¿Es una utopía la “oficina sin papeles”?

Esta es una de las frases que se oyen frecuentemente (en el mundo de la gestión documental) y muchos creen que es tan inalcanzable como el coche volador, el crecepelo milagroso o los móviles que duran una semana sin recargarlos.

Aunque la meta parece menos ambiciosa que estos otros ejemplos, en muchos despachos y empresas las montañas de papeles que se amontonan en todas partes ponen este objetivo casi al mismo nivel, o incluso menos factible aún.

Pero no es así. Es posible conseguirlo. Yo lo he hecho, cualquiera puede, y quiero compartir algunos consejos que te ayudarán a conseguirlo también a ti.

No hay recetas mágicas, atajos secretos ni trucos celosamente guardados por los que sí han conseguido eliminar el papel de (casi todo) su trabajo diario. Pero sí que hay algunas ideas clave y una cierta forma de hacer las cosas que pueden ayudar mucho. Vamos a ver algunas de estas ideas.

Lo primero es ser realista, práctico, y limitar un poco el “alcance”, bajar el listón: no se puede eliminar el 100% de los papeles. Ni tiene sentido.

En el “mundo real” la perfección es más un problema que una ventaja. Hay muchas frases hechas que se aplican muy bien a esta situación. La más clásica: “lo mejor es enemigo de lo bueno”. Una más reciente: busca el “producto mínimamente viable”, o “suficientemente bueno”. En definitiva: hay que tener metas ambiciosas pero buscar soluciones viables.

Intentar eliminar “todos” los papeles no es, casi nunca, la mejor solución. En una empresa, en la vida real, no hay que buscar soluciones “académicas”: hay que buscar la productividad. Muchos papeles, muchos documentos, resultan sencillos de digitalizar y gestionar con un programa de gestión documental y sin duda las ventajas de hacerlo son mayores que el trabajo de digitalización.

Por ejemplo: las facturas emitidas, los presupuestos, los recibos de bancos o tarjetas de crédito, los gastos periódicos… Son los mejores candidatos para empezar a digitalizar y no hay duda que merece la pena hacerlo. Por contra, determinados documentos en papel son mucho más complicados de gestionar digitalmente y no está claro que ganemos mucho por hacerlo. Puede ser por su formato (facturas recibidas de taxis, recibos, tickets…). Puede que sea por los requisitos legales de su uso (escrituras, contratos firmados a mano…). O puede ser por que requieren muchos datos adicionales (lo que se llama indexar un documento) por lo que el proceso de incorporación a la gestión documental es muy lento.

Es casi seguro que al menos algún grupo de documentos no se puede digitalizar o, simplemente, no merece la pena hacerlo. O se pueden digitalizar pero no se pueden destruir (por motivos legales o por el valor del documento físico). No pasa nada. El objetivo “real” es adelgazar el archivo en papel, no eliminarlo completamente. Conviene no usar este argumento demasiado para que el conjunto de papeles “residuales” sea el menor posible, pero sin obsesionarse.

Ya he adelantado otra de las claves para avanzar en la digitalización de los archivos:no tratar todos los documentos por igual. Es muy importante identificar grupos, conjuntos de papeles que comparten muchas características. De esta forma podemos dar una solución específica a cada uno de ellos. Como decía antes, algunos son muy sencillos de gestionar, otros ni siquiera merece la pena. Lo importante es no tratar de aplicar los mismos procedimientos a documentos que son formalmente muy diferentes.

Más claves: el comienzo. Los primeros pasos son muy importantes y hay que pensarlos muy bien. Muchos intentos de digitalizar una empresa mueren al poco de empezar porque no se consiguen resultados atractivos a corto plazo. Todo cambio cuesta y en todas las empresas habrá personas que se resistirán a cambiar su forma de trabajar. Conviene no darles argumentos, sobre todo al principio. Hay que planificar el proceso y, aunque parezca infantil, empezar por lo más fácil. Esto son dos consejos. Vamos por partes:

Planificar. Fundamental. Si pretendemos revolucionar la forma de funcionar de una empresa, no se pueden improvisar ciertas decisiones. Lo primero es tener un borrador del “árbol de carpetas” en las que vamos a guardar los documentos. Porque siempre, siempre, debe haber un “árbol de carpetas”. Toda la información se puede y debe clasificar. Por criterios objetivos y de forma ordenada. Sobre esto he hablado más de una vez en este blog. Y antes de empezar a digitalizar como un loco hay que tener claro este sistema de archivo. En muchos casos ya habrá una estructura creada, por ejemplo en el disco duro de un servidor de archivos que comparte todos o varios de los miembros de la empresa. Si no existe, una hoja excel es un buen sistema para crearlo. Y si no, con un papel y un lápiz. El caso es que debe existir esta estructura perfectamente organizada y “consensuada” con los diferentes departamentos que forman la empresa.

Empezar por lo más fácil. A todos nos cuesta cambiar así que tener pequeños premios que refuercen las ventajas de afrontar un cambio es una buena estrategia. Eligiendo documentos especialmente adecuados para la digitalización podemos conseguir que en muy pocos días todo el mundo vea, de una forma tangible, las ventajas de la gestión electrónica de los documentos. Pueden ser facturas emitidas (uno de mis favoritos). Eliminar 10 años de facturas puede significar librarse de 40 a 80 archivadores. Es muy espectacular, sobre todo por el volumen. Y se puede conseguir en un par de días fácilmente. Luego se continua el proceso con otro grupo de documentos sencillos y se van incorporando el resto. Será fácil convencer a todo el mundo de que merece la pena el trabajo de digitalizar y clasificar documentos cuando vean la montaña de archivadores que sobran (después de destruir los papeles que contenían) y las estanterías vacías.

Distinguir bien el archivo histórico del “vivo”. También es un tema que he tratado ampliamente antes en el blog. Es muy importante decidir qué datos adicionales hay que añadir a la propia imagen del documento, lo que se llama “indexar” los documentos. Es un trabajo muy laborioso, mucho más que el propio escaneado del papel. Y al multiplicar por miles de documentos resulta el mayor coste de un proyecto de digitalización. Por eso, hay que limitar el número de datos a introducir. Nunca deben ser tan pocos que me impidan localizar luego los documentos que busque. Pero en documentos antiguos pueden ser muy pocos datos. Además, hay que jugar con la estructura de carpetas y subcarpetas para ahorrar datos “implícitos”. Por ejemplo: tengo una carpeta para las “Facturas”, con una subcarpeta para las facturas emitidas y otra para las recibidas. Para cada año creo un expediente que solo tiene por nombre el año “2010” y guardo un PDF con las facturas de cada trimestre. Si tengo, por ejemplo, 250 facturas en un trimestre, un solo archivo que ponga “1-250.pdf” me sirve para todo un trimestre. El tiempo de indexación es mínimo para miles de papeles.

Por supuesto que, para documentos más recientes y con mayor probabilidad de consultar, no será suficiente esta “simplificación” pero hay muchísimos documentos que jamás consultaremos y solo se guardan “por si acaso” y que podemos digitalizar muy rápidamente añadiendo muy pocos datos si tenemos un buen sistema de clasificación.

La metodología es lo más importante. Un buen “archivero” se hace, no nace. Mucha gente piensa que tener la mesa sin papeles es cuestión de carácter, de forma de ser. Las personas ordenadas lo consiguen porque “son así”. Algo de eso hay, sin duda. Pero con un buen “sistema” con una serie de normas sencillas y claras todo el mundo puede adquirir el hábito de digitalizar sus documentos y trabajar casi sin papeles.

Aunque se me ocurren otros consejos interesantes, algunos muy obvios, acabo con el más importante: cómprate un buen escáner. En muchas empresas tienen escáneres planos que no sirven para nada (en un proceso de digitalización masiva) o multifunciones realmente incómodas (son poco más que fotocopiadoras: imprimen bien pero son lentas para escanear). Hay muchos modelos de escáneres para documentos DIN A4 que digitalizan a doble cara por menos de 1.000€. El ahorro de tiempo es enorme cuando se digitalizan miles de documentos y el coste del escáner se amortiza enseguida. Y, puestos a gastar, un buen monitor para ver los documentos en una pantalla grande. Con los precios actuales, 24 pulgadas es la mejor opción. Permite ver dos páginas A4 a tamaño natural. No es necesario imprimir todo para trabajar con comodidad.

En resumen: la empresa “pura” sin papeles puede que no exista pero una buena aproximación se puede conseguir con relativa facilidad y una inversión razonable que se amortiza en poco tiempo.

 

Fuente: http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2015/11/07/es-una-utopia-la-oficina-sin-papeles/