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