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El Archivo Nacional se prepara para las transferencias documentales
basadas en el artículo 53 de la Ley 7202
Cada 4 años nuestro país celebra una gran fiesta democrática que inicia con mucho tiempo, planificación y participación activa por parte de partidos políticos, instituciones del sector público costarricense y el Tribunal Supremo de Elecciones.
El Archivo Nacional no es ajeno a esta fiesta democrática, ya que debe planificar un proceso que es sumamente relevante para la transparencia y el acceso a la información pública, en vista de que el artículo nº 53 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos nº 7202 establece que la Presidencia de la República, el Consejo de Gobierno y los ministros de Estado, deben entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, al finalizar sus funciones, los documentos de sus despachos que hayan concluido su trámite de gestión.
Este artículo también establece que los documentos deben estar transferidos a más tardar durante la semana anterior al traspaso de poderes, siendo que la nueva casa de esos documentos es el Archivo Intermedio y el Archivo Histórico. En estos lugares pueden ser consultados por el público en general, siempre y cuando no exista alguna restricción legal para su facilitación o acceso.
En este sentido, la planificación por parte del Archivo Nacional inició desde el año 2015 con el envío de una circular a la Presidencia de la República, al Consejo de Gobierno y a los ministros de Estado en donde se comunicó el inicio del proceso para la transferencia de los documentos producidos por esos despachos durante el período de gobierno 2014-2018. En noviembre del año 2016, con apoyo del señor Luis Guillermo Solís Rivera, la señora Virginia Chacón Arias, directora general del Archivo Nacional, informó en sesión del Consejo de Gobierno la importancia que reviste la entrega de los documentos.
El 01 de diciembre del 2016 se remitió una nueva circular a los despachos antes citados por medio de la cual se solicitó la confirmación de las personas que llevarán a cabo este importante proceso en cada despacho. En enero del 2017 se confirmó a las personas designadas como responsables de preparar la documentación que se transferiría entre enero y abril del 2018, que del 20 al 24 de febrero del 2017 se llevarán a cabo talleres de capacitación en donde se brindarán todos los lineamientos y políticas que se deberán aplicar para el éxito de las transferencias. Se tiene previsto capacitar a 150 personas aproximadamente, incluyendo a los jefes o encargados de los archivos centrales y personal de las oficinas de prensa.
En el segundo semestre del año 2017, personal de los departamentos Servicios Archivísticos Externos y Archivo Histórico realizarán visitas a los despachos con el objetivo de verificar el grado de avance en la preparación de las transferencias.
Una vez recibidos los documentos se colocarán a disposición del público en las salas de consulta del Archivo Intermedio y del Archivo Histórico, así como en el sitio web del Archivo Nacional, donde se colocarán datos generales de los documentos que se recibieron.
Es importante destacar que desde el año 2010 se reciben documentos digitales como fotografías, afiches, material de pequeño formato, videos y grabaciones. Se prevé que en el 2018 se reciban documentos textuales firmados digitalmente.
Todo el proceso reviste de gran importancia para el Archivo Nacional y demanda planificación no solo a lo interno del Archivo Nacional sino con los despachos que deben cumplir con el artículo 53 antes citado, ya que la cantidad de documentos que se reciben es considerable. A manera de ejemplo, en el año 2014 se recibieron aproximadamente 4.328 unidades documentales que equivalen a 46.90 metros o 334 cajas de archivo, 6.769 fotografías, 83 videos, 61 unidades de material de pequeño formato, 57 afiches y 45 grabaciones.
Muchas gracias a todas las personas que participan y que participarán en este proceso de transferencias, pues la transparencia, el acceso a la información pública y las normas de buen gobierno deben ser los ejes fundamentales de toda acción política; y sólo cuando la acción de los responsables públicos se somete a escrutinio, es cuando los ciudadanos podemos conocer cómo se toman las decisiones que nos afectan, cómo se manejan los fondos públicos, o bajo qué criterios actúan nuestras instituciones; solo así podremos hablar del inicio de un proceso en el que el Estado comienza a responder a una sociedad que cada vez es más crítica y exigente.
Ivannia Valverde Guevara
Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE)
jefesae@dgan.go.cr
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