/// por GERARDO BUSTOS ///

Hoy es el día internacional de los archivos. Se celebra en todo el mundo a partir de 2008 para conmemorar la fundación del Consejo Internacional de Archivos (CIA o ICA, en inglés), que desde 1948 es órgano asesor de la UNESCO. Se trata, al mismo tiempo, de una llamada de atención sobre la importancia de los archivos para la efectividad total del ejercicio de la democracia. Mucho más importante desde que en la administración electrónica se necesita la participación del archivero no como finalista, sino como alguien que debe estar presente de una u otra forma desde que arranca el proceso con captura del documento electrónico. Son las nuevas funciones del archivero en la administración electrónica.

¿Por qué archivamos? En nuestras sociedades acumulamos papel, lo guardamos, clasificamos y archivamos. Es la misión del archivero, que tiene que conservar y archivar esos documentos, porque son objetos jurídicos con derechos y obligaciones entre partes. Y además de eso, los documentos tienen el plus de patrimonio documental, de memoria de las instituciones y de la sociedad. Y todo ello se complica en nuestros días porque esos objetos jurídicos y/o históricos los fijamos ahora en un soporte electrónico.

Cuando constato que el soporte ahora es electrónico, no quiero decir que lo que antes se hacía en papel ahora se hace exactamente igual pero en electrónico. Eso sería un grave error. Lo que quiero marcar es que como el soporte ahora es electrónico, la gestión del archivo va unida a la gestión de todo el proceso de tramitación; forma parte de ese proceso. En el mundo analógico el papel lo aguanta todo; se gestione como se gestiones, puede archivarse al final de su proceso. Basta con que el archivero, al recibir la transferencia de legajos en el archivo, corrija los posibles errores o vicios iniciales.

Sin embargo en el mundo digital la cosa cambia. El documento tiene que estar correctamente identificado y perfectamente dirigido, porque si no es así el trámite se interrumpe y el archivo del expediente no llega a producirse. ¿Qué quiere decir eso? Pues, sencillamente, que el profesional que tiene los conocimientos sobre la gestión documental, tiene que participar activamente en el diseño de ese proceso desde el principio. Ese profesional es el archivero, siempre que sea capaz de adaptar a la administración electrónica los conocimientos en materia de gestión documental propios de su profesión.

¿Y qué implica eso en términos de vida diaria? Pues ahí es donde vamos a constatar que en el mundo digital, el archivero sale del fondo del armario y adquiere una responsabilidad de cierta relevancia. En el mundo analógico el archivero es esencialmente finalista y la ubicación del archivo está ligada a la tiranía física del papel. Es decir, el archivo tiene que estar próximo a los gestores y generalmente se ubica en los lugares que no son válidos para oficina. Esos lugares están simbolizados por los sótanos.

Puede ser que el archivo de oficina esté en otras plantas por su uso frecuente, pero el fondo del armario suele estar en los sótanos. Y con frecuencia el archivero ha estado ubicado en el mismo lugar que su materia de trabajo. Por eso, es la administración electrónica la que viene a rescatar al archivero del fondo del armario, y a colocarlo, como decíamos antes, en una participación activa en todo el proceso de gestión del documento electrónico.

No es sólo una frase. Significa un cambio con respecto al concepto orgánico que tenemos en estos momentos del tratamiento de los archivos. Incluida su errónea consideración orgánica como parte de la cultura, como si fuera cine, música o literatura. Cultura es el archivo histórico. El resto del archivo, la gestión del documento electrónico en su conjunto, es administración electrónica, es gestión, es procedimiento administrativo, es cumplimiento del derecho de acceso a los documentos, es garantía de ejercicio democrático, en fin.

Por tanto, su tratamiento administrativo tiene que salir de la órbita cultural para ser gestionado en toda su dimensión actual.El documento es el eje de la administración electrónica. Y precisamente por serlo, necesita un tratamiento global, planificado y sistemático. En el marco de ese planteamiento, la existencia de una responsabilidad clara que garantice la correcta ejecución del plan se hace cada vez más necesaria. En este sentido, ya me he pronunciado en otras ocasiones a favor de un organismo aglutinador de esa misión, que bien pudiera ser una agencia.

Entre los compromisos que adopta la Asamblea General del Consejo Internacional de Archivos en Oslo (septiembre de 2010), tal como se recoge en la Declaración universal sobre los archivos, está el de “trabajar conjuntamente para que los archivos sean accesibles a todos, respetando las leyes sobre esta materia y las relativas a los derechos de las personas, de los creadores, de los propietarios y de los usuarios”. Y también compromiso de que “los archivos sean utilizados para contribuir al desarrollo de la responsabilidad de los ciudadanos”.

Está bien que remarquemos hoy esos compromisos, que exigen sacar a los archiveros del fondo del armario y a los archivos del fondo de la gestión cultural. Y estaría bien también que meditáramos sobre la mejor organización para llevar a cabo esa tarea.

Más información, artículos del mismo autor en Legaltoday: No hay democracia sin memoria –archivada- o ¿Quién manda en el documento electrónico?

o en este mismo blog: La gestión del documento electrónico es la historia de un gran reto

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