El pasado 16 de marzo el Ministerio de Hacienda y Función Pública acogió a una treintena de especialistas en gestión documental (la mayor parte archiveros, pero también TIC y gestores) de varios niveles de administraciones, entre los que estuvieron presentes representantes del propio Ministerio de Hacienda y Función Pública, Senado, Congreso de los Diputados, Tribunal Supremo, Asamblea de Madrid, Banco de España y Ayuntamientos de Alcorcón, El Molar y Las Rozas. La jornada, que contó con el apoyo de la empresa especialista en custodia, gestión y digitalización de documentos Iron Mountain y la presencia de representantes de Amazon Web Services o Consiliaria, estuvo dirigida por Gerardo Bustos, Subdirector general del Ministerio de Hacienda, y Sonia Crespo, Directora General de la Oficinal Digital del Ayuntamiento de las Rozas.
FUENTE ORIGINAL
La primera cuestión planteada sobre si los asistentes tenían política de gestión documental en sus organizaciones ya despertó el interés entre todos los presentes, a la par que generó un interesante debate.
Elena Serrano, representante del Banco de España, fue la primera en asegurar que su organización cuenta con una política de gestión de documentos y archivos desde 2017. Fue entonces cuando se estableció un marco normativo de obligado cumplimiento para toda la institución que les ha permitido entrar en las unidades productoras y llevar a cabo la clasificación de los distintos documentos. En este sentido, Montserrat García, representante del Senado, afirmó que este organismo también había aprobado una política de gestión documental en 2020. Desde entonces, aseguró, “hay dos registros. El primero, administrativo, y el segundo, parlamentario”. En el Senado los archiveros trabajan con el cuadro de firma de clasificación y, además, su dirección TIC ha implementado tanto un programa de tramitación como el propio gestor documental.
Sin embargo, una vez que se ha aprobado esta política de gestión de documental es necesario implementarla y es precisamente aquí donde surge el primer problema. Aquí y en el archivado que, en muchas ocasiones, lleva a cabo el departamento TIC. Un departamento que no está acostumbrado a trabajar con ciertas herramientas como, por ejemplo, el cuadro de clasificación. Por lo que es fundamental que exista una colaboración entre los TICs y archiveros, poniendo en el centro de ambos al archivo propiamente dicho.
El segundo bloque referido a los expedientes y bases datos, dio paso a un debate sobre la formación del expediente, el desbarajuste que, en muchos casos, existe con las series documentales y la dificultad que supone archivar los documentos.
La reutilización de los datos y el uso correcto de los mismos fue otra de las cuestiones a tratar. Precisamente este uso es lo que hace que sea necesaria una transparencia en los datos y una rendición de cuentas. La reutilización de datos pone al ciudadano en el centro. Trabaja por y para la ciudadanía, pero ¿realmente saben las administraciones el valor que tienen los datos que poseen?
Este gran valor del dato va asociado a un incremento de la seguridad en las administraciones. De hecho, en algunos casos, hay una parte de los datos guardada fuera de los servidores para prevenir que sean interceptados durante un ciberataque.
CONCLUSIONES
Como conclusiones destacamos las siguientes:
- Es necesario llevar a cabo una reestructuración de los datos.
- La política de gestión documental es muy efectiva. Sin embargo, son necesarias unas buenas herramientas para llevarla a cabo.
- Existe la necesidad de poner documentos de trabajo a disposición de todos los organismos para utilizarlos como apoyo.
- Se debería tener más formación en todos los niveles en cuanto a política de gestión documental electrónica.
- La transparencia es fundamental en cuanto que es servicio al ciudadano. En este sentido, la seguridad y la custodia de la información son clave.
- El valor del dato debe estar siempre al servicio de los ciudadanos. Sin embargo, hay muchas organizaciones que no son conscientes de la gran magnitud de esta valía.
- Es necesario generar y mantener una cultura de archivo en la que se deje claro la importancia que tienen los archivos. Para ello, el trabajo en equipo es fundamental. También lo es la ilusión con la que los archiveros trabajan en su día a día.
- La reutilización del dato y la coordinación entre el departamento TIC y archivo es algo que siempre tenemos que tener en cuenta.
- El documento electrónico ha venido a desbaratar algo que funcionaba en las administraciones públicas. Sin embargo, no debemos olvidar que el documento no es más que un documento sea el formato que sea.
- Los principios archivísticos no han cambiado. Sólo lo ha hecho su nombre. La ley 30/40 permite a los archiveros iniciar la gestión al inicio del documento. Todo un logro.
Y una llamada final sobre la pérdida de patrimonio documental electrónico que se está produciendo en esta etapa de transición a la administración electrónica
… Y COMO COLOFÓN…
Para terminar esta interesante jornada, Gerardo Bustos ejerció de guía turístico llevando a todos los archiveros asistentes a los sótanos del Ministerio que, durante la Guerra Civil, alojaron al mando del Ejército del Centro y a la Junta de Defensa de Madrid para alejarlos de los bombardeos.
Durante años los sótanos albergaron el Archivo Central de Hacienda, hasta que en 2005 el grueso del archivo se trasladó al CADA (un almacén robotizado en Las Matas, Madrid). A pesar de eso, en los sótanos aún se gestionan unos 8 kilómetros de estantería, además del impresionante Fondo Antiguo del Ministerio de Hacienda, con cerca de cuatrocientos documentos antiguos de distinto tipo: pergaminos medievales, mapas, planos, dibujos, etc. Y cerca de 7.000 volúmenes de la Biblioteca Central anteriores a 1900.
FUENTE:https://www.clubdeinnovacion.es/principales-problematicas-las-se-enfrentan-los-archiveros/