Success Criteria for Digizing Permanent Records. National Archives and Records Administration (NARA), 2023
National Archives and Records Administration (NARA) emitió regulaciones con estándares de digitalización para registros permanentes con un propósito específico: ayudar al gobierno federal en la transición hacia la gestión completamente electrónica de registros. Para lograr la visión de un gobierno completamente digital, es crucial que los registros digitales puedan cumplir las mismas funciones que sus equivalentes analógicos. Estos registros digitalizados se transferirán a las posesiones de los Archivos Nacionales de los Estados Unidos y se preservarán como una parte valiosa de la historia de nuestra nación.
Los beneficios de un gobierno totalmente digital son evidentes. Al convertir los procesos comerciales en flujos de trabajo completamente digitales y digitalizar registros en papel y analógicos para respaldar esos flujos de trabajo, las agencias podrán cumplir mejor con sus misiones y atender a sus clientes de manera más eficiente. La transición a procesos comerciales digitales ayuda a las agencias a satisfacer las necesidades de los clientes de manera más rápida y eficiente. Otros beneficios incluyen la reducción de la duplicación de esfuerzos y permitir que las agencias centren sus recursos en la gestión de registros digitales. Finalmente, también permite que las agencias interactúen con el público en línea y reduce la necesidad de realizar transacciones en persona o por correo.
Este documento tiene como objetivo apoyar a los funcionarios de la agencia responsables de la digitalización, gestión y transferencia de los registros permanentes de los Archivos Nacionales. Proporciona criterios de éxito de alto nivel para la digitalización de registros permanentes, los cuales se organizan en torno a cuatro conceptos clave: Políticas, Acceso, Sistemas y Disposición.
Si no se gestionan adecuadamente, la digitalización puede dar como resultado registros digitales que son incompletos o de calidad insuficiente para cumplir con todos los mismos propósitos comerciales que los originales. Algunos registros podrían pasarse por alto, cierta información podría no capturarse adecuadamente, o las relaciones entre registros que son evidentes cuando estos están organizados en cajas, carpetas o carpetas podrían perderse debido a prácticas deficientes de denominación de archivos, metadatos insuficientes o una gestión deficiente.
FUENTE:JULIO ALONSO ARÉVALO