Los mapas de instalación en archivos

 

Los mapas de instalación en archivos

La instalación de los documentos, es decir,
tenerlos localizados, como bien decía
Ana Duplá (1997), es la última fase d
e la organización documental:
identificación, clasificación, ordenación
descripción e instalación. En el “mundo papel”,
tenemos dos formas básicas de instalar
nuestro fondo documental.
Tradicionalmente los archivos centrales e
históricos utilizan los armarios compactos
o estanterías ya que, la mayoría de los
documentos se instalan en cajas normalizadas con un número
currens. En estos casos, los mapas de instación quizás nos
sirvan más para conocer volúmenes globales que como
herramienta de acceso a los documentos.
Sin embargo, cuando estamos en un archivo donde entran
y salen documentos con frecuencia o que depende del
administrativo de turno situar los documentos en una u
otra forma, etc., resulta muy útil contar con uno o varios
mapas de instalaciones.
Pongamos un ejemplo, tenemos una empresa con los
departamentos de administración, explotación, recursos
humanos y dirección. Nuestro cuadro de clasificación ya
estaría recogiendo documentos de cuatro procedencias
físicas. Si no es así, os aseguro que no conviene mezclar
los expedientes personales de los trabajadores con
los expedientes de proveedores (véase E. Núñez (1999), pg.212).
Entonces, si se realiza el esfuerzo de distinguir dónde
deben instalarse unos documentos y otros, ya estamos
sentando las bases para una correcta organización documental,
porque hay que tener en cuenta siempre que pensemos
en organizar nuestro sistema documental, que todas las
actuaciones van dirigidas a poder recuperar los documentos.
Esta herramienta puede ser muy útil en la aplicación del
punto 9.8.3. de la ISO 15489-1:2001sobre la trazabilidad
de la ubicación.

Haciendo una codificación del espacio como la de esta imagen, podemos identificar el nivel que requiera el sistema. Para seguir con nuestro ejemplo, si cada departamento tiene una habitación donde se archiva o, incluso comparte espacio con otras actividades (la propia oficina, almacén de material, comedor del personal, etc.), nuestra imagen está indicando que estamos en el archivo del departamento de explotación (nº2) y, si en la caja/carpeta/base de datos/otro se indicaA2.3.1.3. nos está diciendo que esos documentos:

  1. Ya está archivados, porque poseen la codificación.
  2. Son del departamento de explotación, porque
  3. están en el A2 (archivo nº2).
  4. Se han sacado o están instalados en la
  5. estantería 3, módulo 1, balda 3, que corresponden
  6. a los 3.1.3. del código.
Pero además, si asignamos a priori un determinado espacio
a las series documentales (ej. expedientes de proveedores)
podremos saber cuánto crecen y cuándo nos vamos a
quedar sin espacio. Esto último se calcula con la
fórmula E=C-T. [E] es el espacio necesario, [C] es
el crecimiento en un año y [T] es el tiempo de eliminación
o transferencia. Esto se mide en metros lineales de
producción. Ej. Entendamos que los expedientes de
proveedores son transferibles a los 9 años. Cada año
se producen 8 cajas que ocupan 1 metro lineal.
Necesitaremos, a priori, 9 baldas de 1 metro. Si la serie
crece, habrá que estudiar si es por mayor volumen de
actividad o por alguna disfunción en la organización
de los documentos y actuar en consecuencia.
A modo de reflexión archivera, si en las escuelas de
administrativos, las administraciones públicas y otros
medios de cultura de empresa hubieran puesto en
marcha proyectos de “optimización de espacios físicos”
seguro que estaríamos mucho mejor preparados
para asumir la administración electrónica porque el
caos físico de documentos es bastante evidente
en muchas entidades. Pero todavía hay mucha
producción documental en papel y, lo veremos en
próximas entradas al blog, esta filosofía
también es aplicable a los documentos electrónicos.
FUENTE: Docufilos: http://www.docufilos.es/
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