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Fundamentación

La irrupción de lo digital en todos los aspectos de nuestra vida, y por tanto también en el quehacer de las administraciones, no tiene una sola causa. Desde luego, el desarrollo tecnológico y la aparición de las llamadas tecnologías disruptivas han jugado un importante papel, al mostrar el modo en que se pueden ahorrar costes hasta niveles millonarios y simplificar procedimientos. A ello debe unirse el requerimiento de una mayor transparencia y de mejora de las interacciones con los ciudadanos, haciéndolas más cómodas para éstos. Juegan también un rol, como es natural, los nuevos hábitos sociales, gobernados por las tecnologías móviles y visuales y por el uso ubicuo de internet, que, confrontadas con la pesadez de las burocracias tradicionales, obligan a aligerar el funcionamiento de éstas. No pueden pasarse por alto realidades como las terribles crisis económicas iniciadas en el año 2008, la pandemia de Covid-19, la nueva crisis económica derivada de ella, o, de manera más reciente, las guerras en Europa del Este y en Oriente Próximo; realidades que fuerzan a desviarse del camino para adoptar soluciones innovadoras o a intensificar el paso en rutas que ya se habían emprendido. La legislación no es ajena a todo esto: las nuevas fuentes de riqueza y de ahorro, la disrupción tecnológica, las nuevas exigencias de una sociedad móvil y siempre conectada, deben estar dotadas todas ellas de un marco regulador que la Unión Europea inició con firmeza hace varios años y al que se viene uniendo nuestro país, alineado con su entorno. Principios como los de “digital por defecto” o “solo una vez” ya no son una novedad, y su puesta en producción debe llegar, a corto plazo, a impregnar todo el funcionamiento de la sociedad. Las Agendas Digitales y los Planes de Recuperación o de Transformación no dejan lugar a dudas a este respecto.

La Archivística, o la Gestión Documental, no escapa a estas tendencias. El mensaje del Director de la Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents (ESAGED) de la Universidad Autónoma de Barcelona (UAB) ya proporciona algunas pistas. Así,

… la Archivística hoy está presente en todo tipo de organizaciones, ya sean públicas o privadas, sean cuales sean sus dimensiones o tipología de actividad y para documentos de cualquier tipo en cualquier soporte, en papel o electrónico.

La Archivística juega hoy un papel clave en las organizaciones en relación a la producción y gestión de la información y de los documentos que la sostienen, de modo que se hace imprescindible como instrumento que contribuye a la mejora de la eficiencia, el rendimiento de cuentas y la transparencia. Todo ello hace de la Archivística una especialidad que se proyecta tanto sobre el patrimonio documental como sobre la gestión de la información desde el mismo momento en que se genera.

Lejos de ser una disciplina que podría parecer estática, es necesariamente innovadora para dar respuesta a los retos de las organizaciones en la gestión de la información y la documentación, pero también para los que se plantean los archivos históricos en cuanto al tratamiento, difusión y comunicación de sus fondos.

Si vivimos inmersos en una sociedad de la información y si el negocio de la Archivística es precisamente la información, resulta evidente que conocer su entorno deviene imperativo para la disciplina, máxime cuando esta se encuentra presente en organizaciones públicas o privadas de toda naturaleza. Pero no solo su entorno tecnológico; como hemos dicho, este descansa y viene regulado por un marco normativo, al que la Archivística, con uno de sus anclajes en el mundo del Derecho, nunca ha sido ajena, y que de igual modo se debe conocer.

No obstante, y a pesar de sus íntimas conexiones, no es frecuente que los cursos ofrecidos desde el mundo de los archivos y la gestión documental aborden cuestiones como la ciberseguridad, la reutilización, la transparencia y la privacidad, o la desmaterialización de la información en datos, siendo, estas y otras, cuestiones que afectan inmediatamente a la profesión. Las fundamentales competencias técnicas no siempre dejan espacio para explorar el entorno, el contexto, los “alrededores” de tales competencias técnicas, siendo el caso que esos alrededores constituyen las restricciones de alcance tecnológicas y normativas para el ejercicio de aquellas.

Para trabajar en un entorno tan complejo a todos los niveles, se requiere ordenar las ideas – legislativas, tecnológicas, sociales, económicas, etc. – a partir de un hilo conductor. Ésta es precisamente la finalidad del presente curso, a lo largo del cual se realiza una batida por un conjunto de temas, probablemente no exhaustivos, pero todos ellos pertinentes al motivo central de la digitalización intensa de la administración. Ha parecido de sentido común que ese hilo conductor alrededor del cual se articulan los otros sea el del marco normativo, pues son sus prescripciones las reglas generales del juego a las que todas las demás dimensiones deben acomodarse, lo cual no significa que estas otras dimensiones no estén presentes, en un intento por proporcionar un conglomerado tan completo, entrelazado y práctico como resulte posible.

Por tanto, el curso tiene como finalidad encuadrar la teoría y la práctica de la Archivística o la Gestión Documental en el contexto normativo y tecnológico de un entorno digital por defecto y altamente regulado, que afecta a todas las profesiones, pero, de manera específica, a las profesiones de la información.

Es por este motivo por el que las materias de naturaleza particularmente archivística o documental – el documento, el expediente, el archivo – aparecen al final del curso: al abordarlas, el alumnado debe hacerlo con el equipaje de las materias previas, para contextualizar aquellas en el entorno en el que se están manifestando hoy en día.

Perfil de ingreso

Profesionales de los archivos, la gestión documental y la gestión de la información, así como estudiantes de las mencionadas áreas, que tengan la obligación, la necesidad o el deseo de desenvolverse en un ambiente digital.

Perfil del egresado

Al finalizar el curso, el alumnado habrá adquirido competencias que le ponen en condiciones de ejercer su trabajo con un conocimiento profundo del marco legislativo y tecnológico que rodea a éste y constituye tanto sus condiciones de posibilidad como su restricción de alcance. Esta aserción se concreta en un conjunto de competencias, alineadas con las de ESAGED, a saber:

Competencias básicas

Poseer conocimientos que aportan la oportunidad de ser originales en el desarrollo y aplicación de ideas, en el entorno de trabajo.

Aplicar los conocimientos adquiridos y su capacidad de resolución de problemas en entornos profesionales multidisciplinares y con fuertes componentes normativos y tecnológicos.

Comunicar conclusiones y razones últimas de las mismas en un entorno profesional no especializado en gestión documental de un modo claro y sin ambigüedades.

Poseer habilidades de aprendizaje que permitan continuar estudiando de un modo autorregulado o autónomo.

Competencias específicas

Identificar y poner en práctica en el ámbito de sus competencias los principios y requisitos de digitalización expresados en los documentos de trabajo de los entornos administrativos comunitarios, nacionales y autonómicos.

Comprender los sistemas de información actuales y ser capaz de diseñar los mismos en un contexto regulado por internet y las llamadas tecnologías disruptivas.

Conocer y poner en práctica en el entorno de trabajo los requisitos reguladores básicos del procedimiento administrativo y del régimen jurídico del sector público.

Conocer los principios de la seguridad de la información y el modo en que se aplican a los depósitos digitales, y ser capaz de colaborar en su implantación.

Conocer los principios de la interoperabilidad de la información y ser capaz de colaborar en su implantación, así como de implantar directamente en lo posible los requisitos que afectan a la interoperabilidad en los documentos.

Conocer los requisitos de transparencia y gobierno abierto recogidos en las regulaciones y ser capaz de implantarlos en la práctica en un servicio documental.

Conocer los requisitos de reutilización de la información recogidos en las regulaciones y ser capaz de implantarlos en la práctica en un servicio documental.

Conocer los requisitos de accesibilidad web y móvil recogidos en las regulaciones y ser capaz de implantarlos en la práctica en un servicio documental.

Conocer los requisitos de protección de datos recogidos en las regulaciones y ser capaz de implantarlos en la práctica en un servicio documental.

Conocer los requisitos de un archivo electrónico único y ser capaz de llevarlos a la práctica, haciendo uso de distintas soluciones tecnológicas.

Conocer el entorno tecnológico de las administraciones públicas en lo que hace a firma e identidad digital y ser capaz de prever, y poner en práctica como proceda, las interacciones de las identidades digitales con los servicios documentales.

Conocer el entorno de servicios y buenas prácticas digitales de las administraciones públicas y ser capaz de prever las interacciones de estos con los servicios documentales.

Conocer el entorno de servicios y buenas prácticas digitales de las administraciones públicas y ser capaz de trasladar a los servicios documentales los modelos innovadores de servicio que mejor apliquen.

Competencias transversales

Razonar críticamente y demostrar compromiso ético y social y tener respeto a la diversidad y a la multiculturalidad.

Trabajar de forma autónoma, resolviendo problemas y tomando decisiones.

Analizar, sintetizar, organizar y planificar los entornos y las actuaciones de gestión.

Comunicar conocimientos de forma oral y escrita.

Trabajar en equipos de forma interdisciplinaria.

Adaptarse a nuevas situaciones, tener capacidad de liderazgo e iniciativa.

Generar propuestas innovadoras y competitivas.

Actualizar y reciclar conocimientos a través de la formación continuada.

Contenidos

Inauguración:

Cristina Cabornero Herrero, Presidenta de ANABAD

Joan Pérez Ventayol, Director de ESAGED

Macarena Urbina, Coordinadora del Área de archivo de Odilo

 

Conferencia inaugural: Jordi Serra i Serra. Director de Gobernanza de la Información, Consorci d’Educació de Barceolona. Título pendiente de confirmación

Fecha(s): 28 de octubre de 2024, 17:00 a 19:00 de la tarde

• La archivística y la gestión documental. Conceptos básicos

Duración: 5 horas

Profesor/a: Alejandro Delgado Gómez, Jefe de Gestión Documental y Archivo, Diputación Provincial de Albacete

Fecha(s): 29 de octubre-4 de noviembre de 2024

 

• La digitalización. Algunos conceptos.

Duración: 5 horas

Profesor/a: Alejandro Delgado Gómez, Jefe de Gestión Documental y Archivo, Diputación Provincial de Albacete

Fecha(s): 5-8 de noviembre de 2024

 

• El contexto de la digitalización.

Duración: 8 horas

Profesor/a: Alejandro Delgado Gómez, Jefe de Gestión Documental y Archivo, Diputación Provincial de Albacete

Fecha(s): 11-20 de noviembre de 2024

 

• Los sistemas de información y la administración pública como sistema de información.

Duración: 12 horas

Profesor/a: Alicia Barnard Amozurrutia, Consultora Independiente en Archivos y colaboradora del Proyecto InterPARES IA; Alejandro Delgado Gómez, Jefe de Gestión Documental y Archivo, Diputación Provincial de Albacete

Fecha(s): 21 de noviembre-5 de diciembre de 2024

 

• El marco normativo básico de la administración digital.

Duración: 7 horas

Profesor/a: Antonio Villaescusa Soriano, Tesorero, Diputación Provincial de Albacete

Fecha(s): 9-19 de diciembre de 2024

 

20 de diciembre de 2024-8 de enero de 2025: Vacaciones de Navidad

 

• La seguridad de la información.

Duración: 9 horas

Profesor/a: Jesús Romero, Diputación Provincial de Cuenca

Fecha(s): 9-21 de enero de 2025

 

• La interoperabilidad de los sistemas.

Duración: 9 horas

Profesor/a: Anna de la Fragua Cobo, Archivera y técnica en gestión documental, Ajuntament Sant Feliu de Llobregat.

Fecha(s): 22 de enero-3 de febrero de 2025

 

Conferencia magistral: Pepita Raventós i Pajares. Universitat de Lleida. Reflexiones sobre los conceptos archivísticos y su validez ante la IA. Nuestra experiencia

Fecha(s): 4 de febrero de 2025, 17:00 a 19:00 de la tarde

 

• Identificación y firma.

Duración: 7:30 horas

Profesor/a: César Herrero Pombo, Secretario, Ayuntamiento de Tavernes

Fecha(s): 5-14 de febrero de 2025

 

• Transparencia y Gobierno abierto.

Duración: 5 horas

Profesor/a: Ana Mercedes Caballud Hernando, Subdirectora General de Transparencia y Buen Gobierno, Consejo de Transparencia y Buen Gobierno

Fecha(s): 17-21 de febrero de 2025

Conferencia magistral: W3C: Construyendo la Web. Chus García, Director Estándares W3C

Fecha(s): 24 de febrero de 2025, 17:00 a 19:00 de la tarde

• La reutilización de recursos de información.

Duración: 7:30 horas

Profesor/a: Martín Álvarez Espinar, Responsable de Estandarization Web, Huawei Europa

Fecha(s): 25 de febrero-7 de marzo de 2025

 

• La accesibilidad web y la accesibilidad de dispositivos móviles.

Duración: 5 horas

Profesor/a: Miguel Martínez, DaaS Group.

Fecha(s): 10-14 de marzo de 2025

 

• La protección de datos. El Reglamento General de Protección de Datos. La norma ISO/IEC 27701:2019

Duración: 20 horas

Profesor/a: Francesc Giménez i Martín, Delegat de protecció de dades, Ajuntament de Sant Cugat

Fecha(s): 17-28 de marzo de 2025

 

• El documento electrónico y el expediente electrónico.

Duración: 7:30 horas

Profesor/a: Joaquim Llansó Sanjuan, Director del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental en Gobierno de Navarra

Fecha(s): 31 de marzo-9 de abril de 2025

 

10-21 de abril de 2025: Vacaciones de Semana Santa

 

• El archivo electrónico único.

Duración: 5 horas

Profesor/a: Gerardo Bustos Pretel, Subdirector General en Ministerio de Hacienda

Fecha(s): 22-28 de abril de 2025

 

• El modelo OAIS.

Duración: 7:30 horas

Profesor/a: Raimon Nualart Mercadé, Archivero y responsable de los servicios que ofrece el Consorci AOC a las AAPP catalanas relacionados con la gestión documental y preservación digital

Fecha(s): 29 de abril-9 de mayo de 2025

 

• Tendencias en conservación digital

Duración: 5 horas

Profesor/a: Alicia Barnard Amozurrutia, Consultora Independiente en Archivos y colaboradora del Proyecto InterPARES IA

Fecha(s): 12-16 de mayo de 2025

 

Conferencia de clausura: Miguel Solano Gadea, Experto en administración electrónica. Tenemos normativa, tecnología y recursos económicos Next Generation

Fecha(s): 19 de mayo de 2025, 17:00 a 19:00 de la tarde

Fecha límite de entrega de exámenes: 30 de junio de 2025

Metodología y evaluación

La metodología es teórico-práctica. El curso se compone de dieciséis (16) unidades teóricas, que constan de material textual, así como de un video en el que cada profesor/a presenta la materia de la que es responsable.

La evaluación de cada una de las unidades se realiza atendiendo a dos criterios, puntuables y no puntuables.

Criterios de evaluación puntuables

Cada una de las unidades teóricas será objeto de evaluación por el docente responsable de las mismas, siendo el método de evaluación la respuesta a un cuestionario de respuesta alternativa específico de la unidad/asignatura, en proporción a la dedicación/tiempo. El docente podrá proponer, además, otras herramientas de evaluación de la unidad/asignatura, de acuerdo con el coordinador del curso.

Cada unidad/asignatura viene acompañada por una tutoría en línea, para que el alumnado pueda consultar con los docentes y resolver dudas de manera interactiva. La asistencia a estas tutorías es obligatoria, al menos en un porcentaje del 80%, para superar el curso.

Además, el curso finaliza con un cuestionario final de todo el contenido, con una carga total del cincuenta por ciento del curso. (50 %). Para superar el examen final es necesario obtener una nota mínima de seis (6) puntos. El alumnado dispondrá de un (1) mes desde la última de las sesiones, para completar y enviar este cuestionario final, así como cualquier otro ejercicio que quede pendiente.

El curso se entenderá superado, y se emitirá al alumnado un certificado, si se aprueban:

• Las evaluaciones propuestas por los docentes para cada una de sus asignaturas.
• La asistencia al menos al 80% de las tutorías semanales.
• El examen final.

Criterios de evaluación no puntuables

No tendrán la consideración de puntuables y por tanto no afectarán a la superación del curso otros criterios que, no obstante, serán considerados de manera favorable, particularmente en caso de duda. Tales criterios son:

• Participación en foros, chats y otros medios de comunicación,

Por último, se estima que la carga media de trabajo a la que obliga el curso es de siete (7) horas semanales, extendiéndose por un total de siete (7) meses.

Tutorías

El curso contiene una tutoría semanal, en la que el alumnado puede interactuar a través de videoconferencia con el profesorado para resolver dudas, aclarar conceptos, recibir orientación, etc. El horario de las tutorías será de 19:00 a 20:00, en los días que se indicarán con antelación.

Actividades extracurriculares

A lo largo del curso se planifica un conjunto de conferencias magistrales acerca de algunas de las materias que componen aquél, la asistencia a las cuales es por completo voluntaria y no puntuará para la superación del mismo.

De igual modo, se planifica un conjunto de sesiones de demostración por parte de las empresas patrocinadoras del curso, la asistencia a las cuales es también voluntaria y no puntuable.

Recursos para la enseñanza

El hecho de que el curso se imparta en modalidad online permite poner a disposición del alumnado las siguientes herramientas:

• Foros de discusión
• Chats
• Videoconferencias
• Podcasting y videocasting
• Infografías
• Mapas conceptuales
• Actualidad, noticias, eventos

También se utilizan como recursos para la enseñanza los siguientes materiales didácticos complementarios, proporcionados por el profesorado:

• Bibliografía
• Webgrafía o referencias web
• Glosario del curso
• Modelos de buenas prácticas
• Traducciones de artículos relacionados con los contenidos del curso

En la medida de lo posible, se procurará que estos recursos se encuentren libremente disponibles para el alumnado.

Personal

Profesorado:

Alejandro Delgado Gómez, Diputación Provincial de Albacete

Alicia Barnard Amozurrutia, Consultora Independiente en Archivos y colaboradora del Proyecto InterPARES IA

Antonio Villaescusa Soriano, Diputación Provincial de Albacete

Anna de la Fragua Cobo, Ajuntament Sant Feliu de Llobregat

Julio Quílez Mata, Arxiu Comarcal de l’Alt Urgell

César Herrero Pombo, Ayuntamiento de Tavernes

Ana Mercedes Caballud Hernando, Consejo de Transparencia y Buen Gobierno

Chus García, Director Estándares W3C

Martín Álvarez Espinar, Huawei Technologies

Roberto Magro Pedroviejo, Ayuntamiento de Alcobendas

Francesc Giménez i Martín, Ajuntament de Sant Cugat

Joaquim Llansó Sanjuan, Gobierno de Navarra

Gerardo Bustos Pretel, Ministerio de Hacienda

Raimon Nualart Mercadé, Consorci AOC

Coordinación académica:

Alejandro Delgado Gómez.

Valoración, indicadores, encuestas

El curso cuenta con un sistema de seguimiento que evalúa su eficiencia académica a través de los siguientes indicadores:

• Tasa de finalización;
• Tasa de deserción;
• Promedio de notas; y
• Tiempo promedio de finalización.

Existe una encuesta de satisfacción del alumnado, en la que, para cada uno de los objetivos específicos descritos en la sección pertinente, se pide la valoración numérica de su logro.

De igual modo, se mide el nivel de satisfacción del profesorado y del alumnado con respecto a los recursos de los que dispone el curso: contenidos, recursos complementarios, actividades, recursos bibliográficos, etc.

El criterio de cumplimiento considera que el 66% o más de los encuestados que responden proporcionan una respuesta positiva. Además, en el supuesto de que se tenga más de una fuente de verificación, el 66% o más de cumplimiento se debe presentar en todas ellas.

Para analizar la valoración de los encuestados se utiliza una escala Likert del 1 al 5, donde 1 significa nada satisfecho y 5 muy satisfecho. Se consideran como respuestas positivas sólo los niveles 4 y 5.

Inicio del curso

28 de octubre de 2024.

Fin del curso

30 de junio de 2025