La transformación digital, e-administración y gestión documental en las nuevas leyes del procedimiento administrativo y régimen jurídico en el sector público: una oportunidad para nuestro sector.

María del Valle Palma Villalón
Directora
Docuformación

Estas dos nuevas leyes la Ley 39/2015 del procedimiento administrativo común (1) y la Ley 40/2015 de régimen jurídico (1) pretenden impulsar la transformación digital, la  administración electrónica y la gestión de los documentos electrónicos en el sector público en España.

En el plan de Transformación Digital de la Administración General del Estado (3)  se prevé que en el 2016  deberán estar digitalizados el 80% de los documentos, y para el 2017 se deberá alcanzar el 100%.

Asimismo, en el 2017 todos los organismos públicos deberán disponer de un archivo único para los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados. Esto significa que todos los ayuntamientos, incluso los más pequeños, deberán implantar sistemas de registro electrónico integrados con sistemas de gestión de expedientes. En las 100 recomendaciones en materia de administración electrónica para la mejora de la eficiencia y la regeneración democrática publicado por la Federación Española de Municipios y Provincias (4) se indica que:

“En el siglo XXI es imprescindible digitalizar la gestión para conseguir ser una organización eficaz y eficiente. La gestión de documentos en papel es cara y muy ineficiente. Es necesario promover una gestión interna digital e impulsar que las relaciones con los ciudadanos, empresas y administraciones se realicen por canales electrónicos por defecto, para que los medios presenciales sean la excepción y se utilicen solo para los casos de fractura digital.”

En el documento emitido por el Grupo de Trabajo del Comité Sectorial de Expediente, Documento y Archivo Electrónicos y Aplicaciones AGE (5) se señala que la creación de este archivo único resultará compatible con los diversos sistemas y redes de archivos. Y en el caso que una Comunidad Autónoma o una Entidad Localjustifique ante el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas que puede prestar el servicio de un modo más eficiente, de acuerdo con los criterios previstos y opte por mantener su propio registro o plataforma, las citadas Administraciones deberán garantizar que éste cumple con los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad, y sus normas técnicas de desarrollo, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se realicen en sus correspondientes registros y plataformas.

Todas estas medidas suponen una oportunidad para aquellas empresas de nuestro sector que ofrecen servicios a las administraciones públicas tanto de digitalización como de consultoría e implantación  de sistemas de registros electrónicos de entrada y salida de documentos, sistemas de gestión expedientes y documentos electrónicos y su integración en un único repositorio. Aunque sólo serán competitivas aquellas  que conozcan en profundidad la legislación relacionada con la gestión documental y las normas técnicas de interoperabilidad.

Ambas leyes se incluían en sólo una, pero en 2015 se desgajaron en dos y se impulsaron simultáneamente con el fin de  constituir los pilares del derecho administrativo español.

La  nueva reforma del ordenamiento jurídico se articula en dos ejes fundamentales: las relaciones «ad extra» que corresponden a la ley del procedimiento administrativo común y las relaciones «ad intra» a la de régimen jurídico. Por tanto, en la primera ley se regula el procedimiento administrativo que integra las normas que rigen la relación de los ciudadanos con las Administraciones; y en la segunda,  se establece el régimen jurídico del  sector público en el  que se regula el funcionamiento interno de cada Administración y las relaciones entre ellas.

En las dos se pretende implantar la administración electrónica como habitual para la gestión de los procedimientos en las administraciones, con objeto de mejorar su eficacia y eficiencia profundizando en la agilización de los procedimientos administrativos electrónicos, para ahorrar costes tanto a las administraciones como a los ciudadanos y empresas, así como reforzar las garantías de los interesados. Este archivo electrónico también facilita sus obligaciones con respecto al cumplimiento de la transparencia y la agilización de los procedimientos con un pleno funcionamiento electrónico.

Uno de los principales objetivos de la ley de procedimiento administrativo es la simplificación de los procedimientos administrativos, incorporando el uso generalizado y obligatorio de los medios electrónicos en las fases de iniciación, ordenación, instrucción y finalización del procedimiento el uso generalizado y obligatorio de medios electrónicos, al igual que se incorpora la regulación del expediente administrativo estableciendo su formato electrónico y los documentos que deben integrarlo.

En la ley de régimen jurídico se pretende facilitar la implantación de la actuación administrativa automatizada para ello se regula la utilización de medios electrónicos de una forma habitual, los sistemas de identificación y firmas y el funcionamiento de las sedes electrónicas. Asimismo,  se regula como obligatorio el intercambio electrónico de datos en entornos cerrados entre las distintas administraciones, a través de medios electrónicos que aseguren la interoperabilidad y seguridad de los sistemas y soluciones adoptados, garantizando la protección de datos de carácter personal y la prestación conjunta de servicios a los interesados.

Una de las novedades más importantes de la ley de procedimiento administrativo es la separación entre identificación y firma electrónica, con carácter general sólo será necesaria la primera y se exigirá la segunda únicamente cuando se necesite acreditar la voluntad y el consentimiento del interesado. Se admiten como sistemas de firma: los sistemas de firma electrónica reconocida o cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica, que comprenden tanto los certificados electrónicos de persona jurídica como los de entidad sin personalidad jurídica; los sistemas de sello electrónico reconocido o cualificado y de sello electrónico avanzado basados en certificados cualificados de sello electrónico; así como cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido, en los términos y condiciones que se establezcan. Asimismo se admitirán como sistemas de identificación cualquiera de los sistemas de firma admitidos, así como sistemas de clave concertada y cualquier otro que establezcan las Administraciones Públicas.

Por otro lado, todas las Administraciones Públicas están obligadas a contar con un registro electrónico general, o, en su caso, adherirse al de la Administración General del Estado. En ellos se permitirá a los interesados, en el caso que así lo deseen, presentar sus solicitudes en papel, las cuales se convertirán a formato electrónico.

En relación a la gestión de documentos,  en el artículo 17 de la ley de procedimiento administrativo se especifica que cada administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable. Y en el artículo 46 de la ley de régimen jurídico se establece que todos los documentos que se utilicen en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo los casos en los que no sea posible.

Por tanto, en materia de archivos se introduce como novedad esta obligación de cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único, así como la obligación de que estos expedientes sean conservados en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento en el tiempo.

En cuanto a la validez  y eficacia de las copias, se definen los requisitos para que se declaren como copias auténticas, así como las características que deben reunir los documentos emitidos por las Administraciones Públicas para ser considerados válidos, así como los que deben aportar los interesados al procedimiento.  Se establece con carácter general la obligación de las Administraciones Públicas de no requerir documentos ya aportados por los interesados, elaborados por las Administraciones Públicas o documentos originales, salvo las excepciones contempladas en la Ley. Los funcionarios que las expidan deberán estar habilitados.

Otra novedad es en relación a los términos y plazos, en los que se destaca la introducción del cómputo de plazos por horas y la declaración de los sábados como días inhábiles, unificando de este modo el cómputo de plazos en el ámbito judicial y el administrativo.

Con respecto a las notificaciones, se establece que éstas serán preferentemente electrónicas y se realizarán en la sede electrónica o en la dirección electrónica habilitada única, según corresponda. Asimismo, se incrementa la seguridad jurídica de los interesados estableciendo nuevas medidas que garanticen el conocimiento de la puesta a disposición de las notificaciones como: el envío de avisos de notificación, siempre que esto sea posible, a los dispositivos electrónicos y/o a la dirección de correo electrónico que el interesado haya comunicado, así como el acceso a sus notificaciones a través del Punto de Acceso General Electrónico de la Administración que funcionará como un portal de entrada.

Referencias

(1) “Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas”.

(2) “Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público”

(3) “Transformación Digital de la Administración General del Estado”

(4) Almonacid Lamelas, Victor; Moreno Bonilla, Virginia.  “100 recomendaciones en materia de administración electrónica para la mejora de la eficiencia y la regeneración democrática. Manifiesto administración electrónica“. FEMP (Federación Española de Municipios y Provincias),  mayo 2015.

(5) Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. “Grupo de Trabajo del Comité Sectorial de Expediente, Documento y Archivo Electrónicos y Aplicaciones AGE”