LAS REUNIONES MANTENIDAS HAN PROPICIADO LA CREACIÓN DE UN FORO PERMANENTE DE INTERCAMBIO DE EXPERIENCIAS
Loa Responsables de Archivos de las Comunidades y Ciudades Autónomas se han reunido estos días para consensuar la reapertura segura de sus archivos a través de la elaboración de un documento conjunto que avance en los aspectos básicos que quedan regulados por la normativa dictada por el Ministerio de Sanidad.
Bajo el título Recomendaciones generales para una reapertura segura de la actividad presencial en los archivos, este documento, adoptado el 12 de mayo de 2020, se ha gestado en dos reuniones virtuales (5 y 12 de mayo) impulsadas por la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental de la Comunidad de Madrid que ha reunido a los responsables autonómicos de archivos de Asturias, Cantabria, Castilla y León, Castilla – La Mancha, Cataluña, Ceuta, Comunidad Valenciana, Extremadura, Galicia, La Rioja, Madrid, Murcia, Navarra y País Vasco, junto con los del Ministerio de Cultura y Deporte.
El objetivo ha sido poder consensuar unas recomendaciones generales para llevar a cabo una reapertura segura de los archivos que avance en mayores aspectos que los regulados con carácter básico por la Orden SND/388/2020, de 3 de mayo, y que clarifique otros, posibilitando un marco general de referencia adaptable a cada archivo independientemente de su titularidad (pública o privada).
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Las recomendaciones establecidas en el documento se organizan en dos direcciones que deberán tenerse en cuenta antes o después de la reapertura de la actividad presencial en el archivo. Entre las marcadas con anterioridad a la apertura destacan: conocer la normativa vigente a raíz de la declaración del estado de alarma; pedir asesoramiento a los servicios de prevención de riesgos laborales; evaluar la situación socio – sanitaria del personal para planificar su reincorporación progresiva; impulsar y mantener el teletrabajo siempre que sea posible; planificar la recuperación progresiva de los servicios y/o adaptarlos a la nueva situación, dando preferencia a los demandados por las administraciones y los ciudadanos; y analizar los espacios internos y de atención al público y adaptarlos a las medidas de seguridad recomendadas.
Una vez realizada la reapertura del archivo, el documento recomienda impulsar la atención y los servicios telemáticos en la medida de las posibilidades de cada centro. También, especifica diferentes aspectos como: la solicitud de consulta con cita previa; la información a los usuarios de las medidas extraordinarias adoptadas; las medidas de seguridad a adoptar si se realizan consultas presenciales, reproducción o expedición de documentos; o la cuarentena que deben seguir los documentos que sean manipulados. |
Foro permanente de intercambio
Al margen de la elaboración de este documento, las reuniones mantenidas han propiciado la creación de un foro permanente de intercambio de experiencias que se espera que tenga continuidad en el tiempo, comprometiéndose la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental a organizar la primera reunión presencial cuando esto sea posible.